Архивный фонд РФ

    Для документов государственной и негосударственной  частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения (рис. 4): 

      

    постоянное, временное, постоянное в собственности  государства, депозитарное.

    Постоянное  хранение — бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же и архиве негосударственного учреждения.

    Временное хранение — хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение документов в учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом документов); наконец, учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов негосударственной части АФ РФ по договору с их собственником. Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

    Хранение  в собственности  государства — это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки. Этим основанием скорее всего может быть договор дарения или купли-продажи, заключенный между собственником и государственным архивом, музеем или библиотекой, а также:

    - приобретение документов Росархива на аукционе или у торгово-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом;

    - передача государству так называемых бесхозных материалов в том случае, если при ликвидации учреждения или организации у архива не оказалось законных «наследников».

    Депозитарное  хранение документов — временное хранение документов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату.

    Возникает вопрос: откуда взялись отраслевые фонды, ведь в законе об архивах ясно сказано: «государственное хранение —  государственным архивам, а также государственным музеям и библиотекам»? Отраслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного (в том числе депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством. В табл. 2 приводится перечень отраслевых фондов с правом депозитарного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации.

    В соответствии с Федеральным законом  «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.) Архивный фонд Российской Федерации  состоит из архивных документов, относящихся  к государственной собственности (ст. 7), муниципальной собственности (ст. 8), частной собственности (ст. 9).

    При этом государственная собственность  складывается из архивных документов, относящихся к федеральной собственности  и к собственности субъектов  Российской Федерации. К муниципальной собственности относятся архивные документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций. К частной собственности относятся архивные документы организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государственными и муниципальными, а также документы, созданные гражданами или законно приобретенные ими.

 

 

Организация документов и дел  в пределах архивов (второй уровень организации  документов)

    Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам —  фондам и коллекциям.

    При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации:

    - принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам);

    - логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям).

                    

    В этом разделе рассмотрим вопросы  организации дел в пределах архива с учетом принципа происхождения. В первую очередь остановимся на таких важнейших понятиях для архивоведения, как архивный фонд и фондообразователь.

    Архивным  фондом организации  или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя. Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом. В соответствии с ГОСТ Р51141 -98 архивный фонд — это совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой.

    Виды  и разновидности архивного фонда  и приравненная к нему в качестве классификационной и учетной  единицы архивная коллекция в графическом варианте приведены на рис. 5.

    Архивным  фондом учреждения (организации) называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации).

    Объединенным  архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых частей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою исторические и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для частных лиц — родственные, профессиональные, творческие отношения) (табл. 3).

    

    Архивным  фондом личного происхождения  называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Например:

    Фонд  лица:

    Александр III. 1854 -1894 (ГАРФ. Ф.677,2 оп., 1333 ед. хр., 1845 -1896). Николай П. 1868-1918 (ГАРФ. Ф.601, 2оп., 2513 ед. хр., 1860-1991).

    Фонд  семьи:

    Ивашевы (ГАРФ, Ф.1714, 1 оп., 75 ед. хр., 1827-1892):

    Ивашев  В. П., декабрист, член «Южного общества» — (1797-1840);

    Ивашева К. П. (урожденная Ле-Дантю), жена В. П. Ивашева (1808 -1839).

    Фонд  рода:

    Бакунины  (ГАРФ, Ф.825, 1 оп., 1530 ед. хр., 1728-1987): Бакунин М.В., вице-президент Камер-коллегии. 1730—1803; Бакунин Н.Н., Санкт-Петербурга гражданский губернатор, сенатор 1764-1837;

    Бакунин А. М., предводитель дворянства Новоторжского уезда Тверской губернии. 1768—1854;

    Бакунин М.А., идеолог анархизма, участник революционного дви жения в России. 1814—1876;

    Бакунин Н.А., мировой судья Устюжского судебного округа, общественный деятель. 1818 — 1901;

    Бакунин П.А., новоторжский уездный предводитель дворянства, земский деятель, философ. 1820 — 1900;

    Бакунин А. А., земский деятель, участник обороны Севастополя во время Крымской войны. 1821—1908; Бакунин И.А., подпоручик. 1819—1900.

    Муравьевы-Апостолы (ГАРФ, Ф.1002, 2 оп., 23 ед. хр., 1799-1980): Муравьев-Апостол И.М., дипломат, член Коллегии МИД, писатель. 1765-1851;

    Муравьев-Апостол  М.И., декабрист, член «Союза спасения», «Союза благоденствия», «Южного общества». 1793 — 1886; Муравьев-Апостол СИ., декабрист, член «Союза спасения», «Союза благоденствия», «Южного общества», руководитель восстания Черниговского полка. 1795 — 1826.

    Архивной  коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фон-дообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.). В табл. 4 перечислены признаки, по которым создаются архивные коллекции.

    Организация документов в пределах архивного  фонда называется фондированием.

    Фондирование  складывается из следующих видов  работ:

    1) определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;

    2)  определение фондовой принадлежности документов.

    Архивные  документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондировании.

    

    Как было сказано ранее, пересистематизация материалов производится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный оборот. Такой вид работы может встретиться в исторических архивах, сложившихся в XVIII—XIX вв., где фонды обрабатывались разными поколениями архивистов, которые руководствовались различными методическими принципами.

    Если  в государственном архиве приходится выполнять большой объем работ  по фондированию, значит образовался  значительный массив россыпи — материалов из разных фондов, разрозненных и неописанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными обстоятельствами:

    - стихийными бедствиями и пожарами;

    - войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последующей реституцией;

    - военными действиями вследствие социальных потрясений, переворотов;

    - реформами госаппарата, органов власти и управления.

    Предварительные этапы работы по фондированию. Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, познакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, с задачами и функциями, возложенными на него, определить масштаб деятельности фондообразователя, т. е. кому он подчинялся и какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.

    Следует также ознакомиться с основными  видами документов фон-дообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразователя.

    По  выясненным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках.

    Далее в исторической справке следует  изложить сведения по истории фонда, выяснить:

    - когда поступил фонд на хранение;

    - степень его сохранности;

    - объем фонда;

    - крайние даты документов.

    В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического  использования.

    К исторической справке необходимо приложить  графическую схему структуры  фондообразователя, список источников и литературы, использованных при написании справки.

    Определение границ архивного  фонда. Далеко не из любого документального фонда может быть сформирован архивный. При определении фондообразователя следует учитывать юридическую самостоятельность учреждения, признаками которой являются: