Автоматизация системы ведения учета товара в автосалоне

- выяснение потребностей клиентов в продукции, реализуемой организацией, согласование заказа с клиентом в соответствии с его потребностями и наличием ассортимента на складе организации;

- мотивация клиентов в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта.

Планирование и аналитическая работа:

- составление ежемесячного плана продаж;

- анализ статистических данных продаж и отгрузок клиентов организации;

- предоставление отчетов ведущему менеджеру по продажам и начальнику отдела продаж по итогам работы.

Обеспечение продаж:

- прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов организации, закрепленных за менеджером по продажам, а также для клиентов, закрепленных за соответствующими ведущими менеджерами по продажам при нахождении их вне офиса;

- информирование клиентов обо всех изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулированию спроса, времени прихода товара на склад;

- окончательное согласование с клиентом условий, касающихся цен, дат отгрузки и способов доставки товара;

- передача в отдел логистики заявок на доставку товара клиентам;

- участие в разработке и реализации проектов, связанных с деятельностью отдела продаж;

- взаимодействие с другими подразделениями организации с целью выполнения возложенных задач;

- участие в рабочих совещаниях;

- ведение рабочей и отчетной документации;

- поддержание в актуальном состоянии данных о клиенте в информационной базе клиентов организации.

3. МОДЕЛЬ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПРОЦЕССОВ

Целями автоматизации рабочего места для продавцов и менеджеров автосалона является:

  Возможность четкой постановки задачи сотрудникам: определение исполнителя, сроков мероприятий, отношения к поставленной задаче.

  Удобный мониторинг всех порученных сотрудникам задач: какие задачи выполняются, в какой стадии, как используются ресурсы.

  Мониторинг занятости персонала автосалона.

  Возможность оценки качества работы каждого сотрудника.

  Возможность анализа загруженности сотрудников

  Иметь полный обзор о текущих делах компании, даже в ситуации продолжительного личного отсутствия.

  Получать регулярные отчеты по работе сотрудников над проектами и задачами

Цель проекта:

Определить действия необходимые для осуществления управления автосалоном.

Точка зрения: Продавец и менеджер автосалона.

При построении системы использовался следующий инструментарий: модели IDEF0, IDEF3, DFD, Borland Delphi 7 и приложение  BPWin 4.1.

3.1 Перечень функций

Функции модели:

Управление и контроль деятельности автосалона– А0

              Заключение договоров с дилерами – А1

                            Проведение переговоров с дилером – А11

                            Составление договора – А12

                            Подписание договора – А13

              Поставка товара – А2

                            Проверка характеристик автомобиля, технического состояния

– А21

                            Расценка товара по накладной – А22

                            Занесение данных о продукции в БД – А23

              Реализация товара – А3

                            Проверка технического состояния – А31

                            Установление ценников на автомобили – А32

                            Установка автомобиля на витрину – А33

                            Оформление продажи – А34

              Формирование отчета– А4

                            Анализ движения товара– А41

                            Анализ оставшихся автомобилей – А42

                            Анализ проданного товара – А43

                            Формирование отчета по продажам – А44

3.2 Глоссарий

Автосалон – учреждение, осуществляющее продажу автомобилей.

Должностные инструкции – документ, содержащий основные положения по работе диспетчера на автобазе.

Устав автосалона - документ, содержащий нормативно-правовые акты, в соответствии  с которыми осуществляется деятельность магазина.

Продавец – лицо, осуществляющее продажу товара.

Менеджер – лицо, осуществляющее управление магазином.

Автомобиль – транспортное средство, на колесном ходу с собственным двигателем.

3.3 IDEF0-диаграмма

В ходе анализа предметной области, определения задач и целей автоматизируемой информационной системы было принято представить процесс подготовки отчета.

Назначение модели IDEF0 – определение предметной области разрабатываемой информационной системы.  Данная модель моделирует управление и механизм исполнения, описание входных и выходных данных.

IDEF0, относится к семейству IDEF, которое появилось в конце шестидесятых годов под названием SADT (Structured Analysis and Design Technique). IDEF0 может быть использована для моделирования широкого класса систем. Для новых систем применение IDEF0 имеет своей целью определение требований и указание функций для последующей разработки системы, отвечающей поставленным требованиям и реализующей выделенные функции. Применительно к уже существующим системам IDEF0 может быть использована для анализа функций, выполняемых системой и отображения механизмов, посредством которых эти функции выполняются. Результатом применения IDEF0 к некоторой системе является модель этой системы, состоящая из иерархически упорядоченного набора диаграмм, текста документации и словарей, связанных друг с другом с помощью перекрестных ссылок. Двумя наиболее важными компонентами, из которых строятся диаграммы IDEF0, являются бизнес-функции или работы (представленные на диаграммах в виде прямоугольников) и данные и объекты (изображаемые в виде стрелок), связывающие между собой работы.

3.3.1 Контекстная IDEF0-диаграмма

В ходе анализа предметной области, определения задач и целей автоматизируемой информационной системы было принято представить процесс управления и контроля деятельности работников библиотеки.

Назначение модели IDEF0 – определение предметной области разрабатываемой информационной системы.  Данная модель моделирует управление и механизм исполнения, описание входных и выходных данных.

Управление – это формирование таких воздействий, ограничений и инструкций, которые побуждали бы принять максимальный план.

Входные данные – это данные, которые поступают из вне и используются как первичные данные для реализации функций и задач управления.

Выходные данные – это объекты, которые создаются в результате работ.

Модель строится, для того чтобы четко ответить на поставленный вопрос. В данном случае: как осуществляется управление и контроль деятельности автосалона?

Функциональный блок IDEF0 – это блок Управление и контроль деятельности автосалона (см. рис.1). Управление – Устав автосалона и должностные инструкции персонала, исполняющий механизм – менеджер, продавец. Входными данными являются: сведения об автомобиле, сведения о дилерах, накладные. Выходными данными служит отчет по продажам автосалона.

Рис.1 Контекстная диаграмма процесса управления и контроля деятельности автосалона

Для реализации функций и задач управления применяются входные данные: Накладные, Сведения об автомобиле, Сведения о дилерах, поступающие из вне и используемые  как первичные данные. Формируя ограничения и инструкции, побуждающие принять максимальный план, используются Должностные инструкции сотрудников, Устав, Законодательство РФ. Звеньями осуществления данного механизма являются менеджеры и продавцы. В процессе работы формируются отчеты по продажам.

3.3.2 Диаграммы первого уровня

IDEF0-блоки, называемые функциями, обрабатывают и преобразуют входные данные в выходные. IDEF0 моделируют системы как иерархически упорядоченную декомпозицию функций.

В результате контекстной диаграммы происходит декомпозиция процесса (см. рис.2).

Рис.2 Диаграмма первого уровня процесса управления и контроля деятельности автосалона

Процесс Управление и контроль деятельности автосалона состоит из последовательно выполняемых процессов:

      Заключение договоров с дилерами

      Поставка товара

      Реализация товара

      Формирование отчета по продажам

На всех этапах процессы выполняются согласно должностным инструкциям и уставу автосалона. Согласно Законодательству РФ заключаются договора с дилерами (поставщиками). На основании договора осуществляется поставка товара в автосалон. Он обрабатывается и готовится к продаже. По данным о продажам формируется отчет о проданных автомобилях.

3.3.3 Диаграммы второго уровня

Процесс Заключение договоров с дилерами делится на следующие процессы (см. рис.3): Проведение переговоров с дилерами, составление договора, подписание договора.

.

Рис.3 Диаграмма второго уровня процесса заключения договора с дилерами

Проводятся переговоры с дилерами о поставке и продаже товара, в этом процессе участвует сам дилер и менеджер автосалона. На определенных условиях заключается договор о сотрудничестве, а так же договор на поставку и происходит его подписание.

Процесс Поставка товара включает в себя: Проверку характеристик и технического состояния, установку цены, занесение данных в базу данных (см. рис 4).

Рис.4. Диаграмма второго уровня процесса поставки товара на склад.

Поставляется товар, он проверяется на то, все ли пришло и пришло ли, то, что заказывали, далее определяется его цена, и вся информация о поставке заносится в базу данных нашей АС.

Процесс Реализация товара делится на процессы: проверка технического состояния, установление цены, установка автомобиля на витрину, оформление продажи. (см. рис.5).

              Рис.5. Диаграмма второго уровня процесса реализации товара

    Проходит еще одна проверка состояния автомобиля как технического состояния, так и внешнего вида, устанавливаются таблички с ценниками и основными характеристиками, автомобиль устанавливается на витрину, по желанию покупателя оформляется продажа.

Процесс Формирование отчета подразделяется на следующие процессы (см. рис.6.):

              Рис.6 Диаграмма второго уровня процесса формирования отчета

Анализируется движение товара, количество оставшихся автомобилей на складе, количество проданных  автомобилей, формируется отчет по продажам.

На основании данных о продажах анализируется количество проданного товара, анализируется количество товара, который остался на складе. Эти данные суммируются и происходит формирование отчета по продажам в автосалоне.

3.4 Диаграмма потока данных

Диаграмма потоков данных описывается с помощью модели DFD (см. рис.8).

Диаграмма потоков данных - информационная модель, основными компонентами которой являются:

      внешние сущности, представляющие собой источник или приемник информации;

      процессы преобразования входных данных в выходные в соответствии с определенным алгоритмом;

      накопители данных, в которые можно помещать и извлекать информацию;

      поток данных, определяющий информацию, передаваемую через некоторое соединение от источника к приемнику.

DFD описывает:

        функции обработки информации (работы, activities);

        документы (стрелки, arrows), объекты, сотрудников или отделы, которые участвуют в обработке информации;

        внешние ссылки (external references), которые обеспечивают интерфейс с внешними объектами, находящимися за границами моделируемой системы;

        таблицы для хранения документов (хранилище данных, data store).