Қазақстан Республикасының мекемелерінде іс қағаздарын жүргізу жөніндегі

Қазақстан Республикасының мекемелерінде

іс қағаздарын жүргізу жөніндегі

  НҰСҚАУЛЫҚ

1-тарау. Жалпы ережелер

              1. Қазақстан Республикасының мекемелерінде іс қағаздарын жүргізу жөніндегі осы Нұсқаулық (бұдан әрі – Нұсқаулық) «Әкімшілік рәсімдер туралы», «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңдарына, Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2003 жылғы 2 маусымда №2331 тіркелген Қазақстан Республикасының Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті төрағасының «Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелерін бекіту туралы» 2003 жылғы 29 сәуірдегі №33 бұйрығына, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік ҚР СТ 1042-2001 «Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» стандартына сәйкес әзірленді.

              2. Нұсқаулық Қазастан Республикасының мекемелерінде (бұдан әрі - мекемелер) құпия емес сипаттағы ресми құжаттармен жұмысын жасау және ұйымдастыру талаптарын айқындайды.

              3. Осы Нұсқаулықта белгіленген тәртіптер мекеменiң барлық қызметкерлері үшін міндетті. Осы Нұсқаулықтың бұрмалауына кінәлі мекемелердің қызметкерлері заңдарға сәйкес жауапкершілік көтереді.

              4. Құжаттау мен құжаттау мен басқару ісіне басшылық пен бақылауды ол туралы Ережеге сәйкес әрекет ететін құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі (бұдан әрі – кеңсе) жүзеге асырады. Кеңсе құрылымдық бөлімшелерге, ведомстволық бағынысты ұйымдарға, аумақтық органдарына Нұсқаулықты қолдану бойынша әдістемелік және тәжірибелік көмек көрсетеді, олардың талаптарының орындалуын бақылауды жүзеге асырады.

              5. Кеңсенің басшысы ауысқан кезде құжаттар мен істер қабылдау-өткізу актісімен (№1 қосымша) жаңадан тағайындалған кеңсе басшысына тапсырылады.

              6. Кадр жұмысы міндетті түрде қызметкерлерін осы Нұсқаулықпен таныстырып, Нұсқаулық барлық бөлімдерге жеткізіліп, мамандар пайдалануына мүмкіндік болатындай жерде болуы тиіс.

                                                      2-тарау. Құжаттау

                                                 1. Құжаттардың құрамы

7. Мекемелердің қызметі құрамы мекеме құзыретімен, мәселелерді шешудің тәртібімен, басқа мемлекеттік органдармен және ұйымдармен байланыс көлемімен және сипатымен айқындалатын құжаттамамен қамтамасыз етіледі.

8. Мекемелерде әкімшілік және ұйымдастырушылық мәселелерін, басқару, өзара іс-әрекет жасау және қызметті реттеу мәселелерін шешу мақсатында мынадай құжаттар жасалады:

1) ұйымдастырушылық-құқықтық (ережелер, регламенттер, нұсқаулықтар, штат кестелері және басқалары);

2) өкімдік (қаулылар, бұйрықтар және басқалар);

3) анықтамалы-ақпаратты (актілер, шарттар, баяндау, түсініктемелік хаттар, қорытындылар, хаттар, анықтамалар және басқалар);

4) жоспарлы-есепті (жылдық, тоқсандық, басқа да жоспарлар және есептер);

Мекемелер өз жұмыс ерекшеліктеріне байланысты құжаттардың басқа да түрлерін жасайды.

9. Басқа мемлекеттік ұйымдардың мүдделеріне қатысты құжат жобасы олармен алдын-ала келісіледі. Құжат жобасына келіспеушіліктер қосымшамен ресімделеді немесе ілеспе хатта көрсетіледі.

10. Мекемелер өз құзыретінің шегінде басқа да ұйымдармен және жекелеген азаматтармен хат алмасуды жүзеге асырады.

                                 Құжаттардың деректемелерін ресімдеуге

                                              қойылатын талаптар

11. Деректемелер ресми құжаттарды ресімдеудің міндетті элементтерi болып табылады. Олардың құрамы және орналасу сұлбасы Қазақстан Республикасы Мемлекеттік ҚР СТ 1042-2001 «Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» стандартымен айқындалған.

12.  Мекемелерден шығатын құжат түрінің атауы Қазақстан Республикасының заңдарымен, мекеменің құрылтайшылық құжаттарымен регламенттеледі.

13. Құжаттың уақыты оған қол қойған немесе бекітілген уақыт, хаттама үшін – мәжіліс өткен (шешім қабылданған) уақыт, актілер үшін – оқиға уақыты болып табылады. Егер құжаттың авторлары бірнеше мемлекеттік ұйым болса, онда құжат  уақыты неғұрлым соңғы қол қойған мерзім болады.

14. Уақытты сөзді-цифрлі тәсілмен жазу қаржылық сипаттағы мәліметтері бар, азаматтардың, ұйымдардың құқықтарын анықтайтын құжаттарда, сондай-ақ нормативтік  құқықтық актiлерге сілтеме жасағанда пайдаланылады. Қалған жағдайларда цифрлық тәсіл қолданылады. Құжаттың күні мен айы екі жұп араб цифрымен нүкте арқылы бөлініп, жылы – төрт араб цифрымен айдан нүкте арқылы бөлініп ресімделеді. Егер күннің немесе айдың реттік нөмірі бір цифрдан тұрса, онда оның алдына нөл қойылады. Құжаттың қол қойылатын, бекітілетін, келісілетін уақыттары, сондай-ақ құжат мәтінінде бар уақыттар цифрлық тәсілмен мына ретте ресімделеді: күні, айы, жылы.

15. Құжаттың тіркеу нөмірі, оның жеке корреспондеттік нөмірінен, орындаушы-құрылымдық бөлімшенің индексінен және құжаттың тіркеу-есепке алу нысанындағы реттік нөмірінен тұрады. Бастамашылық құжаттарда реттік нөмір нүктемен бөлінеді.

16. Іс жүргізу қызметі аяқтамаған және орындалуы ұақ мерзімді талап ететін, келесі жылға өткен құжат қайта тіркеуге жатады. Құжатқа тіркеу-есепке алу нысанында жаңа реттік нөмірі беріледі, бұрынғысы – жақшаға алынады.

17. Мекемелердің бірнеше ұйыммен бірлесіп жасаған құжаттың тіркеу нөмірі ұйымдар – авторлар берген тіркеу нөмірлерінен тұрады, олар құжаттағы авторлар көрсеткіштері ретінде қиғаш сызық (бөлгіш) арқылы қойылады.

18. Жауап беру құжатында кіріс құжатының тіркеу нөміріне және уақытына сілтеме беріледі.

19. Хаттан басқа құжаттардың барлық түрлерін құрастырған кезде құжаттың жасалған немесе жасалып шығарылған жері көрсетіледі.

20. Қол жеткізуді шектеу белгісі нешінші дана екені көрсетіліп, бірінші парақтың жоғарғы оң жақ бұрышынан қойылады.

21. Ұйымның құжатын жолдаған кезде, құрылымдық бөлімшелер мекен-жай атауларын атау септігінде, құжат бағытталған тұлғаның лауазымын – барыс септігінде көрсетеді. Құжатты ұйымның басшысына жолдаған кезде оның атауы адресаттың лауазым атауының құрамына енеді.

Егер құжат бірнеше тектес ұйымдарға бағытталған болса, олар жинақталып көрсетіледі.

Құжатта мекен-жай төрттен артық болмауы керек. Екінші, үшінші, төртінші алушыға «Көшірме» сөзі жазылмайды. Алушы қатары көп болса, құжатты тарату тізімі (тізілімі) жасалады және құжаттың әрбір данасына бір-бір мекен-жайдан көрсетіледі.

Құжатты заңды тұлғаға жолдаған кезде пошталық мекен-жайы көрсетілуі мүмкін. Құжатты жеке тұлғаға жолдағанда пошталық мекен-жайы, содан кейін – алушының фамилиясы мен аты-жөні көрсетіледі.

22. Құжаттарды бекіту бекіту белгісін қою немесе өкімдк құжат шығару арқылы жүзеге асырылады. Өкімдік құжат қосымша түсіндірулер мен жазбаша өкімдер қажет болған жағдайда шығарылады.

Құжаттың бекіту белгісі құжаттың бірінші парағының оң жағы жоғарғы бұрышына қойылады және «БЕКІТЕМІН» деген сөзінен, лауазым атауынан, қойылған қолдан, есімнің бас әрпінен, фамилиядан және бекіту уақытынан тұрады.

Құжатты лауазымы тең екі немесе одан да көп тұлғалар бекіткен кезде бекіту белгісі ұйымдар атауларының әліпбилік ретімен орналасады.

Құжатты қаулымен, бұйрықпен, хаттамамен бекіткен кезде бекіту белгісі «БЕКІТІЛДІ» («БЕКІТІЛГЕН», «БЕКІТКЕН») деген сөзден, өкімдік құжаттың көмектес септігіндегі түрінен, оның уақыты мен нөмірінен тұрады.

23. Құжаттың келісу белгісі құжаттағы соңғы парақтың төменгі сол жақ бұрышынан қойылады және «КЕЛІСІЛДІ» («КЕЛІСІЛГЕН») деген сөзінен, құжатты келісетін тұлғаның лауазымы атауынан (ұйым атауын қоса алғандағы), жауапты тұлғаның өз қолынан және қойылған қолдың толық мәнінен, келісу уақытынан тұрады. Құжат лауазымдары тең екі және одан да көп тұлғалармен келісілген кезде келісу белгілері ұйымның ресми атауларындағы әліпбилік ретпен орналастырылады. Құжат бірнеше лауазымды тұлғалармен келісілген кезде, келісу белгілері қызметтерінің лауазымдық бағыныстылығына сәйкес орналастырылады.

Егер келісу хатпен, хаттамамен немесе басқа құжатпен жүзеге асырылатын болса, онда келісу белгісінде құжат түрі, ұйым атауы, құжат уақыты мен нөмірі көмектес септігінде көрсетіледі.

Құжатты бірнеше ұйыммен сырттан келісу келісу парағы арқылы ресімделуі мүмкін.

24. Ішкі келісу құжат жобасына орындаушының, мүдделі тұлғалардың, қажет болған жағдайда қаржы қызметінің жауапты тұлғаларының бұрыштама қоюы жолымен ресімделеді. Бұрыштамада бұрыштама қоюшының қолы, оның толық мәні (есімінің бас әрпі, фамилиясы), уақыты, қажет болған жағдайда, бұрыштама қоюшының лауазым атауы қамтылады. Ескертулер құжат жобасына қоса беріледі және оған қол қойылады. Бұрыштамалар құжат жобасының соңғы парағына, оның өң бетіне қойылады.

25. Мәтінге қойылатын тақырып қысқа, әрі мәтіннің мазмұнын дәл беретін болуы керек. Тақырып соңына нүкте қойылмайды.

10 жолдан аз мәтінге және А5 пішінді бланкіге жасалған құжатқа тақырып қойылмайды.       

              26. Құжатқа қол қойылған қолда қол қойған тұлға лауазымының атауы қамтылады. Егер құжат бланкiде жасалса және құжатқа қол қою бiрнеше бетте бланкiдей болса, онда құжатқа қол қойған тұлғаның лауазымы толықтай көрсетiлмейдi. Құжатқа лауазымдары тең екi және одан да көп тұлғалар қол қойған жағдайда, олардың қойған қолдары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлiмшелердiң ресми атауларындағы әлiпбилiк ретпен орналасады. Құжатқа бiрнеше лауазымды тұлға қол қойған кезде, олардың қойған қолдары қызметтерiнiң лауазымдық бағыныстылығына сәйкес бiрiнен кейiн бiрi орналастырылады. Комиссия жасаған құжатта қол қоюшы тұлғалардың лауазым атаулары емес, олардың комиссия құрамындағы мiндеттерi көрсетiледi. Мекемелердiң алқалы органдары (алқалар, кеңестер және басқалары) құжаттарына төраға мен хатшы (төрағалық етушi және жазбаны жүргiзушi тұлға) қол қояды.

              Құжатқа лауазымды тұлғаның мiндетiн атқарушы лауазымы мен фамилиясын көрсетiп қол қоюы мүмкiн. Қол қойғанда “үшiн” көмекшi сөзiн қосуға, “Орынбасары “ деген жазуды немесе қызмет атауының алдынан қиғаш сызықты (бөлгiштi) қолдан қоюға жол берiлмейдi.

              27. Мөр құжаттағы лауазымды тұлға қойған қолдың түп нұсқалығын куәландырады. Бланкiсiз құжаттар мекемелердiң мөрiмен куәландырылуы тиiс. Бланкiдегi құжаттар Қазақстан Республикасы заңдарында қарастырылған кейбiр жағдайларда болмаса, мөрмен куәландырылмайды. Мөр бедерi лауазым атауы мен қойылған қол бөлiгiн қамтитын болуы керек.

              28. Құжатты орындаушы туралы белгi “Орынд” деген қысқартылған сөздi, құжатты орындаушының фамилиясын, аты-жөнiн және әкесiнiң есiмiн, оның телефон нөмiрiн қамтиды және бұл құжаттың соңғы парағына, оның оң бетiне немесе қайырма бетiне сол жақ төменгi бұрышынан жазылады.

              29. Құжаттың мекемелерге келiп түскенi туралы белгi кiрiс құжатының нөмiрiн қамтиды және құжаттың бiрiншi парағына, оның оң бетiндегi оң жақ төменгi бұрышынан қойылады.

              30. Файлдың атын, оператордың кодын, уақытын және құжаттың әрбiр парағына сол жақ төменгi бұрышынан қойылатын басқа да iздестiру деректерiн қамтитын белгi (колонтитул) құжаттың электрондық көшiрмелерiне индентификатор болып табылады.

              31. Бұрыштама құжаттың бiрiншi парағына, оның жоғарғы бөлiгiндегi мәтiннен бос орынға қойылады. Бұрыштаманы жеке бланкiде (фишкiде) ресiмдеуге болады.

              Бұрыштама құрамына орындаушының (орындаушылардың) фимилиясы тапсырманың (тапсырмалардың) мазмұны, орындалу мерзiмi, қойылған қолы кiрiс және шығыс тiркеу нөмiрi мен уақыты кiредi. Тапсырма лауазымы тең екi немесе бiрнеше тұлғаға берiлген жағдайда, жауапты орындаушы тапсырмадағы бiрiншi көрсетiлген тұлға болып табылады. Оған бiрлесiп орындаушыларды шақыру және  олардың жұмыстарын үйлестiру құқығы берiледi.

              32. Мәселенi өзiнiң қарауына қабылдаған кезде мекеменiң лауазымды тұлғасы қойылған мәселенi шешу мекеменiң және осы лауазымды тұлғаның құзыретiне кiретiндiгiн бiлуi тиiс. Егер мәселе белгiленген құзырет шегiнен шығатын болса, онда уәкiлеттi лауазымды тұлға үш күннен аспайтын мерзiмде өтiнiш беруiнше мiндеттi түрде хабарлап отырып, жүгiнудi құзыреттi мемлекеттiк органға немесе лауазымды адамға жiберу туралы шешiм қабылдайды.

              33. Мекемеге қайтарылуын талап ететiн құжатты жiберу кезiнде, мекемеге  қайтарылуы қажет жөнiнде белгi қойылады.    

Баспа құралдарының көмегiмен дайындалатын құжаттарға

қойылатын талаптар

              34. Құжат мәтiнi А 4  және  А 5  пiшiндi бланкiде компьютер техникасының құрылғылары көмегiмен мөлшерi 14 Arial немесе  Times New Roman харiптерiмен жоларалық бiр интервалда басылады. Кейбiр жағдайларда харiп мөлшерi мен жоларалық интервал басқаша болуы да мүмкiн.

              Баспаға дайындалатын құжаттың мәтiнi екi жоларалық интервал арқылы басылады.

              35. Құжат мәтiнiн басқан кезде тыныс белгiлерiнен кейiн аралық орын қалдырылады. Цифрлық тәсiлмен ресiмделген құжатта уақыт элементтерiн бөлетiн нүктеден кейiн аралық орын қалдырылмайды.

              36. Құжаттың бiрнеше жолдан тұратын деректемелерi жоларалық бiр интервалмен басылады. ”Хат алушы”, “бекiту белгiсi” және “келiсу белгiсi” деген сөздер басқа құрамдас элементтерiнен жоларалық екi интервалда компьютерлiк техниканың баспа құрылғыларында бөлектенедi.