Документационное обеспечение управления в организации

• в дела подшиваются только исполненные документы. Не­исполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.* Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется пра­вильность его оформления: наличие необходимых подпи­сей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

• в дело включаются документы в одном экземпляре. Чер­новики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только чер­новики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание пер­вых экземпляров;

• документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

• в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоян­ных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

• документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Ес­ли приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка документов в дела и их системати­зация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

1.3Составление заголовков дел

Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей работы секретаря и других сотрудников организации с делами.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов ком­плекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании доку­ментов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формули­ровки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспе­чивать наиболее благоприятные условия для работы с доку­ментами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.

Понятие дело употребляется в заголовках судебных, след­ственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательно­стью делопроизводства по одному конкретному вопросу[8]. На­пример: «Дело о выделении средств на ремонт краеведче­ского музея г. Бологое»; «Дело об организации довузовской подготовки в МГТУ "Станкин"».

При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.

Термин документы употребляют в заголовках дел, содержа­щих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды до­кументов. Например: «Документы о строительстве нового учеб­ного корпуса университета (утвержденные сметы расходов, пла­ны работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за I квартал 2000 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».

Использование терминов материалы и документальные мате­риалы неправомерно, так как они не предусмотрены государст­венным терминологическим стандартом.

В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании ' корреспондента нужно учитывать следующее:

• Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диа­бетических препаратов».

• Если в деле сгруппирована переписка с однородными кор­респондентами, их название в заголовке дела дается обоб­щенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».

• Если однородные корреспонденты находятся на одной оп­ределенной территории (край, область, район), целесооб­разно указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в матема­тической олимпиаде».

• В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь во­прос, например: «Переписка об организации международной конференции "Женщины и бизнес"».             

Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию.

При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г.», «Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г.».

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные доку­менты, должны включать указание на вид и характер доку­ментов, их периодичность, например: «Годовой отчет о науч­но-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».

В заголовке дела, содержащего статистические формы, ука­зываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».

После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он ос­нован на учете организационно-структурного построения аппа­рата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих ор­ганов, затем - дела, содержащие организационную документа­цию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее распола­гают дела с распорядительной документацией самого учрежде­ния или организации (приказы, распоряжения, решения кол­легиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плано­выми и отчетными документами (годовыми, квартальными, ме­сячными), перепиской и другими документами.

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них - месячные. Аналогично сис­тематизируют и дела с отчетными документами. Дела с пере­пиской располагают в следующем порядке: вначале - пере­писка с директивными и вышестоящими органами, затем - с неподчиненными организациями и в конце - с подведомст­венными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований коррес­пондентов или географических названий.

Номенклатура дел организации составляется на основе но­менклатур дел структурных подразделений. В этом случае разде­лами сводной номенклатуры дел будут служить названия струк­турных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроиз­водства (например, канцелярия). Последние разделы - это об­щественные организации или органы, действующие на общест­венных началах.

В организациях без структурного деления или с нестабиль­ной структурой разделами номенклатуры являются управленче­ские функции или основные направления деятельности, напри­мер: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре орга­низации должен быть стабильным и одинаковым для всех струк­турных подразделений, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

1.4 Оформление дел

Оформление дел начинается с момента их заведения в дело­производстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и струк­турных подразделений.

Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соот­ветствии с установленными правилами.

Законченные делопроизводством дела постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения после окончания календар­ного года, в котором они были заведены, подлежат оформле­нию, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Ос­новными правилами работы ведомственных архивов для их по­следующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного ин­декса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе[9].

Совсем по-другому оформляются дела постоянного, вре­менного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Они подлежат полному оформлению. Из них удаляются ме­таллические скрепки, дела переплетаются или прошиваются прочной ниткой на три-четыре прокола, листы в них нумеру­ются, составляется заверительная надпись. Наиболее ценные документы (рукописи, чертежи и т.д.) не подшивают, а вкла­дывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, кото­рые также подшивают в дело.

Для обеспечения сохранности документов и удобства их ис­пользования все листы дела нумеруют черным графитным ка­рандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Лист заверительной надписи не нумерует­ся. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, ну­меруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруют­ся на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации не­большого количества листов на них ставятся номера предыду­щих листов с добавлением букв «а», «б», «в» и т.д. То же дела­ют, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все дело нумеруется зано­во с места возникновения ошибки.

Для учета количества листов в делах постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть.

В заверительной надписи отражаются (со ссылкой на соот­ветствующий акт) изменения в составе и состоянии докумен­тов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т.д.), а также особенности нумерации листов: наличие литер­ных номеров (а, б, в...), пропущенных номеров, номера лис­тов с наклеенными фотографиями и вырезками из газет, крупноформатных листов, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов и т.д.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указыва­ются дата составления, должность и фамилия составителя, ко­торый затем ставит свою подпись (Приложение №1).

После подшивки документов и нумерации листов произво­дится оформление обложки дела (Приложение № 2). Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведе­ний по номенклатуре дел:

• полное наименование организации с указанием ее подве­домственности;

• наименование структурного подразделения;

• делопроизводственный индекс дела, состоящий из ин­декса структурного подразделения и номера дела по но­менклатуре;

• заголовок дела;

• срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или передаче в ведомст­венный архив эти данные уточняются и дополняются. Так, к заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы). Дополнительно проставляются:                                          

• даты дела (тома, части);                                

• номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей);

• количество листов в деле;

• архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).

На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, пре­дусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архи­ва и организации. Этот архивный шифр проставляется в ве­домственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения[10].