Коммуникативные процессы в структуре профессиональной деятельности

     МОСКОВСКИЙ  ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ, МЕНЕДЖМЕНТА И  ПРАВА 
 

     Предмет:  Психология  профессиональной

     деятельности 
 
 

     РЕФЕРАТ

     Тема:

     «Коммуникативные процессы в структуре профессиональной деятельности» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

     

     Содержание 
 

 

     

     

Введение

 

     В организации профессиональной деятельности большую роль играют коммуникативные процессы управленческой деятельности. Это связано с самой природой профессиональной деятельности, предполагающей постоянные контакты между руководителем и подчиненными.

     В понятии «коммуникация» необходимо различать ряд аспектов.

     Во-первых — коммуникативную функцию. Во-вторых — коммуникативное поведение руководителя, направленное на реализацию этой функции, в котором особое место принадлежит речевому — вербальному поведению. В-третьих — коммуникативные явления и закономерности, психологические эффекты, возникающие в ходе общения и межличностных контактов. В-четвертых — собственно коммуникативные процессы, являющиеся психологическими механизмами обеспечения общения.

     Психология  коммуникаций - это очень обширная, самостоятельная область управленческой психологии. По своему объему она вполне сопоставима с психологией управленческой деятельности в целом: общение и деятельность являются двумя основными понятиями, характеризующими процесс управления, поведение руководителя в нем.

     Кроме того, коммуникации — это и наиболее очевидная, внешне представленная сторона управления — его непосредственная практика.

     Поэтому они относительно более доступны изучению, что является причиной поистине безграничного материала, полученного  при их исследовании. Ни одна другая сторона управления не изучена в  такой мере, как коммуникативная; ни об одной иной сфере не написано такого большого количества книг.

     Для психологической характеристики управленческой деятельности главное значение, однако, имеет не внешняя сторона коммуникации, а те психические процессы, явления  и закономерности, которые лежат в их основе и обеспечивают коммуникативное поведение руководителя.

     Именно  эти вопросы рассматриваются  в данной работе. 

     

1 Коммуникативное  поведение руководителя

 

     С практической и теоретической точек зрения большое значение имеют правила и требования, соблюдение которых лежит в основе эффективного коммуникативного поведения руководителя. Обеспечивая эффективность коммуникации, они являются и обязательным условием успешности управленческой деятельности в целом. Причем роль коммуникаций оценивается тем выше, чем выше уровень руководства. Как отмечает Т. Шибутани, «люди теряют уважение к тем, кто не может говорить как следует; и они часто проникаются уважением к тем, кто манипулирует словами с необычайной легкостью» [6].

     Всю сферу коммуникативного поведения руководителя обычно подразделяют на несколько основных видов:

     - параллельные коммуникации, сопровождающие выполнение всех иных функций и задач;

     - беседы (индивидуальные и коллективные) и переговоры;

     - организация и проведение деловых совещаний;

     - публичные выступления руководителя;

     - речевые исполнительские действия как форма непосредственного воздействия на подчиненных с целью организации их деятельности.

     Помимо  этого, существуют и иные формы коммуникации — невербальные (мимика, пантомимика), а также письменные коммуникации. В последнем случае также сформулированы специальные требования: например правила составления деловых писем [1].

     Коммуникации предъявляют требования к общей культуре речи:

     - соблюдение лингвистических норм.

     - требование информационной насыщенности сообщения.

     - требование лаконичности и структурной простоты построения фраз.

     - требование эмоционального фона.

     - требование к сочетанию вербальных и невербальных средств коммуникации.

     - коммуникации должны строиться с учетом их целевой направленности и по содержанию соответствовать той задаче, для которой они осуществляются.

     Сочетание указанных требований является одним  из условий коммуникативной компетентности руководителя.

     Коммуникативная компетентность наиболее полно и ярко проявляется в тех ситуациях, когда межличностное общение выходит на первый план, выступает главной формой организации взаимодействия руководителя с подчиненными или с другими руководителями — при проведении бесед (индивидуальных и коллективных) и переговоров.

     Общие коммуникативные правила с психологической точки зрения имеют много общего, а основные из них заключаются в следующем.

     1. Устанавливать контакт с самых первых этапов беседы и (или) переговоров.

     2. Тщательная предварительная подготовка к разговору и в особенности — четкое уяснение своих целей, характеристик собеседника, а также общей тактики своего поведения во время него, подбор соответствующих аргументов.

     3. Наличие выработанной заранее собственной позиции.

     4. «Стараться меньше говорить, а больше слушать».

     5. Относиться к собеседнику или партнеру с искренним уважением и (или) демонстративно его проявлять.

     6. Проявлять внимание к собеседнику.

     7. Не делать поспешных выводов, в особенности если собеседник еще не до конца изложил свою точку зрения.

     8. Не занимать в процессе беседы «оборонительно-пассивную» позицию; стараться быть не ведомым, а ведущим.

     9. Стараться без необходимости не вступать в спор и помнить, что «лучший способ одержать победу в споре — это уклониться от него».

     10. Помнить о будущем — о тех последствиях, к которым явно или скрытно приведет беседа.

     Все эти требования сохраняют свою правомерность  и при осуществлении более  формализованных типов контактов  руководителя с подчиненными — в  ходе деловых совещаний.

     В процессе деловых совещаний обычно выделяют пять основных этапов: начало совещания, передача основной информации, аргументация, нейтрализация или опровержение встречных замечаний и аргументов, принятие решения. Соответственно существует пять главных принципов проведения деловых совещаний — для каждого основного этапа:

     - необходимо привлечь внимание участников к проблеме, мотивировать необходимость их участия в обсуждении;

     - пробудить личный интерес участников к возможно более эффективному решению обсуждаемой проблемы;

     - все высказывания должны быть по возможности максимально обоснованными и рационально аргументированными;

     - прежде чем пытаться опровергнуть аргументы других участвующих в совещании лиц, следует попытаться раскрыть их причины;

     - соблюдать на практике принцип максимально возможного учета интересов участников совещания при выработке окончательного решения.

     Наряду  с этим существует ряд общих правил речевого поведения во время совещаний: профессиональность; ясность; постоянная направленность; наглядность; ритм; повторение; внезапность; рамки передачи информации; необходимость эффективной концовки; правило допустимой открытости личной позиции.

     Для публичного выступления руководителя существует ряд основных правил .

     - Делайте сообщение в форме рассказа: представьте себе, что вы ведете беседу с группой людей по интересующей их проблеме.

     - Верьте сами в то, что вы говорите.

     - Варьируйте силу голоса и тон, избегайте монотонности.

     - Смотрите в аудиторию, а не в свои заметки.

     - Следите за своей позой, не горбитесь, но и не напускайте важности.

     - Пользуйтесь жестами лишь в том случае, когда нужно подчеркнуть какое-либо положение, факт.

     - Следите за произношением.

     - Пользуйтесь только такими наглядными средствами, которые видны всем. Перед выступлением убедитесь в их готовности.

     - Старайтесь вести изложение с позиций сообщения чего-то нового, избегайте поучений. Аудитория должна чувствовать дружеское расположение к ней оратора.

     - Учитывайте уровень подготовленности аудитории и то, что она ожидает от выступления.

     - Стремитесь к тому, чтобы выступление было «закруглено». Это обеспечивается возвратом в конце выступления к его исходному тезису.

     Речевое поведение является также одной из основных форм (наряду с формой письменного распорядительства) организации исполнительских действий подчиненных, т.е. формой непосредственного воздействия на них. Конкретные его виды очень разнообразны; они обычно упорядочиваются по «шкале директивности — демократичности»: категорическое требование, запрет, приказ, распоряжение, порицание, совет, намек, косвенное одобрение, наставление, пожелание.

     

2 Коммуникативные явления и процессы в управленческой деятельности

 

     Все формы коммуникативного поведения  руководителя базируются на определенных психологических феноменах и  закономерностях, объективно возникающих в процессах коммуникации. Они обозначаются понятием коммуникативных явлений.

     Основными среди них выступают следующие.

     1. Заражение - процесс передачи эмоционального состояния от одного индивида к другому, преимущественно на неосознаваемом уровне — либо помимо основного контакта, либо дополнительно к нему. Эффекты заражения наиболее типичны для больших аудиторий, когда они как бы усиливаются путем многократного «отражения» людьми состояний друг друга и приобретают характер «цепной реакции».

     2. Внушение — процесс воздействия на психическую сферу человека, связанный с преднамеренным снижением сознательности и критичности восприятия им информации и ее реализации в действиях, с отсутствием целенаправленного и активного ее понимания, логического анализа, оценки и связи с прошлым опытом.

     3. Убеждение - построено на том, чтобы с помощью логического, рационального обоснования добиться добровольного и осознаваемого согласия от человека, принимающего информацию. При внушении достигается не согласие, а просто принятие информации, основанной на готовом выводе; при убеждении вывод должен быть сделан принимающим информацию самостоятельно.

     4. Подражание имеет ту основную специфическую черту, что в результате осуществляется не только принятие какой-либо информации, черт поведения других людей или групп, но и активное воспроизведение черт и образцов воспринимаемого поведения других в своем собственном поведении.

     Психологические механизмы всех указанных коммуникативных  явлений, равно как и описанных  форм коммуникативного поведения, связаны с существованием специфических коммуникативных психических процессов и тех качеств личности, которые ими обусловлены.

     Эмпатия (от греч. empathea — сопереживание) —  проникновение в эмоциональные и иные состояния другого человека, постижение их. Это — особый способ понимания внутреннего мира другого, основанный не столько на рациональном его осмыслении, сколько на стремлении эмоционально откликнуться и вникнуть в его проблемы.

     Идентификация как коммуникативный процесс буквально означает уподобление себя другому. Понять партнера можно лучше всего, встав мысленно на его точку зрения.