Діловодство на підприємстві

     Кореспонденція, що надійшла до установи банку, підлягає обов'язковому попередньому розгляду.Попередній розгляд кореспонденції здійснюється керівниками канцелярії або іншою особою відповідно до розподілу функціональних обов'язків у день її одержання. Документи від органів державної влади та управління, телеграми, телефонограми, факсограми, електронна пошта розглядаються негайно.Кореспонденція, яка надійшла до експедиції, розглядається, розподіляється і доставляється експедицією за адресатами.Кореспонденція, яка надійшла до канцелярії і підлягає централізованій реєстрації, попередньо розглядається і розподіляється

     Кореспонденція  з поміткою "Особисто" передається  адресатам у нерозкритому вигляді. Якщо вона виявиться службовою, то підлягає обов'язковому поверненню для реєстрації до канцелярії або відповідного структурного підрозділу. Звернення громадян передаються до канцелярії. 

     Реєстрація  документів

     Кожний  службовий документ, що надходить  до установи банку, підлягає обов'язковій  реєстрації у канцелярії або у  відповідального за діловодство  у структурному підрозділі.

Службовий документ - це лист (надходження), який виконаний на бланку або має штамп  установи, організації, юридичну адресу, реєстраційні реквізити, підпис із зазначенням  посади особи, яка підписала документ.Документ реєструється в установі банку лише один раз. При цьому, зважаючи на обсяги документообігу, реєстрація документів у канцелярії і структурних підрозділах центрального апарату Національного банку ведеться за окремою, в регіональних управліннях і установах банку - за єдиною нумерацією з початку року. Реєстрація кореспонденції, що не належить до службової і не має відповідних реквізитів (бланка або штампа організації, реєстраційних індексів, підписів тощо), не рекомендується. При реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси.  
 

Проходження, розгляд документів і передавання  їх до виконання

     Організація проходження і передавання на розгляд керівництву службових  документів покладається на працівників  канцелярії, секретарів приймалень керівництва  і відповідальних за діловодство у структурних підрозділах установи банку.

     Службова  кореспонденція, яка зареєстрована  централізовано канцелярією, передається:

- на  розгляд Голови, заступників Голови Правління банку чи на виконання керівникам структурних підрозділів та установ банку, які розташовані за межами центрального апарату, передається експедицією щоденно нарочним або засобами фельд'єгерського і поштового зв'язку.

     Нормативні  та розпорядчі документи органів  державної влади: закони України, постанови  Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, відомчі та інші нормативні документи - після виконання доручень керівництва передаються канцелярією до юридичної служби установи банку. 

  Порядок роботи з міжнародною кореспонденцією

     Конверти  з міжнародною кореспонденцією  проштамповуються експедицією і  передаються до канцелярії. Канцелярія розкриває міжнародну кореспонденцію, розподіляє, реєструє (або обліковує) і передає за напрямами:

- кореспонденцію, яка не потребує перекладу, - безпосередньо зазначеним у ній службовим особам;

- кореспонденцію, яка потребує перекладу, після  реєстрації її у спеціальному  журналі - Департаменту міжнародних  зв'язків.

     Міжнародна  кореспонденція, яка не має службового характеру, не реєструється, а обліковується у спеціальному журналі і передається канцелярією конкретному адресату або управлінню міжнародних банківських зв'язків. 

Порядок роботи з вихідною кореспонденцією

     З метою врегулювання і зменшення  потоку кореспонденції, дотримання необхідної службової субординації та етики службове листування здійснюється за таким порядком:

листи на адресу Верховної Ради, Адміністрації  Президента, Кабінету Міністрів України  надсилаються тільки за підписом Голови Національного банку України;

листи на адресу перших осіб міністерств, інших  центральних відомств, народних депутатів  України, облдержадміністрацій, регіональних управлінь та установ Національного  банку України надсилаються тільки за підписом Голови або його заступників;

листування керівників департаментів і самостійних управліньдозволяється у межах своєї компетентності лише з відповідними службами установ Національного банку, комерційними банками, управліннями і відділами міністерств, відомств, а також підприємствами, організаціями та установами;

надсилання  службової кореспонденції за межі Національного  банку України за підписами інших, не передбачених цим пунктом осіб, забороняється.

     Регіональні управління та підвідомчі установи надсилають службові документи на ім'я Голови та заступників Голови Національного банку за підписом перших керівників, а в разі їх відсутності - осіб, що їх заміщують, а на адресу департаментів та управлінь - за підписом заступників керівників. 

  Порядок роботи  з внутрішніми  службовими документами

     До  внутрішніх службових документів належать такі: доповідні записки, інформації, звіти для доповіді керівництву, замовлення, листи, заходи щодо вирішення питань виробничо-службового (нерозпорядчого) характеру, які утворюються у відносинах між структурними підрозділами банківської установи.

     Вхідні  та вихідні внутрішні службові документи  реєструються у базі відповідних  АРМів системи АСКОД - "вхідна" і "вихідна" шляхом введення інформації про документи до реєстраційних  карток за загальною схемою.

     Організація реєстрації, проходження, передачі за призначенням, контроль за виконанням службових документів внутрішнього характеру покладається на відповідальних за ведення діловодства безпосередньо у структурних підрозділах. 

     Порядок роботи із зверненнями  громадян

     Діловодство за листами, пропозиціями, заявами і скаргами громадян в установах і підрозділах банку ведеться окремо від службової кореспонденції і покладається на канцелярію, загальні відділи. Облік особистого прийому громадян ведеться на картках, у журналах або засобами електронно-обчислювальної техніки працівниками приймалень членів Правління або іншими особами за дорученням службової особи, яка здійснює прийом громадян. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації.

     На  кожний лист громадянина канцелярія заповнює реєстраційно-контрольну картку встановленого зразка і заводить окрему справу . Лист вважається виконаним тільки у тому разі, якщо за ним вжито вичерпних заходів. Листи, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються.

     Пропозиції, заяви і скарги громадян після  їх вирішення з усіма документами  щодо їх розгляду повертаються відповідальним за роботу із зверненнями громадян у канцелярії, загальному відділі  для централізованого формування справи, банку даних. 

     Організація контролю за виконанням документів

     Завданням контролю за виконанням документів є  забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

     Контролю  підлягають зареєстровані документи, в яких визначено конкретні завдання. Відповідальність за організацію контролю і своєчасність виконання документа несуть особи, зазначені у тексті розпорядчого або в резолюції службового документа.

     Строки  виконання документа обчислюються від дати підписання (затвердження) доручення; для тих документів, що надійшли, - від дати надходження (реєстрації).

     Контроль  за виконанням документів вимагає такі види робіт:

постановку  документів на контроль;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

інформування  керівників про порушення термінів виконання.

     Контроль  за виконанням документів здійснюється за допомогою засобів автоматизованої  системи АСКОД, а також контрольних  карток . 

Зберігання документів

     Документи з часу їх створення (надходження) і  до передачі їх до архівного підрозділу установи банку зберігаються за місцем їх формування - у структурних підрозділах (у невеликих установах - централізовано, у канцелярії).

     З метою оперативності розшуку  документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

       Схоронність документів і справ  до передачі їх до архіву  забезпечується керівниками структурних  підрозділів і службовими особами,  відповідальними за діловодство.

       Видача справ у тимчасове користування  стороннім установам здійснюється  з дозволу керівника установи банку з відповідним оформленням карти-замінника справи.

Вилучення документів із справ постійного строку зберігання забороняється. 

Підготовка  справ до подальшого зберігання та використання

     Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строку зберігання повинні здаватися до архівного підрозділу установи банку для подальшого зберігання та використання.

     Підготовка  документів для передачі до архіву вимагає експертизи цінності документів, оформлення справ і складання  описів справ.

Експертиза  цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ та Переліку документів із зазначенням строків  зберігання.

     Оформлення  справи включає такий обов'язковий  комплекс робіт: описання справи на обкладинці, брошурування справи у тверду обкладинку у чотири проколи, нумерація сторінок арабськими цифрами у правому верхньому кутку чорним олівцем, складання засвідчувального напису.

     Документи тимчасового строку зберігання (до 10 років включно) не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

     На  всі справи постійного і тривалого  зберігання після закінчення їх діловодством мають складатися описи - окремо на справи постійного, тривалого зберігання і на справи по особовому складу.

     Закінчені діловодством справи постійного і тривалого зберігання разом з контрольно-обліковими картками на документи передаються до архіву установи банку через два роки після завершення їх у діловодстві.Справи тимчасового строку зберігання передаються до архіву установи банку через рік після завершення їх у діловодстві.Передача структурними підрозділами справ в архів здійснюється за графіком, який розробляється архівною службою і затверджується керівництвом банку.

     Виділення документів для знищення і складання  про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період. Для установ, банків, що передають документи на державне зберігання, акти затверджуються керівником установи після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВИСНОВКИ 

     Документ, як носій інформації, виступає як неодмінний елемент внутрішньої організації  будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. Крім того, документування в багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного керування, тому воно є одним із засобів зміцнення законності і контролю. Від чіткості й оперативності обробки і руху документів в остаточному підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообігові завжди приділяється велика увага.