Деловая ситуация

СОДЕРЖАНИЕ 
 

1. Подготовка  и передача дел в архив                         3

2. Оформление докладной записка               7

3. Деловая ситуация                          8

3.1 Профессиональное резюме                                          8

3.2 Заявление с просьбой принять на работу                                      9

3.3 Автобиография                                          10

3.4 Приказ о принятии на работу                                       11

3.5 Проект трудового договора                                       12

 

1. Подготовка и  передача дел в  архив

 

     Основная  цель упорядочения и хранения исполненных  документов — создание условий для  их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. 

     Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает: 

     - экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

     - оформление дел;

     - описание документов постоянного и долговременного хранения;

     - обеспечение их сохранности;

     - передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.  

     Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.

     Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

     Экспертиза  ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании.

     Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов, к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК).

     Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

     На  экспертные комиссии, кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, возлагается:

     - рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу,

     - актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

     - вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

     - подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

     - рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п. 

     Оформление  дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

     Оформление  дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

     Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

     Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи. 

     При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, должны указываться следующие реквизиты:

     - наименование учреждения и его непосредственная подчиненность;

     - наименование структурного подразделения, индекс дела;

     - аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

     - дата дела (тома, части);

     - количество листов в деле;

     - срок хранения дела;

     - архивный шифр дела.

     Кроме того, на обложках дел постоянного  хранения предусматривается место  для наименования государственного архива и учреждения. 

     Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном  архиве только после включения дел  в годовые разделы сводных  описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом).

     Архивные  шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу проставляются чернилами  после включения дел в годовые  разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

     При заполнении реквизитов обложки дела, необходимо соблюдать следующие требования:

     - название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование;

     - заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

     В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного  или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения.

     Если  название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения).

     Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

     В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке  не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в  строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы).

     При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). 

     Важным  реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания  дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего  учета характера и вида документов, которые в них сформированы.

     Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых  точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

     Датой дела, содержащего протоколы заседаний  коллегиальных органов, комиссий и  т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

     В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии).

     Заверительная надпись пишется разборчиво, с  указанием должности составителя, даты составления и подписывается  составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе  и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

     Для определенных категорий дел постоянного  и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.

     По  окончании делопроизводственного  года все завершенные дела постоянного  и временного хранения, прошедшие  экспертизу ценности, вносятся в описи.

     Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

     С момента заведения и до сдачи  в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

     Изымать и выдавать документы из дел постоянного  хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

     В течение делопроизводственного  года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам  учреждения. При выдаче документа  на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

     За  сохранность документов, находящихся  в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

     Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел  производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.