Архивный фонд РФ

    - наличие правового акта об образовании учреждения (акт, устав, указ, декрет, закон, положение);

    - самостоятельный баланс, смета, счет в банке;

    - штатное расписание;

    - самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая печать и др.).

    Вместе  с тем, самостоятельное структурное  подразделение также может быть фондообразователем, если его документы  образуют обособленный исторически  значимый комплекс.

    В Основных правилах работы государственных  архивов 1984 г. даны правила определения  границ фонда в случае реорганизации, эвакуации учреждения и др.

    Однако  для материалов новейшего времени (периода 90-х гг. XX в.) задача определения границ архивных фондов является весьма актуальной, потому что часто возникает вопрос, присоединить ли новые поступления к уже существующему фонду или создать новый архивный фонд? В этом случае следует учитывать коренные изменения в жизни государства и общества. В табл. 5 приведены факторы, влияющие на определение границ архивного фонда.

    Ниже  дается определение хронологических  границ архивных фондов.

    Иногда  возникают затруднения по определению  крайних дат документов архивного фонда учреждения и архивного фонда личного происхождения. Поясним, что крайними датами документов архивного фонда учреждения являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учреждения-предшественника.

    Крайние даты документов архивного  фонда личного  происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты.

    Заключение 

    Определение фондовой принадлежности документов

    Определить  фондовую принадлежность документов —  значит определить соответствие документов какому-либо архивному фонду на основе соответствующих признаков. Фондовая принадлежность всегда устанавливается при непосредственном изучении документов.

    Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается официально принятое полное, а в скобках— сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы.

    Если  этих сведений нет на обложке или  они вызывают сомнение, а также если делу «не повезло» и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.

    Все документы по месту их составления  обычно подразделяются на входящие, внутренние и исходящие.

    Фондовая  принадлежность входящих документов (полученных фондообразователем) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, тексту (содержанию) документа, резолюциям, пометам.

    Фондовая  принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц.

    Фондовая  принадлежность оттисков (копий) исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по содержанию документов и делопроизводственным номерам.

    Фондообразователем  входящих документов является адресат, а внутренних и исходящих —  автор.

    Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками, так как они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя.

    Фондовая  принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т. п. Иногда эти косвенные признаки могут быть решающими.

    При определении фондовой принадлежности надо запомнить:

    1) в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования;

    2) учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников;

    3) в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.

    Список  использованных источников 

    ФЗ  «Об архивном деле в Российской Федерации» от 27 октября 2004г. 

    Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98. - М., 1998. 

    Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. – М., 2007.