Делопроизводство в кадровой службе

В случае, когда в организации  действуют локальные нормативные  акты, которыми утверждены типовые  формы документов, создаваемых в  различных ситуациях, работники, конечно, должны следовать рекомендациям  и оформлять обращения по утвержденным формам. Однако это не значит, что  если работник принесет заявление или  объяснительную записку, составленную не по утвержденной работодателем форме, то этот документ будет недействительным.

При регистрации объяснительных записок, как и других документов, следует  соблюдать правило: входящие, исходящие  и внутренние документы регистрируются отдельно.

Обычно объяснительные записки  имеют сложный регистрационный  индекс, подобный тому, который используется для регистрации исходящих документов. Так, он может состоять из индекса  дела по номенклатуре (включает индекс структурного подразделения и номер  дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа  в пределах календарного года.

Для регистрации объяснительных записок  могут использоваться специальные  регистрационные формы, например, журнал регистрации докладных и объяснительных записок. 

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

• наименование организации;
• данные получателя записки, с указанием ФИО должностного лица;
• само наименование — «Объяснительная записка»;
• дата составления и зарегистрированный номер документа;
• подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);
• непосредственно текст пояснения;
• составитель и подпись.

Рисунок 1.8

Пример  объяснительной записки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Тестовая часть

 

1. Документ, регламентирующий прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников, называется:
1. должностная инструкция
2. постановление
3. приказ
4. протокол заседания трудового коллектива
2. При приеме на работу Вас должны ознакомить с вашими правами, обязанностями и функциями. Какой документ содержит эту информацию?

1. трудовой контракт

1. трудовой договор
2. приказ о приеме на работу
3. должностная инструкция

 

3. По способу фиксации информации документы подразделяют на:

1. рукописные, машинописные и электронные

2. черновики, проекты и подлинники
3. входящие, исходящие и внутренние
4. оригиналы и копии

 

4. Сколько существует УСД:

1. восемь

2. двенадцать
3. три

5. Каким образом следует  оформить наименование должности в реквизите  «Подпись»  на документе, оформленном на стандартном листе бумаги?

1. Директор ООО «Свет»
2. Директор
3. Директор ООО «Свет» В.И.Иванов
4. Директор В.И. Иванов

 

6. Какой документ следует оформить после проведения инвентаризации?

1. приказ

2. акт
3. справку
4. протокол

 

7. Датой исполнения документа является:

1. дата подписания

2. дата утверждения
3. дата согласования

 

8. Правовой акт, издаваемый лично руководителем организации на основе единоначалия это:

1. приказ

2. распоряжение
3. указание
4. решение

 

9. Какие письма перед текстом имеют заголовок?

1. циркулярные

2. служебные
3. деловые
4. гарантийные

 

 

 

3. Практическая часть

 

Наличие нормативов времени на конкретные виды работ позволяет определить  трудоемкость этих работ, а затем рассчитать явочную численность работников службы ДОУ, которая требуется для выполнения этих работ.

Проведем расчет затрат времени на  работы кадровой службы и определим численность работников, требующуюся для выполнения всего объема приведенных работ.

Сначала заполним следующую  таблицу с наименованием видов  работ и расчетами затрат времени.

Нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления приведены в таблицах нормативной части Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению.

 

Наименование вида работы	Единица измерения объема работы	Объем работы за год	Норматив времени на единицу измерения, ч	Затраты времени, чел.-ч
1	2	3	4	5
Автоматизированная регистрация  поступающих документов	10 документов	7143	0,4	285,72
Обработка документов, получаемых по факсу	1 лист	2043	0,15	306,45
Обработка документов, отправляемых по факсу	1 лист	2 853	0,03	85,59
Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов	10 документов	5203	0,75	390,225
Оформление командировочных удостоверений	1 командировочное удостоверение	213	0,1	21,3
Передача дел в архив организации  из структурного подразделения	10 дел	2133	3,25	693,225
Итого				1782,51

 

Норма времени на выполнение единицы  нормируемой работы рассчитываются по нормативу оперативного времени  и определяется по формуле

H_вр=H*K

где     H_вр затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы

Н — норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по названному сборнику укрупненных нормативов времени;

К — коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых работника и его личные потребности

Годовая трудоемкость нормируемых работ  (Тн) с учетом объема каждого вида выполняемых работ определяется по формуле

T_н=H_вр*V_i

где     H_вр  - затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы в часах;

V_i – объем конкретного вида работы, выполняемый за год.

      N – количество работ i-го вида

Годовая трудоемкость ненормируемых  работ (Т_нн) в часах определяется м экспертных оценок с учетом объема выполненных работ по формуле

T_нн=T_jнн*V_j

где      T_jнн    - годовая трудоемкость ненормируемой работы конкретного вида;

V_j -  годовой объем ненормируемых видов работ. Годовая трудоемкость ненормируемых работ принимается равной 96,8 человеко-часов (чел.-ч).

Общая годовая трудоемкость работ (То) рассчитывается по формуле

T_o=T_н+T_нн

Явочная численность работников (Чяв) определяется по формуле

Ч_яв=

где   Фп_ полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах (принять  равным 1750 ч).

На работы, не предусмотренные  сборником, методом технического нормирования устанавливаются местные нормативы времени.

С учетом коэффициента К = 1,1 трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени, составит:

Т_н =1782,51 х 1,1 = 1960,76 (чел.-ч).

Общая годовая трудоемкость работ  будет равна:

Т₀ = 1960,76 + 96,8 = 2057,56 (чел.-ч).

Явочная численность работников составит:

Чяв = 2057,56 \1750= 1,175= 1чел.

Таким образом, для выполнения приведенных  в задании работ требуется 1 человек.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованной литературы

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.
2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. / Изд. 8-е, перераб. И доп. (Серия «Библиотека журнала «Управление персоналом») – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001.
3. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. – СПб.: Питер, 2004.
4. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Под ред. Т.В.Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.
5. Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.- 4-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002.
6. Микушина М.Н. Делопроизводство в кадровой службе. – Новосибирск, ИЦ «Мысль», 2004.
7. Печников А.В. Документация отдела кадров предприятия. – М.: ТАНДЕМ, 2000.
8. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. Изд. 5-е, перераб и доп. – М.: Изд. ПРИОР, 2001.
9. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практическое пособие – М.ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006-776с.

 

Список Интернет ресурсов

www.delo-press.ru

www.klerk.ru

www.kadrovik-praktik.ru

www.profiz.ru

www.kdelo.ru

www.delo.ru

www.kadrovik.ru

www.kadr-press.ru

 

Приложение №1

 

Унифицированная форма  № Т-3

Утверждена постановлением Госкомстата  РФ

от 5 января 2004 г. № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301017
		по ОКПО
наименование организации

 

Номер документа

Дата составления

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

УТВЕРЖДЕНО

Приказом организации от

“

”

20

г. №

 

на период

с

“

”

20

г.

Штат в количестве

единиц

 

Структурное подразделение		Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество  штатных единиц	Тарифная ставка  (оклад) и пр.,  руб.	Надбавки, руб.			Всего, руб.  ((гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 +  гр. 8) ´ гр. 4)	Примечание
наименование	код
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
		Итого