Делопроизводство

      Документы передаются для рассмотрения в день их получения. Результат рассмотрения документа руководителем и принятое решение отражаются в резолюции. Если на документе появляются еще резолюции при прохождении ряда инстанций, последующие резолюции не должны дублировать друг друга или противоречить им. Подлинник документа передается ответственному лицу, которое обязано немедленно организовать его исполнение в установленный срок. 

      Внутренние  и исходящие документы

      В ходе подготовки проекты исходящих  документов совершают ряд перемещений  от одной инстанции к другой. Этот процесс должен быть организован так, чтобы с документом совершался минимум операций, обусловленных деловой необходимостью, а каждое перемещение осуществлялось наиболее рациональным способом. Подготовка документа начинается с составления его проекта, который затем передается в машбюро для печатания.

      Много времени, как правило, отнимает операция согласования проекта. Нередки случаи, когда согласование является перестраховкой и не вызывается действительной деловой  необходимостью. Для ускорения подготовки документа целесообразно совместить во времени согласование проекта документа. Для этого его размножают оперативными средствами и копии одновременно передают всем участвующим в его согласовании. Затем исполнитель собирает завизированные копии, докладывает о внесенных в них поправках, уточнениях. Следует четко регламентировать порядок согласования и визирования документов в инструкции по делопроизводству.

      Подготовленные  таким образом проекты исходящих  документов передаются на подпись руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений. Прежде чем представить проект на подпись, исполнитель обязан проверить правильность составления и оформления документа, наличие необходимых виз и приложений. Подготовленный документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

      Подписанные документы передаются на отправку. Обработка отправляемой корреспонденции  заключается в ее сортировке по адресам  и видам почтовых отправлений, проставлении адреса на конверте, складывании документов (фальцевании) и вложении в конверты, заклеивании конвертов, определении стоимости отправления, составлении списка на заказную почту. Документы должны передаваться в канцелярию полностью оформленными и иметь пометку о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). В канцелярии проверяется правильность оформления корреспонденции, наличие приложений, указанных в основном документе.

      Внутренние  документы создаются и используются в данном учреждении. Обращение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в целом аналогично порядку прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.

      Вместе  с тем, обращение отдельных видов  внутренних документов имеет особенности. Так, проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу (юрисконсульту) для проверки правильности оформления и соответствия подготовленных документов действующему законодательству. При подготовке и оформлении протоколов, фиксирующих ход собраний, совещаний и т.д., отпадает этап составления проекта и его согласования.

      Протоколы, содержащие поручения отдельным  должностным лицам или подразделениям учреждения, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протокола. Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, справки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования) в соответствующие структурные подразделения или помещаются в дело.

      Прием и передачу документов на всех этапах, как правило, рекомендуется производить  без расписки в получении. Учет передачи документов одной инстанцией другой производится путем проставления соответствующей отметки в регистрационных карточках. Передавать под расписку целесообразно только контролируемые документы, материалы, связанные с денежной отчетностью, конфликтными ситуациями, некоторые документы по личному составу и т.д. О передаче документов из одного структурного подразделения в другое в обязательном порядке ставится в известность канцелярия или другая служба, где был зарегистрирован документ. Контролируемые документы передаются в другие подразделения или другому лицу только с ведома службы, осуществляющей контроль за исполнением этих документов.

      Таким образом, документооборот отражает внутренние закономерности функционирования и развития систем управления и находится  в прямой зависимости от происходящих в них преобразований, неразрывно связан с совершенствованием всего  комплекса элементов, составляющих организационную структуру и процессы управления.

      Среди методов, направленных на совершенствование  документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

      К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, , схем движения документов и др. К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

      Сокращение  объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей. Опосредованное влияние на документооборот оказывают такие составляющие документационного обеспечения управления, как информационно-поисковая система учреждения, система контроля исполнения документов. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота по типовым вопросам, решаемым в деятельности учреждения, и наиболее рациональных маршрутов движения кортежей документов (по каждому типу решений).

      В условиях новой информационной технологии вся документальная деятельность в аппарате управления группируется в два блока:

• блок автоматизированной подготовки документов;
• блок машинной регистрации поступления в систему, где сосредоточены учет, поиск, контроль исполнения и другие операции.

      В условиях новой информационной технологии машинные носители заменят бумагу на всех промежуточных стадиях подготовки документа, при обмене информацией между машинами, при передаче одноразовых оперативных сообщений. Эффективно применение машинных методов для построения информационно-поисковых систем по управленческим документам с возможностями многоаспектного использования. Но в официальной сфере бумажный документ сохранится в обозримом будущем. Даже при безбумажном делопроизводстве целесообразно выводить на бумагу в одном экземпляре документы, подлежащие передаче на государственное хранение, так как речь идет о комплектовании «государственной памяти». 
 

      2. Характеристика документов  личного характера 

      Распорядительная  деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора  и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это — приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

      Распоряжением Правительства Российской Федерации  от 23.04.92 № 381-р и постановлением Администрации  Новосибирской области от 20.05.92 № 206 органам исполнительной власти на местах было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. Принято также постановление администрации области от 02.08.92 № 183 «О создании в городах и районах области архивов по личному составу».

      Работники, отвечающие за делопроизводство по личному  составу, обязательно должны знать  Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

      К документам по личному составу относятся:

      • заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

      • приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

      • трудовые книжки;

      • личные дела;

      • личные карточки формы Т-2;

      • лицевые счета по заработной плате  и др.

      На  основании ст. 65 нового Трудового  кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

      Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных  настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями  Правительства Российской Федерации. В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор. Существенными условиями трудового договора являются: место работы (с указанием структурного подразделения); дата начала работы; наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция.

      Трудовая  книжка. Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

      Личная  карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

      Все записи в карточках делаются на основании  документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе I «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника. В новом варианте личной карточки исключены устаревшие позиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и профсоюзе).

      Личное  дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего — на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).

      Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие  документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

      В состав личного дела должны входить  следующие документы:

      • внутренняя опись документов, имеющихся  в личном деле;

      • анкета или личный листок по учету  кадров;

      • автобиография или резюме;

      • копии документов об образовании;

      • копии документов об утверждении  в должности;

      • копии характеристик;

      • трудовой договор;

      • копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;