Управление записями

Сроки и места хранения записей по качеству однозначно определены в списках, находящихся в архиве  или в предписывающих документах по СМК, к которым они относятся. Срок оперативного хранения (на рабочих местах) записей по качеству определяется исходя из важности документов для дальнейшего осуществления деятельности, а также в соответствии с законодательными нормами. По истечении заданного срока записи по качеству передаются начальнику службы обеспечения качества, классифицируются на предмет потенциальной возможности их повторного применения, и, в зависимости от классификации, хранятся в архиве ТГАСУ (срок хранения определяется исходя из важности документов для дальнейшего осуществления деятельности, а также в соответствии с законодательными нормами).

Устаревший  документ заменяется новым во всех местах пользования и помещается в архив.  Замену осуществляет ответственный за процесс.

По истечении  срока хранения записи уничтожаются.  

6.7 Мониторинг, анализ и улучшение процесса

      Представитель руководства проводит  анализ эффективности данного  процесса на основании вышеперечисленных критериев во время проведения внутренних аудитов, а также в любой момент работы в системе качества, например, на основе предложений, поступающих от сотрудников университета. Данные по результатам такого анализа фиксируются в отчетах по аудиту. Полученная информация предоставляется руководству в качестве входных данных для анализа деятельности, выходными данными которого служат предложения по повышению эффективности данного процесса. Мониторинг выполнения требований по управлению записями по качеству осуществляется ответственными за процесс регулярно в ходе осуществления деятельности. Ими также регулярно анализируется эффективность управления записями, относящимися к их процессам. При необходимости ответственные за процессы вносят свои предложения представителю руководства. 
 

7. Ответственность

   7.1 Ответственность за организацию управления записями и данными по качеству СМК несёт представитель руководства по качеству - проректор по учебной работе. Он же несёт ответственность за контроль выполнения требований настоящей ДП.

Руководители подразделений и лица, осуществляющие регистрацию записей и данных по качеству в подразделениях, несут ответственность за достоверность и своевременность фиксируемой информации, её обработку, правильность заполнения бланков и форм, организацию ведения и хранения носителей записей. 

  7.2  Контроль за исполнением  положений настоящей ДП возложен на представителя руководства по качеству.  
 
 
 
 
 
 
 

8 Диаграмма процесса  «Управление записями и данными по качеству» 
 

                                                                                                                                  Приложение А (обязательное)                                                Таблица 1

Лист  регистрации изменений