Документационное обеспечение управления

3.2. Готовит по поручению  руководства банка проекты отдельных приказов, распоряжений, писем, справок и других документов, согласовывает их с руководством структурных подразделений.

3.3. Осуществляет редактирование  документов по поручению руководства  банка.

3.4. Обеспечивает машинописное  изготовление, копирование и оперативное размножение документов, используемых в деятельности руководства банка.

3.5. Осуществляет контроль  за правильностью оформления  документов, представляемых на подпись  руководству банка.

3.6. Организует планирование  рабочего дня председателя Правления банка и его заместителей.

3.7. Осуществляет телефонное  обслуживание председателя Правления  банка и его заместителей.

4.ПРАВА

Заведующий Секретариатом  имеет право:

4.1. Требовать от руководителей  подразделений и работников банка  своевременного представления документов и информации руководству банка.

4.2. Привлекать по согласованию  с руководителями подразделений  работников для подготовки проектов  приказов, распоряжений и других  документов по поручению руководства  банка.

4.3. Возвращать работникам  банка проекты документов, оформленные с нарушением действующих норм и правил.

4.4. Вносить руководству  Службы делопроизводства предложения  по совершенствованию работы  Секретариата.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Заведующий  Секретариатом несет ответственность  за;

5.1. Несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей, возложенных на подразделение.

5.2. Подготовку документов  с нарушением действующих норм  и требований.

5.3. Утрату или порчу  документов, несоблюдение условий  их хранения.

5.4. Разглашение сведений, составляющих банковскую тайну.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

Секретариат взаимодействует:

6.1.С руководством банка:

Представляет: проекты распорядительных и других документов на подписание, поступившую в банк корреспонденцию  на рассмотрение, проекты планов работы подразделений и коллегиальных органов банка, проекты нормативных и инструктивных документов на утверждение, докладные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы.

Получает: поступившие в  банк документы, а также предложения, докладные записки, справки подразделений банка с резолюцией руководства, подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы, утвержденные нормативные и инструктивные документы, задания и поручения.

6.2. С подразделениями банка:

Направляет: копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний коллегиальных органов банка на исполнение, обращения граждан на исполнение, запросы о предоставлении информации по поручениям руководства банка и др.

Получает; проекты писем, распорядительных документов, информационные и справочные материалы.

6.3. С другими организациями:

Направляет: письма, информационные материалы. Получает: письма, информационные материалы.

Управляющий делами                            Подпись                                И.О. Фамилия

 

ДОЛЖНОСТНАЯ  ИНСТРУКЦИЯ  СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

 

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт  назначается на должность и  освобождается от занимаемой  должности приказом Генерального  директора организации. 

1.2. Секретарь-референт  непосредственно подчиняется Генеральному  директору.

1.2. Секретарь-референт  в своей деятельности руководствуется: 

- законодательными  актами РФ;

- локальными  нормативными актами организации; 

- приказами  и распоряжениями руководства  организации; 

- нормативно-методическими  материалами по ведению делопроизводства;

- настоящей  должностной инструкцией. 

1.3…..

2. Основные функции секретаря-референта

К основным функциям секретаря-референта относятся следующие:

- организационное  и документационное обеспечение  управленческой деятельности организации; 

- координация работы офиса;

 

1. Основные обязанности секретаря-референта

К основным обязанностям секретаря-референта относятся следующие:

3.1. Выполнять  распоряжения, приказы руководства  фирмы, осуществлять свою деятельность  в строгом соответствии с ними.

2. Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности организации.

3.3. Редактировать,  контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления,  согласования документов, представляемых  на подпись руководству организации.

3.4….

2. Дополнительные обязанности секретаря-референта

Кроме вышеперечисленных, на секретаря-референта возлагаются  следующие дополнительные обязанности:

4.1 в сфере работы с персоналом:

1. Документальное  оформление приема, перевода и  увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, выдача справок с места работы.

2. Своевременное внесение изменений в штатное расписание организации.

3. Учет личного  состава организации; формирование  и ведение личных дел работников, своевременное внесение в них изменений и дополнений.

4…

4.2. в сфере работы с первичной  бухгалтерской документацией

1. Регистрация,  учет бухгалтерских первичных  документов и организация хранения  до момента их передачи в  бухгалтерию. 

2. Соблюдение  требований по оформлению первичных документов в соответствии с действующим законодательством и по установленной форме.

3. Выдача работникам  фирмы доверенностей на получение  товарно-материальных ценностей  от сторонних организаций. 

4. Своевременное  составление документов для перечисления налогов и других обязательных платежей, расчетов с контрагентами и передача их для исполнения в банк.

5….

3. Права секретаря-референта

Осуществляя свою деятельность, секретарь-референт имеет право:

5.1. Взаимодействовать  со всеми службами организации  по вопросам, касающимся его деятельности.

5.2. Запрашивать  из структурных подразделений  организации и у работников  необходимые документы и материалы  для представления руководству,  контролировать исполнение документов  работниками, а также требовать  объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

5.3..

4. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность за

1. Качество, четкость, полноту и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией.

6.2. Грамотность  и правильность составления документов, предоставляемых на подпись руководству,  организацию их учета и хранения.

6.3…

С должностной инструкцией ознакомлен

«___» ____________ 2013 г.     __________________       ______________________

^{подпись    расшифровка подписи}

Письмо-запрос ОБЩЕСТВО С  ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «БЕДУИН»   (ООО «Бедуин»)   ул. Колхозная, 184, г. Иваново, 000000 Телефон: (0000)23-23-93; Факс: (0000)23-23-93; e-mail …   ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП …
09.09.2012		№	05-18/687		УФПС Ивановской области – филиал ФГУП «Почта России»
На №
О письме в адрес  ЗАО «Авто-Транс»

 

 

 

Просим сообщить о вручении (невручении) адресату заказного письма с заказным уведомлением, направленного ООО «Бедуин» в адрес ЗАО «Авто-Транс», ул. Прямая, 93,              г. Псков, 000000, принятого для доставки 26.07.2012 почтовым отделением № 53 г. Иваново.

 

Приложение: копия Списка заказных почтовых отправлений от 26.07.2012 и                                  

            квитанции серии ….  № 03016 на 1 л. в 1 экз.

 

 

 

Генеральный директор       К.Е. Зайчиков

 

 

 

 

 

Письмо-просьба

ОБЩЕСТВЕННАЯ  ОРГАНИЗАЦИЯ «РАДОСТЬ»   (ОО «Радость»)   ул. Строительная, 253, г. Иваново, 000000 Телефон: (0000)68-56-93; Факс: (0000)68-56-93; e-mail …   ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП …
08.07.2011		№	02-12/183		Директору ОАО «Канцелярский мир» П.А. Заходерко
На №
О проведении благотворительной  акции

 

 

 

Уважаемый Павел Алексеевич!

25 августа 2011 г. состоится  благотворительная акция «Соберем ребенка в школу», направленная на оказание помощи детям из многодетных и малоимущих семей нашего города по подготовке к школе. Акция будет проходить с 10-00 до 17-00 в помещении комплекса «Труд» по адресу: г. Иваново, ул. Красноярская, 42.

Просим Вас принять участие в данном мероприятии и рассмотреть вопрос о выделении выпускаемых ОАО «Канцелярский мир» школьных принадлежностей для проведения благотворительной акции.

Надеемся на сотрудничество. В случае положительного решения  просим сообщить о возможности предоставления канцелярской продукции в срок до 1 августа 2011 г.

Спешите дарить радость! Дети имеют право на счастливое детство!

 

 

 

С уважением,

Директор        Д.Г. Стыркина

 

 

 

 

Список  литературы

1. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие для студ. вузов / И.Ю.Крылова.—СПб.: Бизнес-пресса: 2004.—230с.

2. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: Учебник. М.: Юрайт, 2011, 576 с. (Основы наук).

3.  Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебник. – 9-е изд., стереотип. – М.: Академия, 2010, 176 с. (Сред.проф.образование).

4. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- М.:Юстицинформ, 2011, 256 с. (Деловая библиотека).

 

ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: 2003.