Делопроизводство в кадровой службе

Наименование профессии или  должности» должно соответствовать  записи в штатном расписании и  в трудовом договоре (ч.2 ст.57 ТК РФ), а также Квалификационному справочнику  должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденному правительством РФ, а профессии рабочих проставляются  в соответствии с ЕТКС. В соответствии с этими записями работникам устанавливаются  льготы и пенсии.

• В строке «условия приема на работу и характер предстоящей работы  в соответствии с ч.2.ст.57 ТК РФ могут быть сделаны следующие записи: «По-совместительству», «в порядке перевода из другой организации», «для выполнения определенной работы » и др.
• «размер оклада и надбавок» устанавливается согласно штатному расписанию, и записываются в виде чисел.
• в случае назначения «испытательного срока» в трудовом договоре делается соответствующая запись.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.3

Пример приказа о  приеме на работу

Проект  приказа о приеме на работу готовится  кадровой службой, визируется ее руководителем, а также руководителем того структурного подразделения, в которое принимается  работник. Кроме того, приказы о  приеме на должности, связанные с выполнением материальной ответственности визируются также бухгалтерией и начальник юридического отдела.

Приказ  о приеме на работу в 3-дневный срок объявляется работнику под расписку. На основании приказа о приеме на работу сотрудники службы делают соответствующие записи в трудовую книжку работника, в личную карточку по форме № Т-2, а сотрудники бухгалтерии открывают лицевой счет работника. Все приказы по личному составу подлежат регистрации в соответствующем журнале (Приложение №3).

 

3. Документы по командированию работников.

Служебная командировка это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы(ст.166ТКРФ). При этом, служебные поездки работника, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер ,не являются служебными командировками.

Оформление  командировок производится с использованием унифицированных форм документов. В состав документов входят:

• Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (унифицированнаяформа№Т-10а) (Приложение №4).
• приказ(распоряжение) о командировании работника (форма№Т-9) группы работников(форма№Т-9а)(Приложение №5);
• командировочное удостоверении (форма№Т-10) (Приложение №6).

Основанием для подготовки приказа  является служебное задание на командировку, которое предусматривает полное раскрытие цели командировки. Командировочное задание должно содержать основные вопросы, которые работнику предстоит решить по месту командирования, поручения по остальным вопросам, подлежащим решению во время встречи, компетенцию работника в процессе решения вопросов, перечень итоговых документов и др.

Рисунок 1.4

Пример оформления служебного задания

Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (форма № Т-9 или Т-9а) готовится отделом кадров в двух экземплярах. После подписания один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию для расчета командировочных расходов.

Оформление приказа  о направлении работника в  командировку должно соответствовать следующим правилам:

• фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, наименование профессии (должности), структурного подразделения, другие сведения указываются в соответствии со служебным заданием;
• место назначения (место командировки) также переносится из служебного задания. Порядок указания места командировки следующий: страна, город, организация, в которую направляется работник;
• срок командировки указывается в соответствии со служебным заданием с учетом:
• днем начала командировки является день выезда работника (день отправления транспортного средства), а окончанием – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы;
• началом исчисления срока командировки является время отправления транспортного средства из места постоянной работы. При отправлении до 24 часов, днем отъезда считаются текущие сутки, после 0 часов и позднее   следующие сутки;
• срок командировки (в календарных днях) включает в себя дни нахождения работника в месте командировки и время нахождения в пути.
• цель командировки переносится из служебного задания; четкость указания цели- основание для выводов о производственном характере командировки;
• командировка может быть профинансирована из средств направляющей или принимающей стороны. В строке «командировка осуществляется за счет средств» указываются источники возмещения расходов на командировку;
• в строке «основание» приказа о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а) указывается служебное задание, его номер и дата.

В приказ о направлении работника  в командировку может быть включена дополнительная строка, в которой  работник может выразить свое несогласие на командировку или отказ от нее при наличии на то оснований.

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.5

Пример оформления приказа  о направлении работника в  командировку

Так следующие группы работников имеют основание для отказа от командировки:

• женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет (ч.2.ст.259 ТК РФ);
• работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства достижения ими возраста 18 лет (ч.З.ст.259 ТК РФ);
• работники, осуществляющие уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением (ч.З ст.259 ТК РФ);
• отцы, воспитывающие детей без матери, опекуны (попечители) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ);
• работники в возрасте до 18 лет (ст.268 ТК РФ); работники, с которыми заключен ученический договор (ч.З ст.203 ТК РФ).

При направлении  таких лиц в командировку следует  их получить письменное согласие на выезд в командировку и подтверждение того, что им было разъяснено право на отказ от командировки. На период командировки работника оформляется передача его полномочий другим сотрудникам (возлагаются обязанности), а в случае командировки руководящих работников такая передача полномочий их заместителям оформляется отдельным приказом. Проект приказа о направлении в командировку работника (работников) визируется руководителем структурного подразделения, оформившим служебное задание, руководителем отдела кадров и главным бухгалтером. Оформление в командировку группы работников осуществляется приказом по форме № Т-9а.

Документом, удостоверяющим пребывание работника  в служебной командировке является командировочное удостоверение. В случае, если работник командирован в несколько населенных пунктов или в несколько организаций, то в каждом из них должны быть сделаны отметки о его прибытии/ выбытии, заверены подписью ответственного должностного лица и печатью, как правило, отдела кадров. Командировочное удостоверение составляется работниками отдела кадров в одном экземпляре по унифицированной форме № Т-10 на основании при направлении работника в командировку. По возвращении из командировки работник кадровой службы проставляет соответствующую запись в форме № 10 о дате прибытия (в соответствии с транспортным документом).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.6

Пример  оформления командировочного удостоверения

Работник  пишет краткий отчет о проделанной  работе в командировке форме № Т-10а «Служебное задание») и представляет отчет руководителю подразделения для заключения о проделанной работе. Отчет о командировке группы сотрудников оформляется как коллективный отчет о результатах командировки.

 

  Структура отчета должна содержать следующие пункты:

• цель командировки;
• сроки пребывания в командировке (в каждом населенном пункте);
• конкретный перечень вопросов, изученных в командировке;
• перечень должностных лиц, с которыми командируемый контактировал при обсуждении вопросов;
• реализация целей поездки, подробная информация о проблемах, которые изучались (обсуждались) с приложением соответствующих документов;
• выводы, предложения, рекомендации об использовании результатов командировки;
• другие вопросы, которые целесообразно отразить в отчете.

Подписанное руководителем  подразделения служебное задание  передается в бухгалтерию организации  вместе с командировочным удостоверением _и авансовым отчетом о расходованных суммах, что является основанием дл_; окончательных командировочных расчетов между работником и организацией.

Регистрация командировочных  удостоверений ведется в специальном журнале отдела кадров (Приложение №7)

Учет  работников, выбывающих и прибывающих  в командировку также осуществляется в специальных журналах кадровой службы, за ведение которых несет ответственность сотрудник службы по приказу руководителя организации.

 

4. Аттестационный лист на аттестуемого работника.

Аттестационный  лист – это документ, содержащий все необходимые сведения о работнике, полученные в процессе проведения его аттестации.

Унифицированной формы аттестационного листа  не существует, поэтому он может  быть составлен на общем бланке организации, с соблюдением всех правил. Содержание и форма документа в основном зависит от целей проведения аттестации (например, повышение квалификации сотрудника или установление соответствия занимаемой должности), разрабатывается и утверждается каждой аттестационной комиссией индивидуально и является неотъемлемой частью (приложением) положения о проведении аттестации работников.  
Структура аттестационных листов в большей части одинакова и в основном состоит из следующих разделов: 
1) личные данные аттестуемого; 
2) сведения об образовании; 
3) информация о занимаемой должности (специальности, квалификации) и трудовом стаже; 
4) вопросы к аттестуемому и ответы на них; 
5) решение и рекомендации аттестационной комиссии.

Образец аттестационного  листка представлена в Приложение №8

Порядок и  правила оформления аттестационного  листа должны быть четко прописаны  в положении об аттестации и строго выполняться в соответствии с  ним.

Как правило, обсуждение деятельности работника  и формирование заключения производятся в отсутствие аттестуемого путем  голосования, результаты которого фиксируются  в аттестационном листе и заверяются подписями членов комиссии, присутствующими  на заседании и принимавшими участие  в голосовании. Сотрудник знакомится с аттестационным листом под роспись, а в случае отказа от ознакомления членами аттестационной комиссии составляется акт.

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.7

Пример заполнения аттестационного листка. 

 

 

5. Объяснительная записка.

Объяснительная  записка – это документ, содержащий должностное сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое, вышестоящему должностному лицу. Объяснительная, записка составляется на отдельном листе бумаги и должна быть адресована конкретному должностому лицу (как правило это начальник отдела или руководитель предприятия).

Основным  ее отличием от докладной записки  является отсутствие логической части, где делаются выводы и предложения. Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и факты, давая им четкое объяснение.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается  только один раз — как объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286091), которая  относится к классу 0286000 «Документация  по оформлению дисциплинарных взысканий». В перечне документов с указанием  сроков хранения объяснительная записка  тоже упоминается всего один раз. Согласно статье 193 ТК РФ письменные объяснения работника обязательно сопровождают документирование привлечения его  к дисциплинарной ответственности. На практике работник сообщает причины  и обстоятельства совершения дисциплинарного  проступка именно в объяснительной записке. Этот документ служит работодателю одним из оснований для оценки тяжести совершенного проступка  и обстоятельств, при которых  он был совершен.

Объяснительная записка, как правило, состоит из двух разделов:

• первый называет факты, послужившие поводом к ее написанию;
• второй излагает причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку  желательно составлять и оформлять  в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Объяснительные записки работник чаще всего пишет в свободной  текстовой форме от руки. Допускается  оформление этих документов машинописным способом. Нередко в организациях используются и типовые бланки, которые  могут утверждаться в том числе  и в качестве приложений к Инструкции по кадровому делопроизводству (например, включаться в табель и альбом форм документов отдела кадров).