Автор: Пользователь скрыл имя, 09 Марта 2012 в 12:36, доклад
Қазақстан Республикасының мекемелерінде іс қағаздарын жүргізу жөніндегі осы Нұсқаулық (бұдан әрі – Нұсқаулық) «Әкімшілік рәсімдер туралы», «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңдарына, Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2003 жылғы 2 маусымда №2331 тіркелген Қазақстан Республикасының Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті төрағасының «Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелерін бекіту туралы» 2003 жылғы 29 сәуірдегі №33 бұйрығына, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік ҚР СТ 1042-2001 «Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» стандартына сәйкес әзірленді.
86. Электрондық iстер (папкiлер) жеке компьютердiң дискiлерiне және басқа да сыртқы жеткiзгiштерiне көшiрiледi.
Iстердiң номенклатурасын әзiрлеу, iстердi
жасақтау және мекеменiң ведомствалық мұрағатына тапсыру
Iстердiң номенклатурасы
87. Iстердегi құжаттарды жiктеу және негiздеп бөлу, оларды есепке алу және iздестiру мәлiметтерiмен қамтамасыз ету мақсатында мекемеде iстердiң номенклатурасы әзiрленедi.
88. Iстердiң номенклатурасы мекеменiң ақпараттық-iздестiру жүйесiн жасау кезiнде пайдаланылады, тұрақты және уақытша сақтаудағы iстердiң тiзiмдемесiн құрастыруда негiз болып табылады.
89. Мекеменiң iстер номенклатурасы белгiленген нысанда жасалады (№6 қосымша).
Iстердiң тақырыптары және оларды iстер
90. Iстер номенклатурасына мекеменiң құжатталатын жұмыс учаскелерi, көрсетiлген iстер тақырыптарының барлығы соның iшiнде жеке iстер тiркеу-есепке алу нысандары, бақылау – анықтамалық тақырыптық және басқа картотекалар енгiзiледi.
91. Iстер номенклатурасына баспа басылымдары енгiзiлмейдi .
92. Iстiң тақырыбы жинақталған түрде iс құжаттарының (хат алмасу журнал) немесе құжаттар (бұйрықтар, хаттамалар, актiлер) түрлерiнiң негiзгi мазмұны мен құрамын, сондай-ақ құжаттардың, хат-хабарлардың авторлары оқиға уақыты және т.б. туралы iстiң мәнiн нақтылай түсетiн деректердi қамтуы тиiс.
93. Iстер номенклатурасында “әртүрлi материалдар”, “жалпы хат алмасулар”, “кiрiс құжаттары” және т.б. тақырыптарды қолдануға рұқсат етiлмейдi.
94. Iстердiң тақырыптары iстердi жасақтау және ресiмдеу процесiнде нақтылануы мүмкiн.
95. Бiр мәселе бойынша жинақталған, бiрақ құжаттары жалғасты түрде iс жүргiзумен байланысы жоқ iстердiң тақырыптары “құжаттар” сөзiмен басталады, ал тақырыптардың соңында құжаттардың негiзгi түрлерi көрсетiледi.
96. Хат алмасудан тұратын iстердiң тақырыптарында хат алмасу кiммен және қандай мәселе бойынша жүргiзiлгенi көрсетiледi.
97. Бiр тектес хат-хабарлар хат алмасуы бар iстердiң тақырыптарында хат хабарлар тiзiп аталмайды, бiрақ олардың жалпы түрлiк атауы көрсетiледi.
98. Мекемелiк iстер номенклатурасының бөлiмдерi мекеменiң құрылымына (штат кестесiне) сәйкес орналасқан құрылымдық бөлiмшелердiң атаулары болып табылады.
99. Iстердiң номенклатура бөлiмдерi iшiндегi тақырыптары iстерiн құрайтын құжаттар маңыздылығы дәрежесiне және олардың өзара байланысына сәйкес орналастырылады. Алдымен нормативтiк құқықтық құжаттамадан тұратын iстердiң тақырыптары орналастырылады.
Өкiмдiк құжаттардың жобалары және оларды дайындауға, жоспарларға өзгерiстер енгiзуге, бұйрықтарға негiз болған басқа да құжаттар iстер номенклатурасында тиiстi негiзгi құжаттардан кейiн орналасады.
Мекемелердiң iстер номенклатурасын келiсу
және бекiту тәртiбi
100. Iстер номенклатурасы мекемелердiң орталық сараптау комиссиясы (сараптау комиссиясы) мақұлдағаннан кейiн төрт данасы және дискеттегi-электрондық жеткiзгiштегi бiр данасы тиiстi мемлекеттiк мұрағат мекемесiне келiсуге жiберiледi. Келiсiлген iстер номенклатурасын мекеме бекiтедi.
101. Мекеменiң бекiтiлген iстер номенклатурасы келесi күнтiзбе жылының 1-қаңтарынан қолданысқа енгiзiледi. Мекеме функциясымен құрылымы өзгерген жағдайда iстер номенклатурасы қайта әзiрленедi және қайта келiсiледi, бiрақ кем дегенде 5 жылда бiр рет. Жыл сайын ол тиiстi түзетулермен қайта басылады және бекiтiледi.
102. Мекеменiң iстер номенклатурасының бiрiншi данасы кеңседе сақталады, екiншiсi - кеңседе (қызметкерлер) жұмыс құжаты ретiнде пайдаланылады, үшiншiсi- мекеменiң ведомствалық мұрағатына берiледi, төртiншiсi-тиiстi мемлекеттiк мұрағат мекемесiнде қалады.
103. Iстер номенклатурасы бекiтiлгеннен кейiн мекеменiң құрылымдық бөлiмшелерiнiң кеңсесiне үзiндiлер жiберiледi.
Iстердi қалыптастыру
104. Орындалған құжаттар мекеменiң iстер номенклатурасына сәйкес қалыптастырылады. Құрылымдық бөлiмшелерден iстердi қалыптастыруды, iс жүргiзуге жауапты лауазымды тұлға жүзеге асырады.
105. Мекемеде және оның құрылымдық бөлiмшелерiнде, iстердiң қалыптастырылуын бақылауды, кеңсе жүзеге асырады.
106. Iстердi қалыптастыру кезiнде мынадай жалпы талаптар сақталады; iске орындалған номенклатурасы бойынша iс тақырыптарына сәйкес дұрыс ресiмделген құжаттар ғана салынады, бiр мәселенi шешуге қатысты барлық құжаттар бiрге салынады, құжаттың мемлекеттiк, орыс және басқа тiлдердегi нұсқалары бiрге топтастырылады, iске келер жылға өтетiн және жеке iстерден басқа бiр күнтiзбе жылының құжаттары бiрге топтастырылады, сақтау мерзiмдерi тұрақты және уақытша құжаттар iске бөлек – бөлек топтастырылады. Құжаттар мәселенiң шешу ретiне (шешiлетiн мәселелердiң хронологиялық ретiмен) сәйкес орналасады немесе iске бiрiншi бастамашылық құжат, содан кейiн мәселесi толық шешiмiн тапқан құжат, бұдан әрi мәселенiң шешiлу барысын көрсететiн басқа құжаттар салынады.
107. Көлемi 250 парақтан асатын iстi қалыптастыруға және оған қайтарылатын құжаттарды, шимай жазбалар мен артық даналарды салуға болмайды.
108. Өкiмдiк құжат пен қосымшалар бiр iске салынады, хаттама және оған қосымша құжаттар жеке-жеке iстерге салынады.
109. Негiзгi қызмет бойынша бұйрықтар, жеке құрам бойынша бұйрықтар және қызметкерлердiң iс сапары бойынша бұйрықтар жеке-жеке iстерге салынады.
110. Хат алмасулар, әдетте жыл күнтiзбемен топтастырылады және хронологиялық ретте жүйеленедi, мұнымен бiрге сұраным құжаттан кейiн жауап-құжат салынады. Өткен жылы белгiлi бiр мәселе бойынша басталған хат алмасу қайтадан жалғасқан кезде оның құжаттары ағымдағы жылдың iсiне енгiзiледi.
111. Қызметкерлердiң жеке iстерi құжаттары келiп түсуiне сәйкес хронологиялық ретпен орналасады.
112. Жеке еңбек шарттары жеке iстер құрамында немесе қызметкерлер фамилияларының әлiпбилiк ретiмен жеке жасақталады.
113. Еңбек ақы бойынша дербес есепшоттары жеке iстерге салынады және оларда қызметкерлердiң фамилиялары әлiпбилiк ретпен орналасады.
114. Мекеме қызметкерлерiнiң тiзiмдерi және жинақтау зейнетақы қорына мiндеттi зейнеткерлiк жарна аударуға төлем тапсырмалары бiр iске салынады.
115. Жоспарлар, есептер, сметалар, лимиттер және штат кестелерi жасалған, бекiтiлген немесе түскен уақытына қарамастан қай жылға арналып құрастырылған болса, сол жылдың тиiстi iстерiне салынады.
Iстердi ресiмдеу
116. Iстi ресiмдеген кезде оның мұқабасына мыналар енгiзiледi: мекеменiң атауы, мекемеде орналасқан елдi мекеннiң атауы, мекеменiң құрылымдық бөлiмшесiнiң атауы, iс тақырыбы, iс номенклатурасы бойынша оның индексi, iстiң сақталу мерзiмi. Iсте бiрнеше том (бөлiм) болса, әр томға (бөлiмге) том (бөлiм) нөмiрiмен қоса бiр индекс қайталанып қойылады, соңғы томға (бөлiмге) “соңғы” сөзi жазылады.
117. Қол жеткiзiлуi шектелген iстерге, жеке iстерге құжаттардың iшкi тiзiмдемесi қосып салынады.
Iстердi ведомствалық мұрағатқа тапсыру
118. Iстердi құрылымдық бөлiмшелерден мекемелердiң ведомстволық мұрағатына тапсыру, iс жүргiзiлуi аяқталған құжаттар мен iстер құндылығына сараптама қорытындысы бойынша құрастырылған iстер тiзiмдемелерiне сәйкес жүзеге асырылады. Уақытша ( 10 жыл) сақтаудағы құжаттар ұйымның ведомстволық мұрағатына iстер номенклатурасы бойынша тапсырылады.
119. Тұрақты уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы және жеке құрам бойынша iстерге тiзiмдемелер жеке-жеке жасалады.
120. Iстер тiзiмдемесiнiң бағандары iс мұқабасына жазылған мәлiметтерге дәл сәйкестiкпен толтырылады. Тiзiмдемеге тақырыптары бiрдей iстер қатарынан енгiзiлген кезде бiрiншi iстiң тақырыбы толық жазылып қалған бiртектес iстер “бұл да сондай” сөзiмен белгiленедi де, олар туралы басқа мәлiметтер тiзiмдемеге толығымен жазылады. Тiзiмдеменiң жаңа парағына бiртектес iстердiң тақырыптары толық көшiрiледi.
121. Тiзiмдемеге әрбiр iс (iстiң томы, бөлiмi) жеке реттiк нөмiрiмен енгiзiледi.
122. Iстер тiзiмдемесi екi данада жасалып, олардың бiреуi iстермен бiрге ведомстволық мұрағатқа берiледi, ал екiншiсi – бақылау құралы ретiнде құрылымдық бөлiмшеде қалады.
123. Iстi қалыптастырудың және ведомстволық мұрағатқа тапсыруға дайындаудың дұрыстығын мекеме кеңсесiнiң бастығы тексередi. Табылған кемшiлiктер мекеменiң құрылымдық бөлiмшесi арқылы реттеледi.
№ Акт
Жасалған орны
Құжаттар мен iстердi қабылдау-өткiзу туралы
№
негiзiнде құрылған комиссия төрағасы
мүшелерi
қатысуымен
(тегi және аты-жөнi)
| |||||
Рет саны № |
Iстер номенклатурасы- ның (тiзiмдемесiнiң) атауы мен нөмiрi |
Iстер номенкла-турасы (тiзiмдемесi) даналарының саны |
Iстердiң (алымдағы) саны, айрықша құнды iстер (бөлiмдегi) саны |
Сақтық қоры сақтау бiрлiгiнiң саны |
Ескертпе |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Информация о работе Қазақстан Республикасының мекемелерінде іс қағаздарын жүргізу жөніндегі