Роль делового общение в профессии менеджмент

  Достижение  цели совещания;

  Решение;

  Исполнители задания и сроки.

  Далее ниже приводятся те позиции, которые должны быть отражены в протоколе делового совещания:

  Дата и место  проведения;

  Номер протокола;

  Краткое содержание обсуждаемого вопроса;

  Присутствовали;

  Отсутствовали, причины отсутствия;

  Копии (фамилия  тех, кому предназначены);

  Повестка дня  по пунктам;

  Тема по пункту повестки дня;

  Обсудили (кто  выпустил);

  Постановили (сообщается, что именно);

  Выполнения  решения возложено на (фамилия);

  Сроки исполнения (дата).

  Подведение  итогов и принятие решения. Обычно решения  на деловом совещании принимаются  всеми вместе. Эффективность этого  решения зависит от того, насколько  каждому участнику совещания  удалось включить свои идеи и соображения  в общее решение. Подводятся итоги  совещания и делаются выводы. Определяются и те, кто и в какие сроки  должны выполнить определенный объем  работ. Определяются сотрудники, которые  будут выполнять задания. Сроки, в течение которых должны быть выполнены задания. Формы подведения итогов совещания (рассылка протокола  или его части, выписка из протокола). Принятие решения о широте информирования. Его может принимать весь коллектив  или отдельная его часть, отдельное  подразделение.

  Решения могут  вырабатываться двумя способами:

  Специально  избранная комиссия по подготовке решения  заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания  вносят свои корректировки и принимают  его по результатам голосования.

  Председатель  собрания подводит итоги обсуждение и формирует решение.

  Контроль над  выполнением решения. На этом этапе  совещания, определяются лица, которые  будут осуществлять контроль. Потому что без претворения решения  в жизнь и контроля над этим процессом любое деловое совещание  становится бессмысленным. 

2. Этапы и фазы делового общения 

  Анализ структуры  делового общения менеджера и  его динамики позволяет выделить четыре этапа³.

  Этап профессионального  общения – познание и составление  первичного психологического портрета взаимодействующего с менеджером человека. Психологическая информация о другом человеке зависит от конкретной ситуации общения и отражения его личностных свойств, степени знакомства с ним, наличия определенных сведений о  нем в характеристиках и рассказах  других работников. При непосредственном наблюдении за человеком являются его  вербальные и невербальные акты поведения:

  речь и ее содержание, направленность, логичность, продолжительность, экспрессивность, особенности лексики, грамматики, фонетики;

  выразительные движения, мимика и жесты, экспрессия лица;

  движения, перемещения  и позы человека, дистанция между  людьми, сближение, соприкосновение;

  физическое  воздействие на другого человека (касание, похлопывание, поглаживание, поддержка, совместные действия, отталкивание, толчки, удары).

  Важное значение для составления психологического портрета имеет анализ внешнего облика собеседника: манера одеваться, аккуратность в ношении одежды, следование моде или ее игнорирование, подражание в ношении одежды другим людям. При составлении первичного психологического портрета сотрудника рекомендуется ориентироваться на следующие параметры личности:

  направленность (потребности, мотивы, жизненные концепции  и планы, ценностные ориентации, установки, склонности, желания, вкусы);

  операционные  особенности поведения (знания, умения, навыки, привычки, жизненный и профессиональный опыт, стереотипы поведения); психохарактерологические качества, выражающие отношения к различным сторонам действительности;

  психические свойства и процессы (особенности  процессов и свойств интеллектуальной, познавательной и эмоционально-волевой  сфер личности);

  социально-психологические  особенности поведения (социальный и межличностный статус, роли, стиль  жизни и работы, культура коммуникативного поведения и стиль общения, социально-психологические  качества личности).

  Основными способами  построения психологического портрета в процессе делового общения могут  выступать: эмпатия, рефлексия, стереотипизация, индивидуализация.

  Эмпатия: как способ психологического анализа позволяет проникнуть в эмоциональное состояние людей, взаимодействующих в той или иной жизненной ситуации.

  Рефлексия: основывается на познании и оценке менеджером своей  позиции и размышлениях о позиции  другого человека, в ходе его мыслей, ближайших и перспективных планах поведения.

  Стереотипизация: строится на основе переноса выявленных в практике общения менеджера типичных способов поведения, типичных свойств той или иной личности на конкретную ситуацию взаимодействия.

  Индивидуализация  – это способ анализа поведения  и черт личности человека, в основе которого находится выявление особых психологических примет, индивидуальных особенностей деятельности, его умении и навыков.

  Этап профессионального  общения – создание соответствующих  условий и психологических предпосылок  эффективных коммуникаций. Важнейшей  психологической предпосылкой эффективного общения является выявление основной репрезентативной системы взаимодействующего с менеджером человека и опора  на нее в процессе непосредственного  контакта.

  По мнению-Д. Гриндера и Р. Бендлера, создателей теории нейролингвистического программирования, существует три основных канала, через которые люди получают информацию об окружающем мире: зрение, слух и кинетическое чувство. У каждого человека есть наиболее развитая репрезентативная система, которая может отличаться от репрезентативной системы другого человека.

  Этап профессионального  общения – непосредственный контакт  менеджера с другими лицами. Его  цель – получение определенной информации и воздействие на партнера. Этот этап общения важен для устранения противоречий, непонимания и разногласий, решения вопросов согласованности.

  Этап профессионального  общения – осознание менеджером результатов и последствий контактов.

  В деловом  общении выделяются несколько фаз:

  Наиболее ответственной  фазой является (подготовка делового общения, которое надо планировать, правильно выбрав место и время) определить для себя установки на результаты общения.

  Далее собственно наступают фазы общения. Первой из них  является (вхождение в контакт). В  этой фазе менеджер должен почувствовать  состояние, настроение партнера, освоиться  сам и дать возможность сориентироваться собеседнику – это самонастройка. Здесь очень важно сразу расположить  партнера к себе и обеспечить ровное начало общения. Этот период завершается  установлением психологического контакта.

  Следующая фаза – (концентрация внимания) на чем-то, какой-то проблеме, задаче сторон и разработке темы. Здесь выделяют мотивационный  зондаж. Он производится с целью  понять мотивы собеседника и выявить  его интересы.

  Далее наступает  фаза (аргументации и убеждения). Она  имеет место, если есть расхождение  во мнениях.

  Последней фазой  является фаза (фиксации результата). Менеджер должен уметь почувствовать тот  момент в общении, когда тема исчерпана  или собеседник проявляет беспокойство. В этом случае необходимо завершать  общение. Этот момент еще называют критическим. Но завершать деловое общение  нужно так чтобы была перспектива  продолжения, потому что разрыв отношений  это конец контактов. Разрыв отношений  для менеджера означает упущенные  возможности. Менеджер в любой деловой  беседе должен знать три аспекта (деловой, личный и динамику развития беседы). 
 
 
 
 

Заключение.

  По изученной  мною темы можно сделать вывод, что  деловое общение это процесс  взаимодействия между двумя или  более людьми, которые обмениваются важной информацией в сфере их профессиональной деятельности. Деловое  общение очень полезно в сфере  бизнеса, потому как бизнес это профессиональная деятельность, в сфере которой  люди устанавливают друг с другом контакт для получения важной информации, чтобы в дальнейшем строить  планы, поднимать свой карьерный  рост, повышать квалификацию, для того чтобы добиться намеченной цели.

  Тема делового общения очень распространена и  актуальна, она затрагивает множество  сфер общения, такие, к примеру, как: деловое общение по телефону, деловое  общение в письменном виде, деловое  общение по Интернету. Но самая важная сфера общения, которую затрагивает  эта тема на сегодняшний день это  деловое общение по телефону. Потому что многие люди занимающиеся бизнесом в основном большую часть деловых  вопросов, проблем, а также деловых  встреч решают и назначают по телефону. По оценкам многих специалистов, утверждено, что более 75% деловых вопросов решается именно по телефону.

  Деловое общение  также играет важную роль и для  менеджера. В его сфере деятельности оно очень необходимо, так как  менеджер должен, во-первых, уметь правильно  проводить деловые совещания, кроме  того, менеджер – организатор совещаний  должен уметь подготовить и ознакомить всех участников совещания с их повесткой  дня. Проводить различные деловые  сделки, должен уметь проводить переговоры с деловыми людьми, организовывать задачи, проводить разного рода мероприятия. Иногда менеджер должен уметь принимать  правильные, а в некоторых случаях  нестандартные решения.

  В деятельности менеджера самую важную роль играет деловой этикет, от того, как и  насколько он хорошо владеет им может во многом зависеть его карьера в будущем. Потому как менеджмент это очень квалифицированная профессия, в ходе которой менеджер должен соблюдать культуру делового общения, которая немыслима без соблюдения правил вербального, словесного и речевого этикета. Хорошие манеры прибыльны (это один из важнейших постулатов серьезного бизнеса во всем мире). Менеджер должен связанно владеть манерами речи, словарным запасом, в кругу деловых людей должен уметь правильно подбирать слова. Почему же деловой этикет так важен в сфере профессиональной деятельности, потому что, во-первых, он помогает сближению экономических и финансовых интересов торговых людей, бизнесменов. Во-вторых, менеджеру, предпринимателю для деловых совещаний, мероприятий и деловых встреч, нужно надевать соответствующую одежду. Так как хорошая одежда должна подчеркивать элегантность делового человека. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Практическая часть 

Тестирование. «Деловое общение»

Цель: выявить умения руководителей общается на «Деловом уровне»

В тестировании участвовали:

1. Зубцов Виктор Иванович ген. директор
2. Зубцов Глеб Викторович директор

 

  Зубцов Виктор Иванович ген. директор - стиль отношений можно назвать дипломатичным. Ваши сотрудники для Вас – партнеры, Вы серьезно относитесь к их мнениям и предложениям. Конечно, такой стиль отношений требует большой эмоциональной самоотдачи, но, в конечном счете, он оправдывает себя, поскольку позволяет сформировать коллектив единомышленников, преданных общему делу.

  Зубцов Глеб Викторович директор - стиль трудно определить однозначно – он во многом складывается под влиянием обстоятельств и даже Вашего сиюминутного настроения. Это несколько затрудняет отношения с коллегами, которые не всегда знают, чего от Вас ждать. Постарайтесь, по крайней мере, быть более последовательным. 

  Вывод:

  Зубцов В.И. отлично владеет деловым общением.

  Зубцов Г.В. не хватает опыта и практике делового общения. 

  Рекомендация: Зубцову Г.В. больше общаться с деловыми партнерами, смотреть на своего стояще выше руководителя учится и него, прислушиваться к своим коллегам, читать литературу по Деловому общению. 

  См.Приложение №2     
 
 
 
 
 
 

Список используемой литературы

1. Андреев И.А. Этика деловых отношений. Издательство “Вектор” Санкт-Петербург 2005 год.
2. Мальханова И.А. Деловое общение. Проект Москва Трикста 2005 год.
3. Мери Митчелл Джон Корр. Деловой Этикет “Шаг за шагом”.
4. Казначевская Г.Б. Менеджмент – М.: феникс 2008.
5. Чередниченко И.П. Психология управления. Ростов-на-Дону: Феникс, 2004.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение№1

Таблица 1 - Технология организации и проведения делового совещания.