Лекции по "Программированию"

 
Состав (структура) таблицы определяется в области проекта таблицы, которая  состоит из трех колонок:

·  Имя поля;

·  Тип данных;

·  Описание. 
 
Типы данных необходимо выбрать из раскрывающегося списка:

·  Текстовый – алфавитно–цифровые данные (до 255 байт)

·  Поле МЕМО - длинный текст или числа, например, примечания или описания (до 64000 байт)

·  Числовой - текст или комбинация текста и чисел (сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов)

·  Дата/время – даты и время (8 байт)

·  Денежный - используется для денежных значений (сохраняет 8 байтов)

·  Счетчик – автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи (4 байта)

·  Логический – данные, принимающие только одно из двух возможных значений, например, «Да/Нет» (1 бит)

·  Поле объекта OLE – для вставки следующих объектов: рисунки, картинки, диаграммы и т.д. (до 1 Гбайта)

·  Гиперссылка – адрес ссылки на файл на автономном компьютере или в сети (сохраняет до 64 000 знаков)

·  Мастер подстановок - создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.  
 
В области «Свойства поля» назначают свойства для каждого поля (например, размер, формат, индексированное поле и т.д.).

При создании структуры  таблицы в первую колонку вводят Имя поля, затем необходимо нажать клавишу Enter и выбрать тип данных (по умолчанию Access назначает тип данных, если этот тип данных не подходит, то выберите самостоятельно из раскрывающегося списка). Затем введите в третью колонку описание поля. 
 
Рассмотрим технологию создания структуры таблиц для сущностей базы данных "Деканат", модель "сущность – связь" которой изложена в разделе 4.4. В модели "сущность – связь" предоставлена вся необходимая информация о каждой таблице и о связях между ними.

2.4.3.1.Создание  структуры таблиц

Создание  БД с помощью СУБД Access начинается с создания структуры таблиц и установки связей между таблицами.

 
Итак, при выборе режима Конструктор  будет отображено окно Конструктора таблиц, в котором необходимо определить структуру новой таблицы - Таблица 1 (см. рисунок Таблица1: таблица). Первую таблицу создадим для сущности Студенты.  
 
В первую строку колонки Имя поля вводим код студентов (КодСтудента) и нажимаем клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Тип данных, где из раскрывающегося списка выбираем тип данных - Счетчик. Затем нажимаем клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Описание, при необходимости вводим описание данных, которые будут вводиться в это поле таблицы. 
 
Определяем первую строку таблицы (поле КодСтудента) как поле первичного ключа, для этого выделяем ее и выбираем команду Правка - Ключевое поле или щелкаем на пиктограмме Ключевое поле на панели инструментов, слева от имени поля появится изображение ключа. Если поле сделано ключевым, т.е. полем первичного ключа, то свойству Индексированное поле присваивается значение Да (совпадения не допускаются). 
 
Далее во вторую строку Имя поля вводим код группы (КодГруппы) и выбираем тип данных - числовой. Назначаем это поле полем Внешнего ключа, для этого необходимо выделить поле КодГруппы и в области свойств этого поля в строке Индексированное поле из списка выбрать значение Да (Совпадения допускаются). 
 
Затем в третью строку Имя поля вводим Фамилия, и выбираем тип данных текстовый. При этом в нижней части экрана в разделе Свойства поля появляется информация о свойствах данного поля. При необходимости туда можно вносить изменения, выполнив щелчок в соответствующей строке, удалив предыдущее значение и введя новое. 
 
Далее создаются остальные поля в соответствии с данными, представленными в модели "сущность связь".

После создания структуры  таблицы необходимо сохранить ее. Выбрать Файл - Сохранить, или Сохранить, как... В окне Сохранение ввести имя  для созданной таблицы: Студенты, затем ОК.

 
Ниже показано окно Конструктора для  таблицы Студенты, входящей в состав БД Деканат.  
 
 
 
Далее создаются структуры остальных таблиц: Группы студентов, Дисциплины, Успеваемость.    
 
 
 

 
 
После создания структуры таблиц, входящих в БД "Деканат", необходимо установить связь между ними.

13) Для того, чтобы обеспечить возможность хранения в базе данных разнообразной информации, Access предлагает большой набор типов данных, перечисленных в табл. 16.1.

ТАБЛИЦА 16.1 . Типы данных

Чтобы сделать работу со списком контактов более продуктивной, следует изменить типы данных некоторых  полей.

1.В окне базы  данных выделите таблицу Список  и щелкните на кнопке Конструктор, расположенной в верхней части окна. Выбранная таблица откроется в режиме конструктора.

2. Описание контакта  может быть достаточно длинным,  а максимальная длина текстовых  полей ограничена 256 символами. Поэтому  измените тип поля Описание на поле MEMO.

3. Щелкните на поле  Дата.  

Рис. 16.14. Выбор формата  данных в Access

4. Для удобства  прочтения даты контакта измените  формат ее отображения, выбрав  в раскрывающемся списке Формат поля пункт Длинный формат даты, как показано на рис. 16.14.

Кроме типа данных и  формата отображения вкладка  Общие окна конструктора позволяет настроить некоторые дополнительные параметры поля, влияющие на способ ввода данных. Параметр Значение по умолчанию задает содержимое поля, которое записывается в новую запись в том случае, если пользователь не ввел в это поле никаких данных. Если вы регулярно обновляете список контактов, то дата контакта чаще всего будет совпадать с текущей датой. Чтобы упростить ввод информации, можно задать текущую дату в качестве значения по умолчанию для поля Дата.

5. Введите в поле  Значение по умолчанию функцию Date, которая возвращает текущую дату. В некоторых случаях требуется не только задать тип данных поля, но и ограничить его возможные значения некоторым интервалом или более сложным правилом отбора. Такое правило вводится в поле Условие на значение. Предположим, вы точно знаете, что все контакты, которые будут заноситься в список, состоятся после 1 января 1999 г. Чтобы избежать ошибок, можно заставить Access сообщать вам о вводе неверной даты. Для этого выполните следующие шаги.

6. В поле Условие на значение щелкните на кнопке построителя выражений. Откроется окно диалога. Для задания условий или значений определенных параметров Access предлагает большой набор математических операций и функций. Построитель выражений помогает ориентироваться во всем многообразии функций Access. Верхнее прокручивающееся поле построителя содержит конструируемое выражение. Его можно изменять как путем непосредственного редактирования текста, так и с помощью других кнопок и списков построителя.

7. Необходимо, чтобы  дата записи была позднее, то  есть больше, даты 1 января 1999 г. Поэтому  щелкните на кнопке >, чтобы добавить  нужное условие. 

Теперь нужно указать  дату, с которой выполняется сравнение. Дяя этого следует воспользоваться специальной функцией, преобразующей строковую константу в дату в формате Access.

8. Дважды щелкните  на папке Функции в левом списке построителя выражений.

9. Щелкните на папке  Встроенные функции, чтобы вывести список стандартных функций Access.

10. В среднем списке  выберите категорию Дата/время. 

11. Двойным щелчком  на имени функции DateValue добавьте ее в поле выражения. Вместо местозаполнителя аргумента «stringexpr» нужно ввести конкретную дату в строковом формате.

12. В поле выражения  щелчком выделите текст «stringexpr», а затем напечатайте "1.1.99".

13. Щелкните на кнопке  ОК.  

Рис. 16.15. Параметры поля Дата

14. В поле Сообщение об ошибке введите текст Неверная дата, который будет появляться при вводе даты, более ранней, чем 1 января 1999 г. Окончательный набор параметров поля Дата показан на рис. 16.15.

15. Щелкните на кнопке  закрытия окна конструктора. В  окне запроса на обновление  структуры таблицы щелкните на  кнопке Да. По причине добавления условий на значения поля Дата Access запросит о необходимости проверки содержимого этого поля в уже имеющихся записях таблицы. Щелкните на кнопке Нет, чтобы не выполнять проверку.

Давайте изучим влияние  настроенных параметров на поведение  базы данных.

16. Выделите таблицу  Список в окне базы данных  и щелкните на кнопке Открыть. Теперь все даты отображаются в длинном формате, а в ячейке Дата в строке новой записи автоматически появляется текущая дата.

17. Щелкните в ячейке  Дата второй строки, измените  ее содержимое на 19.11.95 и нажмите  клавишу Tab, чтобы перейти к следующему полю. Так как модифицированная дата предшествует 1 января 1999 г., что противоречит настроенному условию, Access не позволит убрать курсор из текущей ячейки и откроет окно сообщения с текстом, введенным вами в поле Сообщение об ошибке конструктора таблицы на шаге 14. Такое сообщение будет появляться до тех пор, пока вы не скорректируете дату.

18. Щелкните на кнопке  ОК.

19. Исправьте дату  на 19.11.00.

20. Закройте таблицу  "Список".

15) Обеспечение целостности данных

При создании схемы  данных пользователь включает в неё  таблицы и устанавливает связи  между ними. Для связей типа 1:1 и 1:М  можно задать параметр обеспечения  связной целостности данных, а  также автоматическое каскадное  обновление и удаление связанных  записей.

Обеспечение связной  целостности данных означает, что  Access при корректировке базы данных обеспечивает для связанных таблиц контроль за соблюдением следующих условий:

• В подчиненную таблицу не может быть добавлена запись с несуществующим в главной таблице значением ключа связи;
• В главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице;
• Изменение значений ключа связи в записи главной таблицы невозможно, если в подчиненной таблице имеются связанные с ней записи.

При попытке пользователя нарушить эти условия в операциях  добавления и удаления записей или  обновления ключевых данных в связанных  таблицах Access выводит соответствующее сообщение и не допускает выполнения операции.

Установление между  двумя таблицами связи типа 1:М  или 1:1 и задание для нее параметров целостности данных возможно только при следующих условиях:

• Связываемые поля имеют одинаковый тип данных, причем имена полей могут быть различными;
• Обе таблицы сохраняются в одной базе данных Access;
• Главная таблица связывается с подчиненной по первичному простому или составному ключу (уникальному индексу) главной таблицы.

Access автоматически отслеживает целостность связей при добавлении и удалении записей и изменении значений ключевых полей, если между таблицами в схеме данных установлена связь с параметрами обеспечения целостности. При действиях, нарушающих целостность связей таблиц, выводится сообщение. Access не позволяет установить параметр целостности для связи таблиц, если ранее введенные в таблицы данные не отвечают требованиям целостности.

16)Каскадное обновление и удаление связанных записей

Если для выбранной  связи обеспечивается поддержание  целостности, можно задать режим  каскадного обновления связанных полей и режим каскадного удаления связанных записей.  
В режиме каскадного обновления связанных полей при изменении значения поля связи в записи главной таблицы, Access автоматически изменит значения в соответствующем поле в подчиненных записях.

В режиме каскадного удаления связанных записей при удалении записи из главной таблицы будут автоматически удаляться все связанные записи в подчиненных таблицах. При удалении записи из главной таблицы выполняется каскадное удаление подчиненных записей на всех уровнях, если этот режим задан на каждом уровне.

При удалении записей непосредственно в таблице  или через форму выводится  предупреждение о возможности удаления связанных записей.

17) Назначение запросов.

Запрос – это  требование на получение определенной информации. Запросы позволяют сфокусировать  внимание именно для тех данных, которые нужны для решения  текущей задачи. 
Используя запросы, можно проверять данные любым образом, который мы в состоянии представить. Можно отобрать таблицы, поля и записи, содержащие необходимые для просмотра, подведения итогов или использования в вычислениях данные; отсортировать их; создать отчеты и формы для отображения указанной нами информации и даже создать диаграммы для наглядного представления данных. 
Результат работы запроса называется  выборкой. Выборка не сохраняется в базе данных; она создается заново каждый раз при выполнении запроса и уничтожается при его закрытии.