Лекции по "Программированию"

Виды  запросов.

• Режим «Конструктор» – «ручное» создание запроса:

 

 

Можно создавать в  режиме «Конструктор» – «ручное» создание запроса на основе одной  или нескольких таблиц. 
На вкладке «Запросы» нажимаем кнопку «Создать». Выбираем режим «Конструктор»; 
Выбираем таблицу, связанный с запросом справочник или базу данных и нажимаем кнопку «Закрыть». Они, вместе со связкой по соответствующим полям, появятся в верхней части экрана создания Запроса – схема данных данного запроса (при наличии заранее заданной связки). Например, справочник «Цеха» и База данных «Личные карточки», связанные по полю «Цех». 
Далее необходимо в колонках Запроса выбрать в каждом столбце:

• таблицу
• поле из таблицы
• вид сортировки

и т.д. 
Подсчеты по количеству необходимо делать в виде макросов или «выражений». 
Запуск запроса в работу – кнопка «Открыть». 
Если не устраивает сортировка данных, можно ее осуществить с помощью выбора поля в столбце и нажатия кнопок <А-Я> или <Я-А> (см. выше – сортировка данных). 
«S» - указание группировки по данному полю.

• Режим «Простой запрос» –

( для показа суммирования  в одной колонке):

На вкладке «Запросы»  нажимаем кнопку «Создать». Выбираем режим  «Конструктор»; 
Выбираем таблицу или Запрос, указываем поля (все или выборочно). 
Далее нужно указать: подсчет для всех или Итоги.  
Если интересуют Итоги – нужно нажать на кнопку <Итоги>. Так как цифровых полей нет, то Access сам предложит вариант «Подсчет количества записей KartPers». 
Необходимо включить флажок. Далее даем название таблице и получаем сумму персонала по цехам (на основе выше описанного сделанного в Конструкторе  Запроса).

• Режим «Перекрестный запрос» –

( для создания всевозможных  подсчетов на базе  Схемы данных):

Данный запрос строится на основании продуманных заранее  взаимосвязей и, обычно, на основе сводной  Базы данных.

Сначала необходимо выбрать  базу данных. Обычно – основную. В  работе с Кадрами - это БД «Личные  карточки».  
Далее нужно выбрать одно – три поля – для организации строк – уровни вложения полей. 
И одно поле для организации расчетов. В нем необходимо выбрать вид вычислений: Count (подсчет количества – например, персонала по цехам, должностям и т.д.), Sum (сумма – например, сумма окладов, зарплаты и т.д.). Расчеты производятся по выбранным полям.

• Режим «Повторяющиеся записи» –

( для повторов  данных в таблицах):

• Режим «Не имеющие подчиненных» –

( для показа  записей, не имеющих связей): 
Например, клиенты, не имеющие заказов.

19)Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

20) В БД Microsoft Access вычисляемые поля могут быть созданы в запросе, форме или отчете. Вычисляемые поля используются для различных целей, в том числе и для проведения расчетов, Для выполнения подсчетов в вычисляемые поля объектов базы данных Access вводят Выражения. Выражения - это формулы аналогичные формулам Excel, но только вместо ссылок на ячейки в них используются имена полей. Ввод выражений возможен как вручную, так и с помощью Построителя выражений. 
 
Выражения могут содержать следующие элементы:

·  идентификаторы (имя поля и элемента управления, которые заключаются в квадратные скобки);

·  операторы (арифметические, логические, сравнения и другие операторы);

·  функции (готовые формулы, которые состоят из имени и аргумента, помещенного в круглые скобки)

·  константы (элементы, которые не изменяются в Выражении, например Null, Истина, Ложь);

·  значения (например, значения даты и времени, численные положительные или отрицательные значения). 
 
Примеры Выражения:

·  =[Оценка]/1,2, где "=" - опрератор, [Оценка] - имя поля, а 1,2 - значение;

·  Date(), где Date - имя функции текущей даты, которая не имеет аргумента.

 

22) Пользователю при конструировании запросов иногда требуется получить информацию, которая построена на выполнении групповых операций. Например, найти минимальное или максимальное числовое значение в столбце таблицы, подсчитать количество записей в ней или др.

     Для использования групповых операций пользователю необходимо в режиме Конструктора активизировать строку Групповые операции. Для этого необходимо щелкнуть мышью по кнопке  Групповые операции .

     Групповые операции могут быть разделены  на  итоговые функции, выражения.

     Итоговые  функции выполняют определенные действия над данными. Назначение некоторых функций представлены в таблице.

23)

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. 
 
Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса. 
 
Форма предоставляет возможности для:

·  ввода и просмотра информации базы данных

·  изменения данных

·  печати

·  создания сообщений 
 
Способы создания форм:

·  Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)

·  Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)

·  Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)

·  Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)

·  Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)

·  Автоформа: сводная таблица

·  Автоформа: сводная диаграмма

·  Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)

·  Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel) 
 
Алгоритм создания форм следующий:

·  Открыть окно БД

·  В окне БД выбрать вкладку Формы

·  Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД

·  В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных

·  Щелкнуть на кнопке ОК 
 

2.4.5.1. Создание формы  с помощью Мастера

Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них – выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма  и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется  окно диалога Создание форм, в котором  необходимо отвечать на вопросы каждого  текущего экрана Мастера и щелкать  на кнопке Далее. 

 
В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или  запросов). Для этого надо открыть  список Таблицы и запросы, щелкнув  на кнопку, справа. Затем  доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку  >>.

Например, выберем  источник – таблицу Студенты и  все ее поля, а затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее.

В этом окне надо выбрать  внешний вид формы, например в  один столбец и щелкнуть Далее.

После выбора стиля  формы (например, официальный), требуется  перейти в последнее окно, щелкнув  на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя  формы и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра  и ввода данных; Изменить макет  формы. 
 
После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты.

2.4.5.2. Создание формы  с помощью Конструктора

Для создания формы  Студенты необходимо выполнить следующие  действия:  
1. Запустить программу Microsoft Access и открыть БД 
2. В окне БД выбрать вкладку Формы. Выполнить щелчок по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новая форма. В этом окне необходимо выбрать из списка пункт Конструктор. Затем в списке "Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос" выбрать имя таблицы (например, Студент). Выполнить щелчок по кнопке ОК. На экране появится окно Форма 1. 

 
3. Если на экране отсутствует  список полей выбранной для  построения формы таблицы, выбрать  пункт меню Вид / Список полей.  
4. Поля из списка переместить на форму (по одному или предварительно выделив с использованием клавиши Shift и мыши, для выделения всех полей выполнить двойной щелчок мышью на заголовке окна Список полей)  
5. Разместить поля на форме в нужных местах по разработанному образцу  
6. Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:

·  Выделить объект (поле с именем) щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.

·  Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде ладони позволяет перемещать объект вместе с привязанным к нему именем, в виде ладони с вытянутым указательным пальцем - перемещает один объект.

·  Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.

·  Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью. В открывшемся диалоговом окне Надпись выбрать вкладку Макет и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.

·  Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.

·  Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или выбрать команду Правка / Удалить.

7. Сохранить форму,  выбрав из меню Файл команду  Сохранить как, и в открывшемся  окне выбрать режим сохранения  «в текущей базе данных», затем  щелчок по кнопке ОК.  
8. Просмотреть форму в режиме Конструктора, выполнив щелчок по кнопке Открыть.  
 
 
 
9. Если вид формы не удовлетворяет, открыть форму в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить форму Файл — Сохранить или выполнить щелчок по пиктограмме Сохранить.

24) Для конструирования форм необходимо предварительно выполнить определенную последовательность действий по разработке СУБД:

• сконструировать таблицы БД;
• определить связи между таблицами и создать схему данных;
• определить эскиз экранной формы и состав размещаемых на ней объектов.

Конструирование форм обычно выполняют в режиме Мастера  с последующей доработкой вручную  в режиме конструктора. Мастер позволяет  быстро разработать заготовку формы  с необходимыми полями и связями, однако, он создает только типовые  конструкции, вид которых может  не устраивать пользователя. Переход  в режим конструктора позволяет  устранить недостатки оформления.

Разработка  формы в режиме конструктора

После выбора режима конструктора в окне "Новая форма" требуется задать таблицу —  источник данных для формы. После этого открывается окно конструктора форм, показанное на рисунке.