Анализ и совершенствование кадрового обеспечения

· Разработка стратегии  управления персоналом с учетом применения новых технологий;

· Прогнозирование  и перспективное планирование кадров;

· Построение мотивационного механизма управления, системы социального  обеспечения;

· Анализ требований новых технологий к специалистам, рабочим местам, разработка перечня  новых специальностей, должностей;

· Анализ динамики развития персонала, анализ индивидуальных планов развития персонала, планирование персонала и его картера;

· Анализ трудовых процессов, анализ качества жизни, планирование социального развития.

Осознание руководством анализируемого предприятия необходимости  наличия хорошо организованной системы  управления персоналом, состоящей из высококвалифицированных специалистов позволит добиться хорошей слаженной  работы всего предприятия. 

На  примере Общества с ограниченной ответственностью ООО«Росгосстрах-Урал» в целях повышения эффективности кадрового обеспечения рекомендуется:

1.Внедрение кадрового  планирования. Сущность кадрового  планирования заключается в предоставлении  людям рабочих мест в нужный  момент времени и необходимом  количестве в соответствии с  их способностями, склонностями  и требование ми производства. Рабочие места с точки зрения  производительности и мотивации должны позволить работающим оптимальным образом развивать свои способности, повышать эффективность труда, отвечать требованиям создания достойных человека условий труда и обеспечения занятости.

Кадровое планирование осуществляется как в интересах  организации, так и в интересах  ее персонала. Для организации важно  располагать в нужное время, в  нужном месте, в нужном количестве и  с соответствующей квалификацией  таким персоналом, который необходим  для решения производственных задач, достижения ее целей. Кадровое планирование должно создавать условия для  мотивации более высокой производительности труда и удовлетворенности работой. Людей привлекают в первую очередь  те рабочие места, где созданы  условия для развития их способностей и гарантирован высокий и постоянный заработок. Одной из задач кадрового  планирования является учет интересов  всех работников организации. Следует  помнить, что кадровое планирование тогда эффективно, когда оно интегрировано  в общий процесс планирования организации. Кадровое планирование в  организации должно дать ответ на следующие вопросы:

- Сколько работников, какой квалификации, когда и где  они будут необходимы?

- Каким образом  можно привлечь нужный и сократить  излишний персонал без нанесения  социального ущерба?

- Как лучше  использовать персонал в соответствии  с его способностями?

-Каким образом обеспечить развитие кадров для выполнения новых квалифицированных работ и поддержания их знаний в соответствии с запросами производства?

- Каких затрат  потребуют запланированные кадровые  мероприятия?

Так же следует  обратить внимание на то, что ещё  одним весьма эффективным направлением деятельности отдела делопроизводства и кадров представляется формирование кадрового резерва. Динамику карьеры  руководителя определяют два основных параметра: потенциал продвижения  и уровень текущей профессиональной компетенции.

Должности в  аппарате управления должны замещаться в соответствии со следующими принципами:

1) в низшем  звене управления и в штабных  подразделениях – молодыми специалистами;

2) во всех  звеньях – руководителями и  специалистами из своей и других  организаций;

3) в управленческой  элите – путем сочетания ротации  и ускоренного продвижения собственных  перспективных кадров, что достигается  путем формирования резерва для  замещения руководящих должностей  – специально сформированной  группы руководителей, специалистов, достигших положительных результатов  в профессиональной деятельности, удовлетворяющих определенным требованиям  и прошедших целевой отбор.

Резерв целесообразно  создавать для всех руководящих  должностей филиала и прежде всего  для ключевых должностей, суммарное  количество которых должно составлять двести человек. Если команду резерва  из собственных сотрудников сформировать не удается - это признак слабости организации. 

   

Делопроизводственное  обеспечение системы  управления персоналом 

      «Делопроизводственное обеспечение  - организация работы с документами,  обращающимися в системе управления  персоналом. Его основой является  делопроизводство - полный цикл обработки  и движения документов с момента  их создания работниками кадровой  службы (или получения ими) до  завершения исполнения и передачи  в другие подразделения» ( Кибанов  А.Я.)¹²

Основными функциями по делопроизводственному  обеспечению системы  управления персоналом являются:

1)- своевременная  обработка поступающей и передаваемой  документации;

2)- доведение  документации до соответствующих  работников для исполнения;

3)- печать документов  по кадровым вопросам;

4)- регистрация,  учет и хранение документов  по персоналу;

5)- формирование  дел в соответствии с номенклатурой,  утвержденной для данной организации; 

6)-копирование  и размножение документов по  кадровым вопросам;

7)- контроль за  исполнением документов; передача  документации по вертикальным  и горизонтальным связям .

Итак, в зависимости  от размеров рассматриваемой организации  процесс делопроизводства может  либо осуществляться непосредственно  в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо же он может быть рассредоточен между  различными звеньям.

В первом случае делопроизводство по форме организации  работ является централизованным, во втором - децентрализованным. Стоит  отметить ,что на практике, согласно исследовательским опросам, преобладает  смешанная форма. В своей книге  Кибанов достаточно точно описывает  характерные для этой формы черты:

« Деятельность при данной форме рассредоточена таким образом, что часть наиболее значимых и важных работ, выполняется  в одном отведённом месте/отделе, а остальная часть работ распределена между всеми подразделениями  и службами, в том числе в  кадровой службой. В этом случае ответственность  за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное  лицо из числа ее работников.» (Кибанов  А.Я.)

Знание каждым работником сферы управления персоналом делопроизводственной терминологии является одним из условий грамотного, квалифицированного исполнения служебных обязанностей в рамках своей компетенции. Нечеткое представление о границах основных понятий делопроизводства, неверное их толкование чреваты служебными ошибками.

Термином «делопроизводство» определяется самостоятельная отрасль  административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и  организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе выполнения своих функций.

В научной литературе последнего десятилетия в качестве синонима термина «делопроизводство» стало использоваться понятие «документационное  обеспечение управления», чем подчеркивается информационно-технологический характер современной организации делопроизводства.

Важнейшей частью документационного обеспечения  управления является документирование, представляющее собой регламентированный процесс фиксации на различных материальных носителях и оформления на основании  установленных требований и норм всей необходимой для управленческой деятельности информации.

В результате процесса документирования появляется документ (лат. documentum - свидетельство, доказательство) - зафиксированная на материальном носителе первичная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В документе, выступающем одновременно и средством, и способом выполнения возложенных на аппарат управления функций, отражаются все формы управленческой деятельности, определяя его полифункциональность.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе  управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные  системы документации: плановая (плановые задания по кадровым вопросам и т. д.); первичная учетная (по учету труда  и заработной платы и пр.); отчетно-статистическая (по численности, балансу, зарплате, производительности труда и т. д.); по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному  страхованию); организационно-распорядительная (акты, письма и пр.). В соответствии с выполняемыми функциями кадровая служба может вести следующие  кадровые документы: личные дела, личные карточки, трудовые книжки; проекты  приказов по кадровым вопросам, план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии  трудовой дисциплины, данные о текучести  кадров и т. д.

Документационное  обеспечение подразумевает организацию  работы с документами, обращающимися  в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения  системы управления персоналом является делопроизводство – полный цикл обработки  и движения документов с момента  их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Требования к  оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, которая представляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных  актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.¹³

Согласно ГОСТу  делопроизводством, а так же документационным обеспечением управления считается  ты отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами¹⁴

Структура законодательной  и нормативной  базы кадрового делопроизводства.

1)- Законы Российской  Федерации.

2)- Указы Президента  РФ, постановления Правительства  РФ: нормативная документация, в  соответствии с которой оформляются  документы; нормативная документация  по организации делопроизводства; нормативная документация по  организации архивного хранения  документов; Методические документы  организаций, местных органов  исполнительной власти по кадровому  делопроизводству.

3)- Нормативные  акты Госстандарта РФ, министерств,  ведомств, федеральных органов исполнительной  власти. 

     Проблемы  делопроизводственного обеспечения 

В настоящее  время всё больше и больше отечественных  государственных и коммерческих организаций не имеют отлаженной, упорядоченной системы ведения  делопроизводства,  даже не смотря на то обстоятельство, что рациональное и наиболее чётко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение, в состоянии очень существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Организация работы с документами является неотъемлемой  составной частью практически любого процесса управления, а так же принятия управленческих решений. Она является одним из наиболее важных факторов, которые влияют на качество управления, и на его оперативность.

Но что же включает в себя этот процесс? Его  основными аспектами являются:

1)- получения  информации

2)-ее переработки

3)-анализ

4)-подготовка

5)-принятие решения.

 Все вышеперечисленные  этапы самым тесным образом  связаны с делопроизводственным  обеспечением управления. Для получения  экономического эффекта прежде  всего важно качество информации. А качество в данном случае  определяется не только ее  количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

 В случае, если  на предприятии отсутствует  четкая организация работы с  документами, то, как следствие  этого, закономерно появление  документов низкого качества  как в оформлении, так и в  полноте и ценности содержащейся  в них информации, увеличение  сроков их обработки.