Автор: Пользователь скрыл имя, 09 Марта 2012 в 12:36, доклад
Қазақстан Республикасының мекемелерінде іс қағаздарын жүргізу жөніндегі осы Нұсқаулық (бұдан әрі – Нұсқаулық) «Әкімшілік рәсімдер туралы», «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңдарына, Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2003 жылғы 2 маусымда №2331 тіркелген Қазақстан Республикасының Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті төрағасының «Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелерін бекіту туралы» 2003 жылғы 29 сәуірдегі №33 бұйрығына, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік ҚР СТ 1042-2001 «Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» стандартына сәйкес әзірленді.
37. Құжат мәтiнiнiң бiрiншi жолы абзацтан басталады. Абзац мәтiндiк жиектiң сол жағынан бес баспа белгiсiнен кейiн басталады.
38. Екi және одан да көп ұйымдар әзiрлеген құжаттарды ( бiрлескен бұйрықты, бiрлескен хатты және т.б) ресiмдеген кезде бланк пайдаланылмайды. Дәрежелерi тең екi және одан да көп ұйымдар әзiрлеген бiрлескен құжатты ресiмдеген кезде ұйымдардың ресми атаулары, ұйым атауларының әлiпбилiк ретiне қарай бiр деңгейде орналастырылады. Бiрнеше ұйым әзiрлеген құжат мiндеттi түрде ұйымдардың мөрлерiмен куәландырылуы тиiс.
39. Iс жүргiзу тiлi мемлекеттiк тiл болып табылады, қазақ тiлi мен тең дәрежеде ресми түрде орыс тiлi қолданылады, Қазақстан Республикасының “Қазақстан Республикасындағы тiлдер туралы” Заңында қарастырылған кейбiр жәйттерге сәйкес басқа да тiлдер қолданыста болады. Мемлекеттiк тiлдегi және онымен бiр мезгiлде жасалған өзге тiлдегi тең түп нұсқа құжаттардың әрқайсысы жеке бланкiлерде (жеке парақтарда) басылады және бiрдей деректермен ресiмделедi.
40. Құжатты екi немесе одан да көп парақта ресiмдеген кезде екiншi және одан кейiнгi парақтары нөмiрленедi. Өкiмдiк құжатқа және iлеспе хатқа тiркелген қосымшалардың парақтары дербес нөмiрленедi. Нөмiрлер араб цифрларымен парақтың жоғарғы жиегi ортасынан тыныс белгiсiнсiз қойылады.
41. Өкiмдiк құжаттардан басқа құжаттарды парақтың қайырма бетiн пайдаланып басуға рұқсат етiледi.
Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын жалпы талаптар
және оның көлемiн қысқарту жолдары
42. Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын жалпы талаптар құжат қозғалысының және онымен операциялардың бiртұтас технологиялық сұлбасын әзiрлеу, қызметкерлердiң құжаттармен жұмыс функцияларын регламенттеу, олардың орындалуын бақылауды қамтамасыз ету, құжат айналымы көлемiн тұрақты талдау мiндеттiлiгi болып табылады.
43. Құжат айналымының көлемi ай, тоқсан, жыл iшiндегi кiрiс, шығыс iшкi құжаттардың жалпы мөлшерiмен анықталады. Құжаттардың әзiрленген көшiрмелерi мөлшерi бөлек есепке алынады.
44. Мекемелерде құжаттар өтуiнiң берiк қалыптастырылған технологиясын жасауға және олардың орындалуын бақылауды ұйымдастыруға, құжатқа қосымша сұранымдардың тууын болдырмайтындай, құжаттың дер кезiнде және сапалы орындалуына, iшкi құжаттардың көлемiн азайтуға, құжаттар көшiрмелерiнiң санын оңтайлы анықтаудың нәтижиесiнде құжат айналымы көлемiн қысқарту шараларын қабылдауы тиiс.
45. Электрондық құжат айналымы жүйесiнiң iс-қимыл жасауы үшiн қажеттiлiктер.
1) электрондық құжаттарды және электрондық поштаны басқарудың автоматтандырылған ақпараттық жүйесiндегi деректердi компьютерлiк өңдеуден өткiзетiн бағдарламалық және техникалық құралдарды пайдалану;
2) құжатты жүйеге ендiрiлуден бастап оны iске жiбергенге дейiн үздiксiз технологияның iс-қимыл жасау мүмкiндiгi.
46. Кiрiс құжаттарын бастапқы өңдеу жеткiзудiң дұрыстығын және салымдардың тұтастығын тексеру, ұйымға құжаттардың келiп түсу фактiсiн жазу, құжаттарды бағдары бойынша тапсыруға дайындау болып табылады. Құжаттар салынған конверттер кеңседе ашылады, құжаттардың нақты көрсетiлген мекен-жайға жеткiзiлуi, бумасының бүтiндiгi тексерiледi. Егер құжат түгел болмай шықса немесе бөлiнгенi анықталса, оның соңғы парағына төменгi жиегiнен, сондай-ақ тiркеу есепке алу нысанына тиiстi белгiлер қойылады және еркiн нысанда үш данада актi жасалады. Бiр данасы жөнелтушiге жiберiледi, екiншiсi кеңседе қалады, үшiншiсi құжатты орындаушыға тапсырылады. Құжатты жөнелтушiнiң мекен-жайын, жөнелтiлген және алынған уақытын конверттер арқылы ғана анықтауға болатын жағдайда, сондай-ақ жеке басты куәландыратын құжаттар келiп түскенде конверттер жойылмай сақталады. “ Жеке өзiне” белгiсiмен жолданған конверттер ашылмастан, мекен-жайда көрсетiлген иесiне табыс етiледi. Жаңылысып түскен хат-хабарлар пошта бөлiмiне қайтарылады. Алынған құжаттарға келiп түскен уақыты көрсетiлiп, тiркеу мөртабаны қойылады.
47. Кеңсе кiрiс құжаттарын тарату үшiн алдын-ала қарап шығады.
Құжаттарды алдын-ала қараудың алғашқы кезеңiнде оларды тiркеуге алынатын және тiркеуге алынбайтын құжаттар ретiнде iрiктейдi.
48. Тiркеуге алынбайтын құжаттар мекеменiң тиiстi құрылымдық бөлiмшелерiне тапсырылады.
49. Тiркеуге алынатын құжаттар келiп түскен күнi мекеме басшысының және құрылымдық бөлiмшенiң (лауазымды тұлғаның) қарауына берiледi.
50. Мекемелерге, құрылымдық бөлiмшелерге, олар жетекшiлiк ететiн және олардың мекен-жайына тiкелей түсетiн мәселелер бойынша құжаттар тапсырылады. Мекемелердiң қабылдау бөлмелерiндегi мамандар және құрылымдық iс жүргiзушiлерi компьютерге бұрыштаманың мазмұнын енгiзгеннен кейiн орындауға тапсырылады.
51. Орындалуы бiрнеше құрылымдық бөлiмшелерге жүктелген құжат оларға кезекпен берiледi немесе бiр уақытта көшiрмелерi тапсырылады. Түп нұсқа бұрыштамада бiрiншi тұрған орындаушыға берiледi.
52. Мекемеге келiп түскен электрондық құжат, электрондық цифрлық қолтаңбаның және компьютерлiк вирустардың бар-жоғын тексеруден кейiн электрондық деректер нысанының тиiстi жиектерi толтырылып автоматтандырылған ақпараттық жүйеде тiркеуге алынады.
53. Шығыс құжаттарын дайындау оны сапалы әзiрлеуден, оны келiсу (бұрыштама соғу) мен оған қол қоюдан (бекiтуден) тұрады.
54. Дайындалған құжат кеңсеге тiркеуге алуға және өңдеуге берiледi. Тiркеуге алғанға дейiн кеңсе қызметкерi құжаттың ресiмделуi мен бағытталуының дұрыстығын, құжаттағы көрсетiлген қосымшалардың бар жоғын тексередi. Тiркеуге алынған құжат конвертке салынып, поштамен жөнелту ресiмделедi. Тапсырысты хат-хабарларға тарату тiзiмi (тiзiлiмi) жасалады. Бiр мезгiлде бiр мекен-жайға жөнелтiлетiн құжаттар бiр конвертке салынады.
55. Iшкi құжаттарға мекеме шегiнен шықпайтын құжаттар жатады.
56. Iшкi құжаттарды дайындау шығыс құжаттары үшiн, қарастырылған тәртiпте жүзеге асырылады.
57. Құжат мекеме басшылары қол қойғаннан (бекiткен соң) және тiркелгеннен кейiн, мекемелердiң қабылдау бөлiмшелерiндегi мамандарға, құрылымдық бөлiмшелердiң iс жүргiзушiлерiне тиiстi құрылымдық бөлiмшеге (лауазымды тұлғаға) берiледi.
Құжаттарды тiркеу тәртiбi
58. Есепке алуды және орындауды қажет ететiн ақпаратты, анықтамалық мақсаттарда пайдаланылатын құжаттар тiркеуге алынуы тиiс.
59. Құжаттар мекемелерде бiр рет кiрiс келiп түскен күнi, шығыс және iшкi құжат қол қойылған (бекiтiлген) күнi тiркеледi. Келесi жылға өткен iс жүргiзу қызметi аяқталмаған немесе орындалуы ұзақ мерзiмдi талап ететiн құжаттар қайта тiркеуге жатады.
Құжаттарды тiркеу құжат түрлерiне, авторлары мен мазмұнына сәйкес құжат топтары аясында жүргiзiледi. Негiзгi қызмет бойынша бұйрықтар және жеке құрам бойынша бұйрықтар, алқа қаулылары, хаттамалар бөлек тiркеледi.
60. Мекемелерде мынадай тiркеу – есепке алу нысандары қолданылады; журналдық, карточкалық және автоматтандырылған ақпараттық жүйедегi деректер базасы (№2 қосымша).
61. Қажет деп танылса, анықтамалық, тақырыптық, азаматтар өтiнiштерi бойынша және басқа да карточкалар жатады.
62. Азаматтар өтiнiштерi бойынша iс жүргiзудiң өзiндiк заңды күшi бар. “Азаматтар өтiнiштерiн қараудың тәртiбi туралы” 1995 жылғы 19 маусымдағы №2340 Жарлығына сәйкес жалпыдан бөлек жүргiзiледi.
63. Азаматтар өтiнiштерi ( арыздар, шағымдар, ұсыныстар, лебiздер және сұрау салулар) бiр орталықтан есепке алынады және кеңседе мекемеге келiп түскен күнiнде тiркеледi. Лауазымды тұлғалар азаматтарды жеке қабылдаған кезде жазбаша және ауызша өтiнiштерi де орталықтандырылған тiркеуге алынуы тиiс.
64. Өтiнiштердiң тiркеу нөмiрлерi автор фамилиясының бас әрпiнен және тiркеу-есепке алу нысаны бойынша реттiк нөмiрiнен тұрады (мысалы А 54)
Өтiнiш қайталанып түскен кезде оған кезектi тiркеу нөмiрi берiледi, ал тiркеу-есепке алу нысанында құжаттың алғашқы нөмiрi көрсетiледi. Қайталанған өтiнiштiң бiрiншi парағына жоғарғы оң жақ бұрышынан және тiркеу-есепке алу нысанына “Қайталанған” белгiсi қойылады. Күнтiзбе жыл iшiнде немесе егер азамат оған берiлген жауапқа қанағаттанбаса, онда сол бiр тұлғаның сол бiр мәселе бойынша өтiнiшi қайталанған деп есептеледi.
65. Сол бiр тұлғаның, сол бiр мәселе бойынша әр түрлi мекен-жайға бағытталғанын қарау үшiн, мекемеге келiп түскен өтiнiштерi қиғаш сызық (бөлгiш) арқылы реттiк нөмiрi қосылып, бiрiншi өтiнiшiнiң тiркеу нөмiрiмен есепке алынады.
66. Әрекеттерi шағымдалған құрылымдық бөлiмшелер мен лауазымды адамдарға азаматтардың өтiнiштерiн бағыттауына жол берiлмейдi. Қайталанған өтiнiштерге қарау үшiн, тапсырған кезде оларға алдыңғы өтiнiштердiң карточкалары қоса берiледi.
67. Өтiнiштерге жауапты мекеме немесе құрылымдық бөлiмше басшысы, ауызша немесе жазбаша нысанда бередi. Жауап ауызша берiлгенде тiркеу-есепке алу нысанына тиiстi жазба жасалады. Жазбаша жауаптың тiркеу нөмiрi құрылымдық бөлiмше индексiнен, iстiң iстер номенклатурасындағы нөмiрiнен және өтiнiштiң тiркеу нөмiрiнен тұрады.
68. Тегi, аты, әкесiнiң аты көрсетiлмеген, қолы және тұрғылықты жерi туралы деректерi жоқ жазбаша өтiнiштер, жасырын өтiнiштер ретiнде саналады және тiркеуге қаралуға жатпайды.
69. Мекеменiң құзыретiне кiрмейтiн мәселелер бойынша өтiнiш, 3 күн мерзiмде қатыстылығы бойынша жолданады.
70. Күнтiзбелiк жыл аяқталған соң азаматтардың өтiнiштерi iске жинақталып және мұрағатқа тапсырылады.
71. Иесi көрсетiлмеген арыздар кеңседе жыл бойына сақталады, содан кейiн актi бойынша жойылады.
72. Мекеме бекiтетiн мекеме басшылары азаматтарды қабылдау кестесiн тоқсан сайын жасайды. Қабылдау кестесi мекемелiк холдында ақпараттық қабырғаға iлiнедi.
73.Мекеме басшылығының жеке қабылдауын азаматтарды алдын-ала тiркеудi, кеңсе маманы жүргiзедi. Азаматтарды қабылдауды есепке алу өтiнiш берушiнiң тегi, аты, әкесiнiң аты, оның жұмыс орны, лауазымы, мекен-жайы өтiнiштiң қысқаша мазмұны, тапсырма және қарау нәтижелерi (№3, №4 қосымша) көрсетiлiп карточкалар бойынша жүргiзiледi.
Жүргiзiлген қабылдаулар туралы есептi деректердi, кеңсе маманы компьютерлiк деректер қорына енгiзедi.
74. Егер өтiнiштi лауазымды адам қабылдау уақытында шешпеген болса, онда қозғалған мәселелер жазбаша түрде жазылады және олармен жазбаша өтiнiштердегiдей жұмыс жүргiзiледi. Қосымша тексеру жүргiзу қажет болған жағдайларда мерзiмi ұзартылуы мүмкiн, бұл туралы өтiнiш берушiге хабарланады.
75. Кеңсе тоқсан сайын өтiнiштердiң қаралу барысы туралы мәлiмет жасайды және есептiк тоқсаннан кейiнгi айдың бесi күнi мекемелерге жеке мәселелер бойынша, азаматтарды қабылдау қорытындысы бойынша ақпаратты ұсынады. (№5 қосымша).
Мөрлердi, мөртабандарды және бланкiлердi
есепке алу мен сақтау
76. Мекеменiң атауы көрсетiлген мөрлер, мөртабандар мен бланкiлер мiндеттi түрде есепке алынуы және сейфтерде немесе жанбайтын темiр шкафтарда сақталуы тиiс. Есепке алуға және сақтауға жауапты тұлғаларды құрылымдық бөлiмшелердiң басшылары анықтайды.
77. Мекеменiң баспаханалық бланкiлерiн есепке алу үшiн парақтың оң жақ төменгi бұрышына реттiк нөмiрi мен сериясы қойылады.
78. Бөлiнген бланкiлердi жою тиiстi тiркеу-есепке алу нысанына белгi салу арқылы, актi бойынша жүзеге асырылады.
79. Бланкiлердi жедел полиграфия құралдарымен көбейтуге және көшiрмелеуге рұқсат етiлмейдi.
80. Iс жүргiзу қызметiнде жасақталып болған құжаттар мекеменiң ведомствалық мұрағатына тапсырылғанға дейiн сол орнындағы iстерде жыл бойы сақталады.
81. Кеңсе бастығы, мекемелердiң құрылымдық бөлiмшелер басшылары құжаттар мен iстердiң сақталуын қамтамасыз етедi. Iстер жұмыс кабинеттерiндегi немесе осы мақсат үшiн арнайы бөлiнген үй-жайлардағы шкафтарда және сейфтерде сақталады.
82. Iстер мекеменiң бекiтiлген iс номенклатурасына сәйкес қойылады, мұқабалар түбiртектерiнде олардың индекстерi көрсетiледi.
83. Iстер басқа ұйымдардың уақытша пайдалануына кеңсеге жетекшiлiк ететiн мекеменiң рұқсатымен ғана берiледi. Берiлген iстiң орнына карта орынбасары қойылады.
84. Iстен құжаттар алғанға Қазақстан Республикасы заңдарына сәйкес, құжаттардың куәландырылған көшiрмесiн және түп нұсқалардың алынғаны туралы актiнi мiндеттi түрде iсте қалдырады.
85. Электрондық құжаттарды жеке компьютерге сақтау файлдар түрiнде жүзеге асырылады, бiр құжат тиiстi электрондық iстердегi (папкiлердегi) бiр файл.
Информация о работе Қазақстан Республикасының мекемелерінде іс қағаздарын жүргізу жөніндегі