Документационное обеспечение управления в организации

• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соот­ветствии со степенью важности и сроком хранения доку­ментации.

В номенклатуры секретарем включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

2.2Виды номенклатур дел

В крупных иерархических системах управления, в которых имеется несколько подразделений, филиалов, подведомственных организаций, имеющих однотипный состав документации, для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта головной организацией, как правило, выпускаются типовые номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, од­нородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и яв­ляется нормативным документом[13].

Аналогичный документ рекомендательного характера носит название примерной номенклатуры дел. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной но­менклатур, каждая организация должна составлять свою кон­кретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного де­ления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заво­димых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяют­ся в сводную номенклатуру.

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полно­стью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются на­звания тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенкла­туре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или пример­ной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

2.3Оформление и ведение номенклатуры дел

Составлению номенклатуры пред­шествует изучение состава, содержания и количества докумен­тов, образующихся в процессе реализации учреждением (орга­низацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учре­ждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картоте­ки). Но главным источником являются сами документы органи­зации. При определении сроков хранения дел основными посо­биями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

Кроме того, очень важно знать и учитывать требования, за­крепленные в таких нормативных и нормативно-методических документах, как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизвод­ству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных архивов. Архивными уч­реждениями разработаны и методические пособия по составле­нию номенклатур дел.

К процедуре составления номенклатуры дел необходимо при­влекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состава документов. Негосударственным организациям методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения[14].

Номенклатура дел на предстоящий год составляется в по­следнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организа­ции - заново составляться и согласовываться.

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

• определение круга документов для включения в номенк­латуру;

• составление заголовков (наименований) дел;

• разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

• определение сроков хранения дел;

• определение системы индексации и установление индексов дел;

• оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Основное требование к номенклатуре - охват всех доку­ментов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организа­ций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы уче­та, различные картотеки.

В номенклатуру должны быть внесены и документы вре­менно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не окон­ченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения во­проса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенк­латуру каждого года на протяжении всего срока решения во­проса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате по­явления в деятельности организации новых вопросов. Для та­ких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматри­вают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборни­ки, справочники и т.д.).

Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является проведение экспертизы ценности качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное - определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов. Поэтому в правила оформления номенклатуры дел включено положение об обязательном согласовании с экспертной комиссией, а для части организаций Российской Федерации, состав которых определяется Архивной службой, - и с экспертно-проверочной комиссией одного из ее органов.

После проведения секретарем всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу грифом утверждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного года. При оформлении многостраничной номенклатуры дел, как правило, издаваемой, используется оформление с титульным листом (министерство, крупное ведомство, крупная фирма и т.д.) или общий бланк организации.

В качестве раздела номенклатуры указывают наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения составляют индекс дела.

При сложной иерархической структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия – 01.1, отдел правительственной переписки – 01.2, бюро жалоб – 01.3 и т.д. А индексы дел внутри подразделений – 01.1 -1, 01.2-1, 01.2-2, … и т.д.

Во второй графе номенклатуры секретарем указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

- организационно-распорядительная документация;

- плановая документация;

- отчетная документация;

-документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

- документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;

- документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого раздела заголовки рекомендуется систематизировать по степени их важности: документация вышестоящих организаций, собственная документация организации и т.д. Например, сначала в номенклатуре будет указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

Целесообразно использовать единую последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Третья графа номенклатуры заполняется секретарем полностью только в конце года. Поскольку объем дела не должен превышать 250 листов, при большом количестве документов, относящихся к одному делу, следует формировать следующие тома, части и отмечать это в третьей графе следующим образом: «1; 2; 3».

В графе четвертой номенклатуры секретарем проставляются сроки хранения дел, которые на конечном этапе составления номенклатуры дел уточняются (согласовываются) экспертной комиссией.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ.

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна составляться секретарем не позднее последнего квартала текущего года и после оформления и согласования с экспертной комиссией утверждаться руководителем организации. Утвержденная номенклатура дел приобретает статус нормативного акта. Государственные организации в процессе подготовки номенклатуры дел согласовывают ее проект до утверждения с Архивной службой в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение.

Утвержденная номенклатура дел организации может действовать в течение 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению. При отсутствии таких изменений номенклатуру дел на следующий делопроизводственный год после незначительной корректировки и перепечатки вводят в действие автоматически.

Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный секретарем (руководителем службы ДОУ), является документом постоянного срока хранения организации.

После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел составляется общая итоговая запись, со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:

- дела со сроками хранения до 10 лет;

- дела со сроками хранения свыше 10 лет;

- дела со сроком хранения «постоянно».