Управление записями

- оценка знаний, умений и навыков студентов (СК ИК 2.5-2008 «Реализация основных образовательных программ», СКИК 2.8-2008 «Проектирование, разработка и реализация программ дополнительного профессионального образования», СКИК2.9-2008 «Подготовка кадров высшей квалификации», СК ИК 2.7 «Обучение в интернатуре и ординатуре», СК ДП 8.2.0-2008 «Управление несоответствиями»);

- образование, подготовка, навыки и опыт профессорско- преподавательского состава и др. сотрудников университета (СК ИК 3.1-2008 «Управление персоналом»);

-  данные о ресурсах, в том числе и приобретаемых, предназначенных для обучения и поддержки студентов (СК ИК 3.6-2008 «Управление закупками», СК ИК 3.7-2008 «Управление инфраструктурой»);

-  планирование и проведение внутренних аудитов СК (СМК ДП 8.1.2- 2010 «Внутренние аудиты»);

-  анализ данных о процессах СМК;

-  управление несоответствиями (СМК ДП 8.2.0-2010 «Управление несоответствиями»);

-  результаты корректирующих и предупреждающих действий (СМК ДП 8.3.2-2010 «Корректирующие и предупреждающие действия»);

- информирование общества (раздел 9 РК).

     Конкретные  виды записей о качестве для каждого  процесса и подпроцесса СМК университета названы в ДП и ИК процессов СМК. 

4. Различают записи по качеству содержащие:

- первичную информацию по качеству;

- обработанную информацию по качеству;

- систематизированную информацию по качеству.

Первичную информацию получают в первый раз  в ходе выполнения того или иного процесса. Примерами исходной информации могут быть результаты приёма экзаменов, зачётов, журнал регистрации прохождения курса повышения квалификации персонала в области качества, иные записи в журналах, анкеты с результатами социологических опросов различных групп потребителей и иных заинтересованных сторон (студентов, выпускников, работодателей, преподавателей), перечень средств измерений лабораторий и т.п.

Обработанная  информация получается в результате тех или иных действий для получения дополнительной информации из уже имеющихся данных.

Примерами систематизированной информации по качеству являются: отчёт о внутреннем аудите, отчёт об анализе СМК, данные о персонале, результаты оценки и отбора абитуриентов, результаты анализа распределения выпускников на рынке труда и т.п.

Правила заполнения бланков и записей  по видам деятельности и подразделениям содержится в Инструкции по организации делопроизводства.

6. Управление  записями по качеству

6.1 Управление  записями по качеству;

      Записями по качеству называются документы, представленные в письменном или электронном виде, содержащие сведения об услуге, процессе или эффективности системы менеджмента качества. Записи по качеству необходимы для подтверждения соответствия процессов и образовательной услуги установленным требованиям нормативной документации и потребителей.

Управление  записями направлено на своевременное  и регулярное предоставление руководству университета и заинтересованным сторонам полной и достоверной информации, необходимой и достаточной для принятия обоснованных решений по вопросам улучшения процессов деятельности университета. Результатом процесса является упорядоченная система управления записями по качеству и четкое распределение ответственности и полномочий по работе с записями в рамках каждого процесса.

К записям  по качеству предъявляются требования:

• упорядоченность, однозначность и удобство восприятия информации;
• точность, достоверность и своевременность предоставления;
• исключение дублирования.

Записи  по качеству включают:

• записи качества по персоналу включают сведения об образовании, повышении квалификации, навыкам и опыту. Ответственным за управление записями по персоналу является начальник отдела кадров (ДП 6.22-01 Управление персоналом);
• записи анализа требований потребителей. Ответственным за управление записями является директор Центра содействия трудоустройству выпускников (ДП 7.20-01 Маркетинг, ДП 7.53-01 Распределение выпускников);
• записи оценки качества организаций-поставщиков абитуриентов. Ответственным за управление записями является ответственный секретарь приемной комиссии (ДП 7.40-01 Отбора абитуриентов, ДП 7.50-01 Довузовская подготовка);
• записи результатов измерений по управлению процессами учебно-методическим, учебным процессами, результаты анализа, верификации и валидации проекта и разработки в соответствии с запланированными мероприятиями, результаты анализа изменений проекта и разработки и любые необходимые действия (ДП 7.30-01 Разработка учебных программ и планов, ДП 7.31-01 Методическая деятельность, ДП 7.51-01  Учебно-организационная деятельность, ДП 7.51-02 Реализация основных образовательных программ, ДП 7.51-03 Реализация программ дополнительного образования, ДП 7.54-01 Проектирование зданий и сооружений);
• записи мониторинга и измерения качества образовательной услуги, свидетельства соответствия образовательной услуги, результаты управления неуспевающими студентами (слушателями), последующие мероприятия по устранению обнаруженного несоответствия (ДП 8.22-01 Проведение внутренних аудитов, ДП 8.50-01 Корректирующие и предупреждающие мероприятия);
• записи качества по студентам. Результаты фиксации уникальной идентификации, свидетельства об использовании средств и методик оценки и подтверждения пригодности используемых контрольно-измерительных материалов качества образовательной услуги. Ответственными за формирование личных дел студентов являются начальник отдела кадров студентов и деканы факультетов;
• записи по функционированию системы менеджмента качества ТГАСУ (отчеты по анализу системы менеджмента качества со стороны руководства; свидетельства того, что процессы жизненного цикла образовательной услуги и сама образовательная услуга отвечают требованиям; результаты корректирующих и предупреждающих действий).

Записями результатов  измерений по управлению образовательным процессом, установленными Федеральным агентством по образованию, являются следующие:

• Журнал преподавателя заполняется преподавателем, ведущим занятия со студентами по конкретной дисциплине и содержит сведения об учебной активности и качестве текущей успеваемости студентов.
• Групповой журнал содержит сведения о посещаемости занятий студентами. Ответственным за ведение журнала является староста группы.
• Журнал контроля текущей успеваемости заполняется зам. декана факультета во время контрольной точки на основании отчетов преподавателей.
• Экзаменационная ведомость содержит результаты оценки знаний студентов. Ответственным за заполнение экзаменационной ведомости является преподаватель. Экзаменационная ведомость сдается преподавателем в деканат в день сдачи экзамена (зачета), подписывается деканом (зам. декана) факультета и хранится в деканате в течение 5 лет.
• Журнал экзаменационной сессии заполняется зам. декана факультета во время экзаменационной сессии на основании экзаменационных ведомостей.
• Зачетная книжка заполняется преподавателями и сверяется с журналом экзаменационной сессии зам. декана факультета, о чем ставится соответствующий штамп декана. Зачетная книжка хранится у студента в процессе обучения. По окончанию теоретического курса зачетная книжка передается в деканат для сверки данных. После защиты выпускной квалификационной работы зачетная книжка заносится в личное дело.
• Учебная карточка студента заполняется секретарем деканата факультета на основании экзаменационных ведомостей. Контроль возложен на зам. декана факультета. По окончании обучения учебная карточка заносится в личное дело.
• Диплом оформляется отделом кадров студентов на основании приказа об окончании университета, приложение к диплому заполняется секретарем деканата на основании учебной карточки студента. Контроль возложен на зам. декана факультета. Диплом хранится у выпускника университета, а копия - в личном деле.

 

6.2 Проверка, утверждение и регистрация;

      Разработку форм записей по качеству осуществляют сотрудники и руководители структурных подразделений Томского государственного архитектурно-строительного университета. Любой сотрудник имеет право внести предложение по разработке новой и изменению существующей формы записи по качеству. Все предложения сотрудников должны поступать в письменной форме руководителю подразделения, на которое распространяется действие данных документов. Форма подачи предложения не регламентирована. В случае если процесс распространяется более  чем на одно подразделение, предложение по изменению форм  записей по качеству должно направляться ответственному за данный процесс.

На основании  предложений сотрудников, руководитель структурного подразделения/ответственный  за процесс оценивает целесообразность разработки новой формы, или изменения уже существующей. В случае положительного решения, форма записи по качеству передается начальнику службы обеспечения качества. Предложения также могут быть напрямую переданы начальнику службы обеспечения качества. Ответственным за проверку, регистрацию форм записей по качеству, а также за внесение изменений во  все взаимосвязанные документы  является начальник службы обеспечения качества. Ответственным за утверждение форм записей по качеству является представитель руководства.

Начальник службы обеспечения качества проверяет соответствие форм записей по качеству требованиям руководства по качеству и документированных процедур и в случае соответствия/непротиворечия формы, представитель руководства утверждает ее. С момента утверждения формы записи по качеству, она считается действующей. Утвержденная форма записи по качеству регистрируется начальником службы обеспечения качества в Ф.4.24-01 Перечне форм записей по качеству, действующих в ТГАСУ.

При необходимости  начальник службы обеспечения качества вносит изменения во взаимосвязанные документы. Процесс рассылки утвержденной формы записи по качеству в структурные подразделения контролируется представителем руководства. Оригиналы форм записей по качеству находятся у начальника службы обеспечения качества в бумажном и электронном варианте.

Форма представления информации и порядок  ведения записей для регистрации данных о качестве, устанавливается разработчиками в соответствующих предписывающих документах  - РК, ДП, СТП, положениях о подразделениях. 

6.3 Оформление и идентификация записей по качеству;

      Записи  по качеству в формах  проводятся по установленным  в СМК правилам. Для обеспечения  единообразия в документации  записи по качеству обозначаются  четко и однозначно в колонтитулах  либо в специально предусмотренных в каждой форме графах: вид документа; регистрационный номер; дата составления документа; ответственное лицо.

Для оформления текста используется шрифт Times New Roman.  Названия формы и ее разделов можно выделять жирным шрифтом.

Нумерация форм осуществляется в рамках принадлежности к элементам руководства по качеству, документированным процедурам и стандартам предприятия в соответствии с ДП 4.23-01 Управление документацией. Для нумерации форм используются буквенные сокращения и арабские цифры. Буквенные сокращения обозначают наименование документа, цифры обозначают номер раздела Руководства по качеству или документированной процедуры, к которому относится форма. 

6.4 Заполнение и передвижение форм записей по качеству;

      Заполнение форм записей по качеству осуществляется уполномоченными сотрудниками, чья ответственность регламентирована соответствующими разделами руководства по качеству, документированными процедурами, стандартами предприятия и должностными инструкциями. Заполненная форма считается записью по качеству.

Сотрудники  обязаны составлять записи согласно установленным предписаниям руководства по качеству и процедур, аккуратно с ними обращаться, не допускать их фальсификацию. Внесение изменений в заполненные записи по качеству возможно только при  однозначной идентификации: указание даты и подписи уполномоченного лица, производившего изменение, обоснование внесения изменений. Сотрудники несут ответственность за сохранность записей по качеству перед ректором.

Сотрудники, ответственные за передвижение записей по качеству, обязаны выполнять все предписания, при возникновении каких либо затруднений сообщать о них в письменной или устной форме своему непосредственному руководителю. Вносить какие-либо изменения в подписанные (утвержденные) записи по качеству без разрешения лица, подписавшего документ, категорически запрещается.

Ответственность за качество подготовки записей по качеству и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, заполнивших, завизировавших и подписавших данные записи.

Если  это оговорено в контракте, то записи по качеству, подтверждающие соответствие процессов и образовательной услуги существующим требованиям могут быть предоставлены потребителю. 

6.5 Внесение  изменений;

      Использование актуальных форм  записей по качеству регулируется Перечнем форм, действующих в Томском государственном архитектурно-строительном университете.

Распределение документов регулируется списком рассылки  Ф 4.23-02.

При необходимости  в документ, являющийся записью по качеству, могут вноситься изменения. Их содержание должно поддаваться однозначной идентификации при помощи указания даты и подписи уполномоченного лица, производившего изменение, с обоснованием внесения изменений. 

6.6 Хранение, архивирование и изъятие из  обращения записей по качеству;

      Оригиналы форм записей по  качеству хранятся у начальника  службы обеспечения качества, он  же является ответственным за  выдачу копий сотрудникам.