Делопроизводство

1. Движение документов  на предприятии: входящий документопоток.

 Исходящие  и внутренние документы………………………………………………………2 

2. Характеристика  документов личного характера…………………………………………9 

3. Информационно-рекламные  письма……………………………………………………...12 

4. Записки: служебные, объяснительные……………………………………………………14 

Библиографический список………………………………………………………………….16 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      1. Движение документов  на предприятии:  входящий документопоток. Исходящие и внутренние  документы 

      Проблема  совершенствования документооборота является одной из наиболее актуальных в современном документоведении. С плохой организацией документооборота связывают многие недостатки в документационном обеспечении управления (ДОУ).

      Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. П.М. Керженцев в 1922 г. писал: «Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и Минимальной затратой труда и времени». В 30-е годы этот термин употреблялся уже достаточно широко. Первая нормативная дефиниция понятия была зафиксирована в ГОСТ 16487-70: «Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки».

      Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого - информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс включает три составляющих: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными узлами этого процесса являются: получение исходной (инициирующей) информации, постановка цели (задачи), поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения.

      Под документооборотом понимается движение комплексов (кортежей) документов. В состав кортежей входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот, рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.

      Следовательно, совокупность документов, выполняющих  определенное целевое назначение в процессе документооборота, можно определить понятием «документопоток». К документопотоку относятся документы, инициирующие решения, фиксирующие решения и др.

      В ходе контроля происходит движение информации по каналам обратной связи от объекта  управления к субъекту - информации о поведении объекта в соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса ДОУ, в ходе его и совершается «оборот» документов (информации).

      Документооборот составляет часть системы ДОУ и выполняет, по существу, функции системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть субординированы целями функционирования и совершенствования ДОУ, которые заключаются в максимально возможном приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения управленческих решений.

      В соответствии с этим цель документооборота — обеспечение движения кортежей документов в процессе ДОУ, а задача совершенствования документооборота — организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей.

      К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного, смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. К качественным также относятся и те параметры, которые характеризуют особенности наполнения системы информацией: состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.

      К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и  времени протекания. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Помимо объема документооборота, устанавливают «удельный вес» каждой группы документов или документопотоков, определяют «плотность» документопотока - объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Выделяют и такие параметры, как «физический объем» конкретного документа, размер его текста.

      К временным характеристикам документооборота относят «продолжительность документооборота», то есть скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика понимается еще и как время, затра- I чиваемое на маршрут прохождения документа. Временные характеристики могут являться временем полного цикла обращения документа в учреждении или временем прохождения на выбранных отрезках пути, стадиях управленческого процесса.

      Элементом традиционного описания документооборота служит отдельный документ, поэтому объем документооборота определяется по совокупности документов, связанных единством времени и места появления в системе.

      Документооборот можно рассматривать как отражение  связей, возникающих в процессе управления, как атрибут функционирования этих связей, осуществляемых с помощью  документальной информации. В то же время это отражение определенной организационной структуры аппарата. Чем больший объем документов использует в своей деятельности аппарат управления, тем выше должна быть общая организованность аппарата. Однако в организации документооборота многих учреждений еще имеется ряд нерешенных вопросов, препятствующих совершенствованию управленческого труда. Вследствие того, что порядок движения дел в учреждении продуман недостаточно, многие документы проходят далеко не самый прямой и короткий путь, ряд операций с ними дублируется, а некоторые из них при более тщательном рассмотрении вообще оказываются ненужными. О несовершенстве организации документооборота говорит хотя бы тот факт, что время ожидания документом своего рассмотрения нередко во много раз превышает время работы с ним, занимая большую часть от общего срока исполнения.

      В этом плане рациональная организация  документооборота предусматривает  учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность.

      Входящие  документы

      Движение  входящих документов в аппарате учреждения происходит в определенной последовательности операций. Полный цикл прохождения  поступающих документов включает в  себя прием и первоначальную обработку  входящей корреспонденции; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрацию; рассмотрение руководством; доставку документов; непосредственное исполнение или использование документов; распределение документов по тематическим комплексам (делам).

      Прием и первоначальную обработку документов следует производить централизованно в канцелярии учреждения. Централизованный порядок позволяет правильнее организовать всю последующую работу с документами, производить их учет, а также применять механизацию для обработки корреспонденции. В процессе приема корреспонденции необходимо проверить целостность ее упаковки и правильность доставки. В случае повреждения упаковок делается соответствующая отметка, и составляется акт. Неправильно (не по адресу, не по назначению) присланная корреспонденция направляется отправителю. Затем конверты вскрываются, за исключением писем в адрес общественных организаций и конвертов с пометкой «лично», производится проверка вложений (сверяются номера полученных документов с номерами, указанными на конвертах, проверяется, имеется ли основной документ и приложения к нему). Конверты сохраняются в тех случаях, если только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

      Факт  и время поступления документа  в учреждение фиксируется (на документах проставляется регистрационный штамп). В регистрационном штампе указывается дата поступления и порядковый номер документа. Этот порядковый номер может использоваться одновременно и для количественного учета документов и как составная часть индекса документа (остальные части добавляются после исполнения документа). Завершается первоначальная « обработка документов их сортировкой. Различаются документы, регистрируемые службой делопроизводства и другими подразделениями организации.

      Задача  предварительного рассмотрения документов состоит в том, чтобы отправить  документ непосредственно структурному подразделению или лицу, которое принимает по нему решение или исполняет его, или на рассмотрение руководству. При этом руководствуются положением об организации и ее структурных частях, должностными инструкциями, номенклатурой дел.

      Во  многих учреждениях основная масса  поступающих документов, независимо от их содержания и степени важности, передается руководителю, рассматривается  им, а затем, спускаясь вниз по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю. На рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю.

      Иногда  время ожидания документом своего рассмотрения во много раз превосходит время работы с ним, занимая до 80% от общего срока исполнения. Такой порядок прохождения документов, сложившийся много лет назад в условиях сравнительно небольших объемов управленческой информации, современным требованиям уже не отвечает. Традиционное стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит в новых условиях к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности учреждения.

      Предварительное рассмотрение и распределение документов целесообразно осуществлять до их регистрации. Знакомясь с содержанием поступивших  документов, работник, выполняющий  эту работу, определяет, кому и куда передать тот или иной документ. При этом следует исходить не столько из указания адресата на документе (так как в большинстве своем корреспонденция адресуется руководителю учреждения), сколько из содержания документа.

      Наиболее  важные по содержанию документы должны передаваться руководству. Для регулирования этого вопроса можно составлять примерный перечень документов, подлежащих рассмотрению руководством. Такими, как правило, являются указы, постановления, распоряжения и другие документы высших органов власти и управления, документы из вышестоящих организаций по принципиальным вопросам деятельности, документы местных органов власти, документы из редакций газет и журналов, наиболее важные, в том числе коллективные, письма граждан, документы из других учреждений, требующие решения на уровне руководителя учреждения, телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы по экстремальным вопросам, требующим решения руководителя. Иногда для большей информированности руководителя учреждения составляется список, в котором указывается, какая корреспонденция поступила за день, за неделю, кому передана, что по ней сделано, то есть руководитель может ознакомиться с документами, которые представляют для него интерес. Кроме того, нужно иметь в виду, что руководитель будет иметь с ними дело, подписывая ответы на эти документы. В процессе предварительного рассмотрения по картотеке выявляют, не было ли уже переписки по данному вопросу. Если документ повторный, то к нему подбираются ранее присланные материалы и передаются руководителю.