База данных учета оборудования на предприятии

     • Текстовый                                        •  Логический 

     • Числовой                                          •  Поле Memo 

     • Денежный                                        •  Поле объекта OLE 

     • Счетчик                                            •  Гиперссылка

     В итоге получаются такие таблицы:

Рис. 4. Таблица  «Оборудование»

 Рис. 5. Таблица «Помещение» 

Рис. 6. Таблица «Материально-ответственный»

     ОПРЕДЕЛЕНИЕ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ  

     В Access встроено  мощное  средство  установки  связей  между  таблицами.  Оно  позволяет  добавлять  в  схему  новые  таблицы, устанавливать,  изменять  и удалять связи,  а также переходить  в режим Конструктора для корректировки свойств таблиц. 

     Окно  диалога Схема данных 

     Создание  связей между таблицами в MS Access осуществляется в окне  диалога  Схема  данных.  Перед  созданием  связей  между  таблицами  необходимо предварительно закрыть  все  открытые  таблицы. Не  допускается  создание или удаление связей между открытыми таблицами.  Для определения  связей между таблицами необходимо выполнить следующие действия: 

     1.  Выполнить команду Сервис, Схема данных или нажать кнопку Схема  данных на панели инструментов. Откроется окно диалога Схема данных.  

     2.  Если база данных не содержит  предварительно определённых связей, то дополнительно к окну Схема  данных откроется диалоговое окно Добавление  таблицы.  Добавить  в  окно  диалога  Схема  данных  последовательно  связываемые таблицы. Если же окно Добавление таблицы неактивизировано,  выполнить команду Связи, Добавить таблицу  или нажать кнопку  Добавить  таблицу  на  панели  инструментов.  На  экране  откроется окно  диалога Добавление таблицы (рис.7).   

     

     Рис. 7. Окно диалога «Добавление таблицы» 

     3.  В  списке  таблиц  выделить  первую  добавляемую  таблицу  ( например,  Материально-отвественный) и нажать кнопку  Добавить. Затем выделить  вторую добавляемую  таблицу (например, Оборудование) и нажать кнопку  Добавить и т. д. Далее нажать  кнопку Закрыть для закрытия диалога Добавление таблицы. В окне диалога Схема данных появятся связываемые таблицы (рис.8).   

     Рис. 8.  Диалоговое окно «Схема данных» 

     4.  Для  связывания  таблиц  выбрать   поле  связи  в  первой  связываемой  таблице, и переместить  его с помощью мыши на соответствующее  поле второй  таблицы. Для связывания  сразу нескольких таблиц надо  выбрать эти поля при  нажатой клавише Ctrl и переместить во вторую таблицу группу выделенных  полей. 

     В большинстве случаев ключевое поле (представленное в списке полей  полужирным  шрифтом)  одной  таблицы  связывают  с  соответствующим  ему  полем  внешнего  ключа ( часто  имеющим  то  же  имя)  во  второй  таблице.  Связанные поля необязательно должны иметь одинаковые имена, однако, они  должны иметь  одинаковые типы  данных (из этого  правила существуют два  исключения).  Кроме  того, связываемые поля  типа Числовой должны иметь  одинаковые значения свойства Размер поля. Исключениями из этого правила  являются  поля  Счётчика  с  последовательной  нумерацией,  которые  могут  связываться  с  числовыми  полями  размера  Длинное  целое,  а  также  поля  счётчика с размером Код репликации, связываемые с полями типа Числовой,  для которых также задан размер Код репликации. 

     На  экране откроется окно диалога Изменение  связей (рис. 9).   

     

     Рис. 9.  Диалоговое окно «Изменение связей»  

     В данном окне диалога проверить правильность имен связываемых полей,  находящихся  в столбцах.  При  необходимости можно  выбрать другие  имена  полей.  В  диалоговом  окне  установить  флажок  Обеспечение  целостности  данных, затем нажать кнопку ОК. Мы вернулись в окно диалога Схема данных, которое принимает вид, аналогичный рис. 8. Связи между таблицами будут установлены, и Access нарисует линию, соединяющую две таблицы, и покажет тип связи между ними ( рис.10).  Для вызова  окна  Изменения связей нужно дважды щёлкнуть на линии связи между двумя таблицами.   

     Рис.10. Окно диалога Схема данных с установленными связями между таблицами

     Тип  отношения  в  окне  Схемы  данных  не  будет  показан  без   установления  флажка  обеспечения  целостности  данных.  В  окне  Изменения  связей  содержится  информация  о том,  какая из  связанных таблиц является главной, а также опции поддержания целостности данных.  Кроме того, в нижней части окна приводится информация о типе связи между таблицами. 

     В  верхней  части  диалогового  окна  Изменения  связей  находятся  имена  таблиц,  а  также  поля  связи  этих  таблиц.  Если  порядок  связи  установлен неверно, то нужно щёлкнуть по кнопке Отмена для возврата в  окно  Схема  данных.  Если  поле  одной  из  таблиц  определено  неверно,  нужно выбрать необходимое поле из раскрывающегося списка под именем  таблицы.

     После  установки  целостности  данных  надо  придерживаться  следующих  правил: 

     невозможно  ввести в связанное поле подчинённой  таблицы значение,  отсутствующее  в связанном поле главной таблицы. Однако можно ввести  пустое значение, показывающее, что для данной записи связи отсутствуют; 

     не  допускается  удаление  записей  из  главной  таблицы,  если  существуют связанные с ней записи в подчинённой таблице; 

     невозможно  изменение значения ключевого поля в главной таблице,  если существуют записи, связанные с данной. 

     Чтобы эти правила применить к конкретной связи, при её создании  следует  установить  флажок  Обеспечение  целостности  данных.  После  этого  любая  попытка  выполнить  действия,  нарушающие  одно  из  перечисленных  выше  правил,  приведет  к  выводу  на  экран  предупреждения, а сами действия выполняться не будут. 

     Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных  записей,  сохранив  при  этом  целостность  данных,  следует  установить  флажки: 

     •  каскадное обновление связанных  полей; 

     •  каскадное удаление связанных записей.   

     Если  установили первый флажок, то при изменении  ключевого поля  главной таблицы  автоматически изменяется и соответствующее  значение в  связанных записях.  При установленном втором флажке при удалении записи в главной  таблице удаляются и все связанные записи в подчинённой таблице.  В  окне  диалога  Схема  данных  можно  не  только  создавать  связи  между таблицами, но и выполнять следующие действия: 

     •  изменить структуру таблицы; 

     •  изменить существующую связь; 

     •  удалить связь; 

     •  удалить таблицу из окна диалога  Схема данных; 

     •  вывести  на  экран  все  существующие  связи  или  связи  только  для  конкретной таблицы; 

     •  определить  связи  для  запросов,  не  задавая  условия  целостности  данных.

     Создание SQL запросов

     Язык  SQL (аббревиатура Structured Query Language) – это язык структурированных запросов, стандартный язык, предназначенный для создания баз данных, добавления новых и поддержки имеющихся данных, а также извлечения требуемой информации. Язык SQL с самого начала был создан, чтобы работать с данными из тех баз, которые следуют реляционной модели[2].

     Каждому запросу MS Access можно сопоставить эквивалентную инструкцию SQL. В MS Access пользователи, знакомые с языком SQL, могут использовать его для просмотра и изменения запросов в режиме конструктора, определения свойств форм и отчетов, создания специальных запросов, создания подчиненных запросов.

     При создании каждого запроса MS Access автоматически составляет эквивалентную ему инструкцию SQL. Изменения, внесенные в инструкцию SQL, автоматически отражаются в бланке конструктора.

     После этого вводим в таблицы данные и делаем запросы. Для этого создаем  запросы через режим конструктора: добавляем нужные таблицы (связи выставим сами) и указываем поля, необходимые отобразить после запроса.

     В результате на экран выведутся те поля, которые были указаны в запросе.

     Можно создавать запросы с условиями  отбора, или сортируя данные. К примеру, можно вывести все оборудования, фамилии материально-ответственных начинающихся на букву “С”. Для этого вводим отбор в графу “Условие отбора”. В результате появиться таблица, которая выводит всех материально-ответственных начинающиеся на букву “С”.

     Чтобы войти в режим SQL в access нужно в  поле конструктора запроса нажать правой кнопкой и в появившемся окне нажать “Режим SQL”.

     В появившемся окне прописываем SQL запрос. К примеру, нам надо показать запрос на добавление в таблицу оборудование:

Рис. 11.  Диалоговое окно «Добавление оборудования» 

     В итоге с помощью такого запроса  можно добавить новое оборудование в таблицу. А также можно удалить оборудование:

      Рис. 12.  Диалоговое окно «Удаление оборудования» 

Запрос  на обновление. С помощью такого запроса можно обновлять данные. Например:

Рис. 13.  Диалоговое окно «Обновление оборудования»

Этот  запрос обновляет стоимость оборудования.

      Создание  форм.

     Формы являются основной разработкой диалоговых приложений. Через формы можно  загружать данные во взаимосвязанные  таблицы базы данных с документов – источников, просматривать данные, а также их корректировать. Работая  с формой, пользователь  может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. В форме можно контролировать вводимые данные, устанавливать ограничения на доступ к данным, выводить необходимые сообщения.

     Создаем форму с помощью конструктора. С панели элементов перетаскиваем кнопки и создаем их как ссылки на другие формы. 

     Самая главная форма:

Рис. 14.  Диалоговое окно «База данных учета оборудования организации»

     Создание  отчетов.

     Чтобы создать отчет надо:

  На  панели объектов окна База данных щелкнуть по ярлыку Отчеты и нажать кнопку Создать . Появится диалоговое окно Новый отчет:

     

     Рис.15. Диалоговое окно «Новый отчет»

     В списке диалогового окна Новый отчет выделить конструктор и нажать ОК.

     В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Нажать левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделить в списке необходимый элемент.

     Нажать  кнопку ОК.

     В результате Access автоматически создаст  отчет. Чтобы созданный отчет  можно было использовать в дальнейшем, его необходимо сохранить. Для этого выберите команду Файл, Сохранить или нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов. Затем, в текстовое поле появившегося диалогового окна Сохранение вводим название нового отчета (например: Оборудование) и нажимаем кнопку ОК в итоге получим: