Документационное обеспечение управления в организации

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в го­сударственном архиве, третий экземпляр описи и второй экзем­пляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

Заключение

От того, насколько правильно сформирована номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована. Номенклатура дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов.

Номенклатура дел – это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

- номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

- номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

- номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

- номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Самое главное в процессе формирования и удостоверения номенклатуры дел — выбрать ее оптимальный состав, при котором документы можно будет достаточно легко распределить по делам, а затем, исходя из названий дел, также легко эти документы отыскать.

Список источников и литературы

1.      Кудряев, В.А. и др. Организация работы с документами. М.: ИНФРА - М, 1998, 575с.

2.      Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие.- 4-е изд.- М.: ИНФРА –М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. – 312 с.

3.      Галахов, В.В., Корнеев, И.К.  Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. – 456 с.

4.      ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

5.      Янкович, Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе: учебник для вузов, обучающихся по специальности 062100 «Управление персоналом». – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.- 160 с.

6.      Галахов, В.В., Корнеев, И.К. Секретарское дело: учеб.-практ. пособие  - М.: Проспект, 2008. – 608 с.

7.      Кузнецова Т.В. Делопроиводство. изд. 3-е перераб . и доп.  – М.: МЦ ФЭР, 2004. – 544 с.

8.      Андреева, В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000. - 224 с.

9.      Быкова, Т.А., Емыгиева, Е.М., Мосягина, О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 1996. - 68 с.

10. Оськина, Р.Д. Оформление номенклатуры дел. – М.: Изд-во «Альфа», 1999. – 243 с.

11. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М.: Издательство РДЛ, 2000. – 346 с.

12. Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. – М.: Главархив, 1990.

13. Елхина,  Ю.С. Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел.//Секретарское дело. № 5/2000.

Приложения

Приложение №1

Лист-заверитель

Приложение № 2

Приложение № 3

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ____

Приложение № 4

Приложение № 5

Приложение № 6

[1] Кудряев, В.А. и др. Организация работы с документами. М.: ИНФРА - М, 1998, 575с.

[2] Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие.- 4-е изд.- М.: ИНФРА –М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. – 312 с.

[3]Галахов, В.В., Корнеев, И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. – 456 с.

[4]ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

[5] Янкович, Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе: учебник для вузов, обучающихся по специальности 062100 «Управление персоналом». – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.- 160 с.

[6] Галахов, В.В., Корнеев, И.К. Секретарское дело: учеб.-практ. пособие  - М.: Проспект, 2008. – 608 с.

[7] Кудряев, В.А. и др. Организация работы с документами. М.: ИНФРА - М, 1998, 575с.

[8] Кузнецова Т.В. Делопроиводство. изд. 3-е перераб . и доп. – М.: МЦ ФЭР, 2004. – 544 с.

[9] Андреева, В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000. - 224 с.

[10] Быкова, Т.А., Емыгиева, Е.М., Мосягина, О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 1996. - 68 с.

[11] Оськина, Р.Д. Оформление номенклатуры дел. – М.: Изд-во «Альфа», 1999. – 243 с.

[12] Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М.: Издательство РДЛ, 2000. – 346 с.

[13] Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. – М.: Главархив, 1990.

[14] Елхина,  Ю.С. Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел.//Секретарское дело.№ 5/2000.

[15] Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие.- 4-е изд.- М.: ИНФРА –М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. – 312 с.

[16] Галахов, В.В., Корнеев, И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. – 456 с.

[17] Янкович, Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе: учебник для вузов, обучающихся по специальности 062100 «Управление персоналом». – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.- 160 с.