Діловодство на підприємстві

     Реєстрація  документів

     Реєстрація  документівполягає у фіксації факту  створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документ із закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб. Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється. Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах тішу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо. Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації. За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках: для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передасться разом із документом. У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірника картки. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-ділові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин : виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів. У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки. За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

а) урядових документів;

б) наказів  керівника установи з основного  складу;

в) наказів  щодо особового складу;

г) відряджень;

д) рішень колега установи;

е) актів  ревізій фінансово-господарської  діяльності тощо.

     Автоматизована  реєстрація документів проводиться  централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації. Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст;резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);відповідальний виконавець;термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді). Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа. За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. Поступаючі документи фіксуються в "Журналі вхідної кореспонденції".

Наступною складовою документообігу є контроль за виконанням документів. 

Контроль  за виконанням документів та його терміни

     Контроль  за виконанням документів і прийнятті  рішень – невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації  управлінської діяльності і складова частина дідо виробничого процесу. Метою контролю є забезпечення своєчасного і якісного виконання документів (рішень, завдань і доручень), отримання оперативної інформації.

Стосовно  контролю розрізняють дві групи  операцій:

першу групу контрольованих операцій виконують  самі курівники;

другу – діловиробничі служби підприємства.

     Контролю  підлягають всі документи, в яких визначені терміни виконання, виконавці  та завдання. Обов’язковому контролю підлягають: накази, розпорядження, постанови  подання та інші документи.

     Дії з контролю включають в себе:

- поставлення  документа на контроль;

- своєчасне  направлення документа виконавцю;

- перевірка  та регулювання ходу виконання;

- облік,  узагальнення та аналіз результатів  контролю;

- інформування  керівника;

- підготовка  матеріалів для зняття документів з контролю.

     Кожен документповинен виконуватися в  терміни, зазначені безпосередньо  в ньому, або терміни, визначені  нормативними документами (інструкціями, положеннями). Терміни виконання  вимірюються календарними днями  з часу надходження документа, його підписання чи затвердження. За характером виконання документи поділяються на дуже термінові, термінові та безстрокові. Як правило, строк для виконання загальних документів не повинен перевищувати 30 днів (один місяць).В окремих випадках виконання документів може здійснюватись з відхиленням в межах 10 днів (одної декади). Більш тривалий термін може бути встановлений для документів, складених за характером виконання.

     Терміни виконання можуть бути впроваджені, якщо виконавець з об’єктивних причин не може виконати доручення у вказаний термін. В такому випадку він зобов’язаний в день одержання документа або не пізніше як 3-5 днів до закінчення терміну звернутися з обґрунтованими пропозиціями про продовження строків до керівника, який написав контрольну резолюцію. Інакше документ вважатиметься не виконаним .  
 

2. Організація діловодства в банку

 

   Відповідно  до Інструкції з діловодства в центральному апараті та установах Національного банку України, в усіх структурних підрозділах системи Національного банку України впроваджена автоматизована система контролю і організації діловодства (АСКОД). В умовах зростання обсягів документообігу досягнуто певної оперативності і підвищення культури в роботі з документами. Напрацьована нормативна база з цього питання.

   Інструкція  встановлює загальні правила документування управлінської діяльності в центральному апараті та установах Національного  банку України і регламентує  порядок роботи з документами  з часу їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву установи.

     Інструкція  визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються  на всю службову документацію, а  також на звернення громадян. Але положення Інструкції не поширюються на нормативні документи (положення, інструкції, правила) з грифами "Таємно" і "Для службового користування". Правила роботи з такими документами визначаються окремими інструкціями в банківських установах.

     Відповідальність  за організацію діловодства у  структурних підрозділах центрального апарату та установ банку несе керівник структурного підрозділу, установи.

Ведення діловодства відповідно до вимог  державних стандартів, Інструкції та нормативно-розпорядчих документів з питань діловодства установ банку покладається на управління загального діловодства, загальні відділи, канцелярії або секретарів. 

     Упарвління  діловодством

     В установах банку, їх структурних  підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з  діловодства, ця робота наказом керівника покладається на спеціально виділену для цього особу.

     Загальне  керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками  установи банку, методичне керівництво  і контроль за дотриманням Інструкції - управлінням загального діловодства, загальними відділами, секторами, канцеляріями.

     Керівники установи банку, діловодні служби в  межах наданих їм прав зобов'язані:

- вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування;

- не допускати без нагальної потреби вимагання від підпорядкованих та інших установ, комерційних банків інформації та звітності, не передбаченої нормативно-правовими актами;

- вдосконалювати форми і засоби роботи з документами на основі розвитку комплексної комп'ютеризації та автоматизації діловодних процесів;

- забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби установ банку та їх структурних підрозділів з метою підвищення кваліфікації.

     Діловодство у центральному апараті банку  та його установах ведеться засобами комп'ютерної техніки (автоматизованої  системи контролю і організації діловодства - АСКОД). Інформаційно-пошукова система АСКОД призначена для опрацювання вхідних, вихідних і внутрішніх службових документів, звернень громадян, обліку і одержання статистичних даних документообігу, оперативного пошуку документів.

     Управлінська  діяльність установ банків здійснюється шляхом видання розпорядчих документів:наказів, розпорядження, рішень колегіальних органів, реєстрація яких ведеться в системі АСКОД - АРМі "Внутрішня" за встановленою реєстраційною карткою відокремлено, починаючи з початку року.

Порядок роботи з вхідною  кореспонденцією

     Уся кореспонденція, що надходить до установи банку, приймається, попередньо обробляється і розподіляється за призначенням тільки службами діловодства (експедиція, канцелярія, загальний відділ).

     У разі надходження кореспонденції у  неробочий час вона приймається  черговим працівником.

     Кореспонденція, що надсилається засобами електронної  пошти, приймається децентралізовано - адресатами-користувачами поштових скриньок, засобами факсимільного і  телексного зв'язку - відповідними службами зв'язку або адресатами.

     Телефонограми приймаються секретарями приймалень керівництва установи банку і  в разі необхідності передаються  до канцелярії для реєстрації.

     Приймати  службові документи іншим структурним  підрозділам установ банку та працювати з незареєстрованими документами не дозволяється, за винятком документів прямого призначення.

     У випадках, якщо кореспонденція надійшла безпосередньо до приймальні керівництва  установи банку або його структурних  підрозділів, вона підлягає обов'язковому передаванню до канцелярії (за винятком прямого призначення).

     Розкриття конвертів одержаної кореспонденції здійснюється експедицією і канцелярією, за винятком тих конвертів, що мають  гриф "особисто".

     У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, інших порушень або пошкоджень складається акт у двох примірниках, один з яких разом з документом надсилається відправнику, а другий залишається в експедиції, канцелярії. Якщо документ без додатків термінового характеру - він передається на реєстрацію з відповідним записом у картці.

     Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою  документи повертаються відправнику  або пересилаються за належністю.

     Конверти  від одержаних документів знищуються, за винятком листів громадян, судових  справ, позовних заяв, наказів арбітражу, договірно-фінансових та у разі, якщо лише за конвертом можна встановити реквізити відправника.