Создание базы данных по продаже мебели

       

 

     

     Введение 
 

     Возрастающие  объемы информации, необходимые для  успешной деятельности различных организаций  и компаний, требуют использования  современных информационных технологий, основанных на применении автоматизированных информационных систем.

     В деловой или личной сфере часто  приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых  связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

     Microsoft Access объединяет сведения из разных  источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты и  диаграммы [1: 239]. База данных - это совокупность взаимосвязанных данных, которые используются несколькими приложениями под управлением СУБД.

     В базе данных сведения из каждого источника  сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги [2: 379].

     Разрабатываемая база данных предназначена для быстрого и эффективного обновления данных, быстрой и легкой навигации в  имеющемся ассортименте товара, что  позволяет  облегчить и упростить  работу сотрудников магазина при  поиске нужных сведений о товаре, ценовом  ассортименте и других данных.

 

     1 Описание предметной области 
 

     Целью данной работы является создание базы данных в СУБД ACCESS, которая должна будет содержать все основные сведения о товаре. Такая база данных необходима для упрощения организации работы с товаром, имеющемся в магазине, поскольку имеется большое количество наименований, моделей, стоимости и.т.д. Магазин выставляет на продажу большое количество товара, в ассортименте и характеристиках которого очень сложно ориентироваться без организации всех сведений определенным образом. Часто возникает необходимость поиска нужного товара или же занесения нового наименования в каталог. Эти и другие задачи значительно проще решить, если имеется база данных товаров магазина. Таким образом, база данных создается для автоматизации учета продукции магазина.

     Часть реальной системы, подлежащая исследованию с целью ее описания, называется предметной областью. Предметной областью данной работы является магазин, предлагающий мебель для ванных комнат. Предметная область базы данных характеризуется  множеством объектов, процессов, использующих объекты, а каждый объект, в свою очередь, обладает определенным набором  свойств, которые запоминаются в  информационной системе, а также  множеством пользователей, характеризуемых  единым взглядом на предметную область. Объектами данной исследуемой системы является всевозможный ассортимент мебели для ванных комнат, предлагаемой покупателям. Таким образом, класс объектов базы данных – это совокупность товара, выставленного на продажу магазином. Свойства объектов выбираются в соответствии с потребностями потенциальных пользователей базы данных. Весь товар обладают следующим набором свойств:

• Наименование товара (один из наиболее важных атрибутов товара, идентифицирующий его);
• Модель товара (еще один важный атрибут любого товара, по которому можно его сортировать и проводить поиск);
• Стоимость товара;
• Коллекция;
• Дата завоза;
• Имеется в продаже;
• Страна производитель;
• Код поставщика;
• Поставщик;
• Адрес поставщика;
• Телефон поставщика;
• Номер заказа (вводится в соответствии с порядком заказа товара);
• Количество;
• Дата заказа.

     Основные  процессы, использующие объекты базы данных – заказ товара, учет, продажа  товара и др.

     Кроме наличия объектов и их свойств, предметная область базы данных характеризуется  также множеством потенциальных  пользователей.

     Пользователи– администратор базы данных, продавцы- консультанты, покупатели.

 

     2 Проект базы данных 
 

     В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая  структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

     На  первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и  информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

     Разрабатываемая база данных содержит 3 взаимосвязанные таблицы:

1. Товары
2. Поставщики
3. Заказ

     Таблица «Товары»  необходима для создания и ведения каталога товаров по их названиям, включает следующие поля таблицы: «наименование товара», «модель  товара», «стоимость товара», «коллекция», «дата завоза», «имеется в продаже», «страна производитель», «код поставщика».

     Структура таблицы «Товары» 

 

     Для поля «имеется в продаже» зададим свойство «Значение по умолчанию» – Нет.

     Для поля «модель товара» зададим  «Обязательное поле» – Да.

     Для поля «код поставщика», во вкладке свойств «Подстановка», для свойства «Тип элемента управления» укажем значение– Поле со списком. Для свойства «Тип источника строк» укажем значение – Таблица или запрос. Для свойства Источник строк – Поставщики. Для свойства «Число столбцов» укажем значение – 1. Для свойства «Заглавия столбцов» – Нет. Для свойства «Ширина столбцов» – Авто. 

     Таблица «Поставщики» будет содержать каталог фирм, поставляющих товары по их персональным кодам. Данная таблица будет включать следующие поля таблицы, типы данных и размеры полей: 

 

     Таблица «Заказ» необходима для ведения  каталога заказываемого товара. Структура  таблицы «Заказ» показана ниже: 

 

     Каждое  поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Набор доступных свойств определяется типом данных поля.

     Жирным  шрифтом выделены ключевые поля вышеприведенных  таблиц. Ключ используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей.

     Если  структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все  данные. Затем можно создавать любые запросы, формы и отчеты.

 

     3 Описание этапов создания базы данных 
 

     3.1 Создание таблиц 
 

     Для создания Базы данных запускаем MS Access через меню Пуск \ Программы \ Microsoft Access.

     В области задач с заголовком «Создание файла» выбираем гиперссылку «Новая база данных». В открывшемся окне «Файл новой базы данных» выбираем размещение файла в папке «Мои документы», а в строке «Имя файла» пишем «БД Мебель для ванных комнат». Щелкнем по кнопке «Создать». Появится окно базы данных с перечнем объектов. В левой части окна содержится список объектов базы данных. Выбираем объект «Таблицы». В окне базы данных с перечнем объектов выбираем «создание таблицы в режиме конструктора» (см. рис.1). 

     

     Рисунок 1 – Окно базы данных «БД Мебель для ванных комнат» 

     В режиме конструктора задаем поля таблицы, определяем их типы данных и другие свойства (см. рис.2). Заполним поля таблицы  «Товары» в соответствии с проектом базы данных и укажем типы данных. 

     

     Рисунок 2 – Таблица «Товары». Режим конструктора 

     Сделаем поле «Модель товара» ключевым, щелкнув на нем курсором и нажав кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов.

     Для каждого из полей зададим свойство «Размер поля» в соответствии с таблицей проекта базы данных.

       Нажав кнопку «Сохранить» на панели инструментов, сохраним таблицу под именем «Товары».

     Перейдем  в режим заполнения таблицы, щелкнув  по кнопке «Вид» инструментальной панели (см. рис.3).

      

     

     Рисунок 3 -  Таблица «Товары». Режим конструктора

     Аналогичным образом создадим и сохраним таблицы  «Поставщики» и «Заказ».

     Поля  таблиц должны быть заполнены в соответствии с проектом базы данных. Для таблицы  «Поставщики» это будет выглядеть в соответствии с рисунком 4: