Отчёт по практике в Администрации г. Иркутска

 

В настоящее  время в Администрации г. Иркутска поставлены следующие задачи:

• повышение эффективности работы сотрудников Администрации в области исполнения поручений и взаимодействия между сотрудниками при выполнении своих функций и поручений;
• перевод документооборота внутри Администрации в электронный формат;
• создание электронного архива документов, применение современных электронных средств для эффективного обмена информацией, хранения информации и доступа к ней;
• обеспечение управляемости и прозрачности деятельности Администрации города Иркутска в области административного делопроизводства с возможностью проведения анализа и получения отчетов о деятельности сотрудников в области исполнения поручений и обработки поступающих в их адрес документов.

 

Для реализации поставленных задач планируется  произвести внедрение в Администрации Автоматизированную Систему Управления Документами и Процессами на базе программного продукта DocsVision 4.5 (далее – АСУДП DV).

АСУДП DV представляет собой среду для построения разнообразных систем управления документами и бизнес-процессами и является мощной, функционально расширяемой, гибко перенастраиваемой платформой. По этой причине приложения, построенные на основе АСУДП DV, могут отличаться друг от друга по набору решаемых задач, набору используемых карточек документов, заданий, справочников и других объектов, а также по их характеристикам.

АСУДП DV построена на самых современных технологиях, имеет архитектуру, являющуюся одной их самых передовых на сегодняшний день. Компания DocsVision, являющаяся разработчиком одноименной системы, работает в соответствии с международными стандартами в области качества и стала первой российской компанией, сертифицированной на соответствие стандартам ISO 9001 и CMMI Level 3. В 2003 году она была удостоена Премии правительства Российской Федерации в области качества.

2.2. Описание возможностей

 

Автоматизированная Система Управления Документами и Процессами DocsVision представляет собой сконфигурированную под нужды Администрации и работающую в структуре Администрации специализированную АСУДП, позволяющую осуществлять функции делопроизводства посредством автоматизированной системы, осуществлять обмен электронными версиями документов и информацией по делопроизводству между структурными подразделениями Администрации через электронные каналы связи. Также обеспечивается хранение документов и история их прохождения в электронном виде, с доступом к ним в соответствии с правами пользователя.

АСУДП DV обеспечивает ускорение процессов обмена документами между руководителями и исполнителями, контроль исполнения поручений и предоставление актуальной информации о документах.

АСУДП DV позволяет осуществлять следующие функции:

• регистрацию входящей в Администрацию корреспонденции;
• направление на рассмотрение должностным лицам или формирование задания на исполнение;
• контроль исполнения, включая делегированные, подчиненные и связанные задания;
• регистрацию и учет исходящей корреспонденции, формирование связей с входящей корреспонденцией;
• работу с внутренними служебными записками, формирование связей «в ответ на», назначение заданий и контроль их исполнения;
• подготовку приказов руководства и решений коллегиальных органов на основании рапортов (служебных записок, протоколов совещаний), включая этапы создания, согласования, утверждения, публикации, подтверждения об ознакомлении и контроля исполнения;
• работу с  нормативной документацией, включая коллективную подготовку, согласование, утверждение, ввод в действие, публикацию, подтверждение об ознакомлении, пересмотр, актуализацию и отмену;
• ведение архива нормативной и организационно-распорядительной документации с контролем прав доступа;
• интеграцию с автоматизированной системой управления госзаказам или управление муниципальными заказами и муниципальными контрактами внутри АСУДП с контролем этапов, от регистрации потенциальной возможности, далее по стандартным этапам цикла, с формированием всех сопутствующих документов, до заключения контракта;
• согласование договоров (контрактов), включая подготовку проекта по шаблону, визирование, сбор замечаний, формирование протокола разногласий, выпуск консолидированной версии, согласование и подписание, с контролем этапов по срокам, результатам, текущему исполнителю;
• сопровождение договора, включая контроль исполнения обязательств по этапам договора (контракта);
• ведение архива договоров (контрактов) и исполнения обязательств по ним с возможностью поиска, сортировки, фильтрации по различным атрибутам;
• контроль со стороны каждого пользователя системы за документами находящимися у него в работе, за состоянием/статусом всех полученных и отправленных запросов/поручений. Возможность обращения ко всем своим ранее выполненным поручениям;
• контроль со стороны руководителя за состоянием/статусом всех запросов, поручений и документов, полученных и отправленных сотрудниками его структурного подразделения.

 

Средствами АСУДП DV обеспечивается следующая типовая функциональность делопроизводства Администрации:

• Регистрация документов:
• служебные документы, включая обращения организаций;
• обращения граждан;
• исходящие документы, включая письма и ответы на обращения;
• внутренние документы, включая служебные записки, запросы между структурными подразделениями и информационные письма;
• внутренние распорядительные документы.
• Выдача заданий и поручений по поступившим документам и запросам, делегирование и перепоручение исполнения заданий сотрудникам;
• Рассылка резолюций и поручений по документам, постановка документов на контроль, контроль исполнения документов, формирование почтовых реестров, формирование архива документов;
• Работа с поручениями и документами, управление исполнением полученных документов, просмотр истории исполнения полученных документов и поручений;
• Контроль исполнительской дисциплины по документам как внутренним, так и служебным;
• Отчетность в рамках используемой информации;
• Архивирование и поиск документов находящихся в АСУДП.

 

Средствами АСУДП обеспечена следующая дополнительная функциональность делопроизводства Администрации:

• Регистрация в АСУДП:
• заявления граждан на прием,
• устные поручения руководителя.
• Контроль устных поручений руководителей;
• Согласование исходящих документов и внутренних распорядительных документов;
• Ведение и контроль исполнения протоколов рабочих совещаний;
• Отчетность подразделений в рамках имеющейся в АСУДП информации;
• Контроль и учет сроков почтовых отправлений (ответы на обращения граждан);
• Ведение реестров внутреннего перемещения/передачи документов;
• Согласование проектов правовых актов Администрации;
• Регулирования доступа к информации в АСУДП в период постоянного и временного заместительства;
• Возможность доступа к АСУДП с удаленного компьютера посредством Интернет;
• Возможность доступа руководителей Администрации к АСУДП с планшета (iPad);
• Интеграция с информационными системами:
• Госуслуги (услуга «одного окна»);
• Справочники сотрудников и контрагентов.

 

Средствами  АСУДП обеспечено выполнение следующих общесистемных функций:

• Возможность обмена информацией между АСУДП DV и АСУ «Гран-Док»;
• Возможность ведения справочников структурных подразделений Администрации, сотрудников Администрации, типов документов (номенклатуры) и прочих справочников, необходимых для эффективной работы в АСУДП DV;
• Соблюдение политики безопасности в отношении работы с АСУДП DV и в отношении информации находящейся в АСУДП DV.

 

Пример интерфейса системы приведен на рис.3.

 

 

Рис.3.

Интерфейс АСУДП DocsVision

 

3. Практическая  часть

 

В период прохождения практики мною были проведены следующие работы:

 

• ознакомление со структурой папок в АСУДП DV;
• настройка рабочих мест сотрудников в АСУДП DV Комитета по экономике Администрации г. Иркутска, путем создания личных папок, в соответствии с конкретными функциональными обязанностями пользователей;
• настройка прав доступа к личным папкам пользователей в АСУДП DV;
• участие в обучении сотрудников Комитета по экономике Администрации  
  г. Иркутска, путем рассылки обучающих упражнений;
• участие в разработке бизнес-процессов работы с различными потоками документов в Администрации г. Иркутска и их описания.

 

Так как  пользователь АСУДП DV в процессе своей деятельности наиболее часто работает с личными папками, рассмотрим более подробно их структуру и алгоритм тиражирования.

3.1. Структура личных папок пользователя

 

В АСУДП DV папки отображается в виде дерева папок, которые по назначению и принципу построения аналогичны дереву папок в Проводнике Windows, однако, в отличие от Проводника, папки Навигатора содержат не файлы, а карточки документов.

Карточка документа представляет собой максимально подробное описание отдельного документа – тип, дата создания, фамилия лица, зарегистрировавшего документ, сведения о содержании, ссылки на другие документы, – а также может включать в себя графический файл с изображением отсканированного бумажного документа и файл, содержащий распознанный текст документа. Каждый из указанных выше элементов или ссылки на них содержатся в отдельном поле карточки.

Иерархию  папок с карточками и права  пользователей на доступ к папкам настраивает специалист по внедрению  системы. Дерево папок отображается на левой панели и может иметь следующий вид (рис.4).

Пользовательские папки могут создаваться и удаляться в зависимости от прав, которые имеет тот или иной пользователь. К пользовательским относится и Персональная папка пользователя (называется по фамилии сотрудника и имеет значок ). В эту папку пользователь попадает при открытии АСУДП DV.

 

Рис.4.

Структура личной папки

 

Дерево  папок строится на основе следующих типов папок:

• У меня НА ИСПОЛНЕНИИ – отображаются неисполненные задания, взятые в работу или отложенные;
• У меня НА СОГЛАСОВАНИИ – отображаются неисполненные задания согласования, взятые в работу или отложенные;
• Я ОТВЕТСТВЕННЫЙ исполнитель – отображаются журналы исполнения по документам, по которым пользователь является ответственным исполнителем;
• МОИ ДОКУМЕНТЫ (в работе)

=> Мои ЗАПРОСЫ о ПЕРЕНОСЕ СРОКА исполнения – отображаются все запросы, связанные с переносом срока исполнения по документам;

=> Мои ЗАПРОСЫ ИНФОРМАЦИИ – регистрационная папка запросов информации (задач) не связанных с документами;

=> Мои ПРОЕКТЫ ИСХОДЯЩИХ – регистрационная папка собственных проектов исходящих писем, не являющихся ответами на входящие;

=> Мои ПРОЕКТЫ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ – регистрационная папка собственных проектов распорядительных документов;

=> Мои ПРОЕКТЫ ДОКУМЕНТОВ – регистрационная папка, в которой отображаются все проекты документов;

• ВЫПОЛНЕНО – отображается вся история исполнения, ознакомления, контроля, согласования. Задания, документы, которые пользователь ранее исполнил;
• ЗАМЕЩЕНИЕ – регистрационная папка для проставления своего заместителя на период отсутствия;
• ЗАМЕЧАНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ – регистрационная папка замечаний или пожеланий пользователей;
• КОРЗИНА – папка, в которую помещаются удаленные карточки документов.

 

3.2. Алгоритм тиражирования личных папок пользователей

 

Личные  папки пользователей создаются  по заранее сформированным шаблонам. Настроенные шаблоны личных папок пользователей системы DocsVision расположены здесь (рис.5):