Делопроизводство в кадровой службе

Если в период работы на предприятии работнику  присваивается новый квалификационный разряд (категория), устанавливается вторая (и последующие) профессия, то запись об этом в установленном порядке вносится в трудовую книжку. Например, инженеру по автоматизированным системам управления производством была установлена вторая профессия — инженер по защите информации — с присвоением 2-й квалификационной категории. В этом случае в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки вносятся следующие сведения: в графу 1 — порядковый номер записи, в графу 2 — дата установления второй профессии, в графе 3 указывается: «Установлена вторая профессия — инженер по защите информации — с присвоением 2-й квалификационной категории», а в графе 4 — наименование соответствующего удостоверения, его даты и номера.

3. Заполнение   сведений о награждении

Заполнение сведений о награждении работника производится в разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки в следующей последовательности:

• в графе 3 раздела указывается (в виде заголовка) полное и (при наличии) сокращенное наименование предприятия;
• в графе 1 раздела указывается порядковый номер записи;
• в графе 2 раздела указывается дата награждения;
• в графе 3 раздела указывается, кем, за какие достижения и какой наградой награжден работник;
• в графе 4 раздела указывается наименование документа, на основании которого 
  вносятся в трудовую книжку сведения о награждении, с указанием его наименования, даты и номера.

4. Заполнение  сведений об увольнении

Особой регламентации  подлежит порядок совершения записей  о прекращении действия заключенного с работником предприятия трудового договора. В общем случае заполнение сведений об увольнении работника производится в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в следующей последовательности:

• в графе 1 указывается порядковый номер записи;
• в графе 2 раздела указывается дата увольнения;
• в графе 3 раздела указывается причина увольнения;
• в графе 4 раздела указывается наименование документа, на основании которого вносятся в трудовую книжку сведения об увольнении, с указанием его наименования, даты и номера.

Например, при  прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением численности работников предприятия 22 марта 2004 года определено как последний день работы на предприятии данного работника. В этом случае в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки вносятся следующие сведения: в графу 1 — порядковый номер записи, в графу 2 — дата увольнения, в графе 3 указывается: «Уволен по сокращению численности работников предприятия в соответствии с пунктом 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого уволен работник.

При прекращении  трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77ТК РФ, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи, например: «Уволен по соглашению сторон в соответствии с пунктом 1 статьи 77 Трудового кодекса 1     Российской Федерации».

При прекращении  трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ либо иные предусмотренные законодательством основания прекращения трудового договора по инициативе работодателя, например: «Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне в соответствии с пунктом 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении  трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ, например: «Уволен в связи с неизбранием на должность в соответствии с пунктом 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении  трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса (иного федерального закона), например: «Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы в соответствии с пунктом 2 статьи 25 Федерального закона от 31.07.1995 № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации».

При прекращении  трудового договора по инициативе работника  по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием соответствующих причин, например: «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением на дневное отделение учебного заведения высшего профессионального образования в соответствии с пунктом 3 статьи 77 и статьей 80 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении  трудового договора в связи с  переходом работника на выборную работу (должность) запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием соответствующих причин, например: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в... (указать наименование предприятия) в соответствии с пунктом 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении  действия трудового договора в связи  с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю в графе 3 раздела «Сведения о работе», помимо иных необходимых сведений, прежним работодателем указывается, в каком порядке осуществляется перевод — по просьбе работника или с его согласия (в соответствии с пунктом 5 статьи 77 ТК РФ). При приеме работника на работу в порядке перевода в графе 3 раздела «Сведения о работе», помимо иных необходимых сведений, новым работодателем указывается, что работник принят на работу (должность) в порядке перевода.

При прекращении  трудового договора в связи с  осуждением работника предприятия в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность указанный работник лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

В трудовые книжки работников предприятия из числа  лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, по окончании фактического срока отбытия наказания, устанавливаемого по справкам органов внутренних дел, вносится (по месту работы) запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Заполнение соответствующих сведений производится в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в следующей последовательности:

• в графе 1 указывается порядковый номер записи;
• в графе 2 раздела указывается дата записи;
• в графе 3 раздела указывается период, не засчитываемый в непрерывный трудовой стаж, например: «Время работы с 00.00.0000 по 00.00.0000 не засчитывается в не 
  прерывный трудовой стаж»;
• в графе 4 раздела указывается наименование документа, на основании которого вносятся в трудовую книжку соответствующие сведения (например, приговор суда, вступивший в законную силу), его дата и номер.

При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится (по последнему месту работы) запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа).

Заполнение соответствующих  сведений производится в разделе  «Сведения о работе» трудовой книжки в следующей последовательности: 
 • в графе 1 указывается порядковый номер записи;

• в графе 2 раздела указывается дата записи;
• в графе 3 раздела указывается дата, начиная с которой  восстанавливается не прерывный трудовой стаж, например: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с 00.00.0000»;
• в графе 4 раздела указывается наименование документа, на основании которого вносятся в трудовую книжку соответствующие сведения (например, определение суда, вступившее в законную силу), его дата и номер.

Записи, ранее  внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления (за отсутствием в деянии состава преступления либо за недоказанностью их участия в совершении преступления), признаются недействительными¹. Оформление соответствующих записей производится в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в следующей последовательности:

• в графе 1 указывается порядковый номер записи;
• в графе 2 раздела указывается дата записи;
• в графе 3 раздела указывается: «Запись за номером таким-то недействительна»,после чего в графу вносится правильная запись;
• в графе 4 раздела указывается наименование документа, на основании которого вносится в трудовую книжку правильная запись (например, приказа или распоряжения работодателя), а также его дата и номер.

При изменении  формулировки причины прекращения  трудового договора в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки также оформляется соответствующая запись, например: «Запись, за номером таким-то недействительна. Уволен... (указывается правильная формулировка)». В графе 4 этого же раздела указывается наименование документа, на основании которого вносится в трудовую книжку правильная формулировка.

Работник предприятия  должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке с каждой вносимой в его трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении. В процессе ведения в трудовую книжку, кроме того, вносятся (с указанием соответствующих документов) записи о времени военной службы работника в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе» (о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах) и о времени обучения работника на курсах (в школах) по повышению квалификации (по переквалификации и подготовке кадров).

По желанию  работника в трудовую книжку по месту  его основной работы на основании соответствующего документа могут быть внесены сведения, подтверждающие его работу по совместительству. Заполнение соответствующих сведений производится в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в следующей последовательности:

• в графе 1 указывается порядковый номер записи;
• в графе 2 раздела указывается дата приема работника на работу в качестве совместителя;
• в графе 3 раздела указываются сведения о принятии (назначении) работника в качестве совместителя в структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования, а также наименование должности (специальности, профессии с указанием квалификации);
• в графе 4 раздела указывается наименование документа, на основании которого вносится в трудовую книжку соответствующая запись, а также его дата и номер.

В необходимых  случаях на основании соответствующих  документов в трудовую книжку могут  вноситься исправления. Так, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника предприятия может производиться на основании сведений их паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении-фамилии, имени, отчества и других соответствующих документов. Оформление соответствующих исправлений производится в следующей последовательности:

• одной чертой зачеркивается прежняя запись (например, фамилия   при смене фамилии при вступлении работника в брак);
• на свободном месте в непосредственной близости от зачеркнутой записи оформляется новая запись (например, новая фамилия);
• на внутренней стороне обложки трудовой книжки оформляются ссылки на соответствующие документы, заверяемые подписью работодателя (уполномоченного им должностного лица) и печатью предприятия.

Изменение на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей об образовании (профессии, специальности) производится путем дополнения имеющихся записей (если таковые имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. Исправленные в трудовой книжке сведения во всех случаях должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены.

Если за время работы работника  на предприятии его наименование изменилось, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись: «Предприятие такое-то с 00.00.0000 переименовано в предприятие такое-то». В графе 4 этого же раздела указывается наименование документа, на основании которого вносится в трудовую книжку соответствующая запись, а также его дата и номер.