Введение

В последние  годы в Правительстве Москвы вследствие проведения ряда реформ и широкого применения принципа децентрализации власти значительно возросла роль управления в органах исполнительной власти города Москвы.

Это управление осуществляется различными подведомственными  учреждениями  посредством использования  различных методов. В данной курсовой работе будет рассматриваться разработка и принятие управленческого решения  в условиях стратегического планирования на примере внедрения системы электронного документооборота в Правительство Москвы и органы исполнительной власти города Москвы.

Актуальность  темы проявляется в том, что принятие решений является центральным элементом  управленческой деятельности, по отношению  к которому все остальные могут  рассматриваться как вспомогательные.

Целью написания данной работы является изучение и анализ процесса принятия решений для более глубокого понимания его сути на примере внедрения системы электронного документооборота в Правительство Москвы и органы исполнительной власти города Москвы. Исходя из поставленной цели, были сформулированы задачи работы:

1. Изучить  теоретические аспекты процесса  принятия решений.

2. Анализ  внутренней среды Правительства Москвы и органов исполнительной власти города Москвы.

3. Исследование  стратегического планирования на  примере внедрения системы электронного  документооборота в Правительство  Москвы и органы исполнительной власти города Москвы.

4. Анализ процесса принятия решения в Правительстве Москвы и органах исполнительной власти города Москвы.

Объект  исследования – Правительство Москвы и органы исполнительной власти города Москвы. Предмет исследования - процесс принятия решений в Правительстве Москвы и органах исполнительной власти города Москвы.

Информационной  базой работы послужили разработки отечественных ученых в области  теории управления в органах исполнительной власти. Работа содержит материал теоретического и практического исследования, изложенный в 3-х главах, иллюстрированных рисунками.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Разработка и принятие управленческих решений

1. Понятие и виды управленческих решений

Разработка  управленческих решений представляет собой процесс, объединяющий основные функции управления: планирование, организацию, мотивацию, контроль. Решения, принимаемые органами власти, определяют не только качество и эффективность  протекающих в управляемой системе  процессов, но и возможность устойчивого  и адаптивного развития в быстро меняющемся современном мире.

Принятие  решения представляет собой сознательный выбор из имеющихся вариантов  или альтернатив направления  действий, сокращающих разрыв между  настоящим и будущим желательным состоянием. Основой принятия эффективных управленческих решений является качественная информация. Черты управленческих решений: обоснованность; своевременность; комплексность подхода; законность; четкая формулировка задач; посильность исполнения; преемственность и согласованность с ранее принятыми решениями.

Управленческое  решение - это творческий акт субъекта управления, направленный на устранение проблем, которые возникли в объекте  управления.

Виды управленческих решений.

Поскольку решения  принимаются людьми, то их характер во многом несёт на себе отпечаток  личности руководителя, причастного  к их появлению на свет. В связи  с этим принято различать уравновешенные, импульсивные, инертные, рискованные  и осторожные решения.

Уравновешенные  решения принимают руководители, внимательно и критически относящиеся  к своим действиям, выдвигаемым  гипотезам и их проверке. Обычно, прежде чем приступить к принятию решения, они имеют сформулированную исходную идею.

Импульсивные  решения, авторы которых легко генерируют самые разнообразные идеи в неограниченном количестве, но не в состоянии их как следует проверить, уточнить, оценить. Решения поэтому оказываются  недостаточно обоснованными и надёжными, принимаются "с наскока", "рывками".

Инертные решения  становятся результатом осторожного  поиска. В них наоборот контрольные  и уточняющие действия преобладают  над генерированием идей, поэтому  в таких решениях трудно обнаружить оригинальность, блеск, новаторство.

Рискованные решения  отличаются от импульсивных тем, что  их авторы не нуждаются в тщательном обосновании своих гипотез и, если уверены в себе, могут не испугаться любых опасностей.

Осторожные решения  характеризуются тщательностью  оценки руководителем всех вариантов, сверх критичным подходом к делу. Они в ещё меньшей степени, чем инертные, отличаются новизной и оригинальностью.

Перечисленные виды решений принимаются, в основном, в процессе оперативного управления персоналом. Для стратегического  и тактического управления принимаются  рациональные решения, основанные на методах  экономического анализа, обоснования  и оптимизации.

Каждое управленческое решение затрагивает экономические, организационные, социальные, правовые и технологические интересы. Поэтому  в состав критериев для выбора наилучшего управленческого решения  следует включать и те, которые отражают этот набор интересов. 

2. Разработка  и принятие управленческих решений

 

Разработка  управленческих решений представляет собой процесс, объединяющий основные функции управления: планирование, организацию, мотивацию, контроль. Решения, принимаемые органами власти, определяют не только качество и эффективность  протекающих в управляемой системе  процессов, но и возможность устойчивого  и адаптивного развития в быстро меняющемся современном мире.

В каждом органе государственного управления осуществляется разработка управленческих решений. И  в каждом из них практика разработки и принятия управленческих решений  имеет свои особенности, определяемые характером и спецификой его деятельности, его организационной структурой, действующей системой коммуникаций, внутренней культурой.

Тем не менее имеется общее, характерное для любого процесса принятия решений, где бы он ни осуществлялся.

Рассмотрим  основные этапы процесса принятия управленческих решений. Блок-схема процесса управления представлена на рисунке 1.

В приведенной  укрупненной блок-схеме представлены основные этапы принятия решения  и их технологическая последовательность. Сгруппировав их в блоки в соответствии с той ролью, которую они играют в процессе управления организацией, дадим описание каждого. 
 

Рис. 1. Основные этапы разработки управленческих решений 
 
 
 

Подготовка  к разработке управленческого  решения

Первый  блок этапов разработки управленческого  решения включает такие этапы, как  получение информации о ситуации, анализ ситуации, диагностика ситуации, выявление проблемной ситуации, разработка прогноза развития ситуации, постановка проблемы, формирование целей.

Рассмотрим  их более детально.

Получение информации о ситуации

Современные технологии принятия управленческих решений, в том числе возможности экспертного  оценивания, позволяют при выработке  и принятии управленческих решений  лицом, принимающим решения (ЛПР), учитывать  основные аспекты взаимодействия "ситуация—ЛПР" за счет возможности использований  качественных и количественных оценок как формализуемых, так и не формализуемых  составляющих ситуации, в которой  ЛПР осуществляет активные управленческие воздействия.

Для адекватного  представления ситуации, как правило, используются не только количественные данные, но и данные качественного  характера. Это обеспечивается с  помощью широко используемых в процессе принятия решений экспертных технологий, социологических опросов.

Получаемая  информация о ситуации принятия решения  должна быть достоверной и достаточно полной. Недостоверная либо недостаточно полная информация может приводить  к принятию ошибочных и неэффективных  решений. Однако не меньшие трудности  возникают и при наличии избыточной информации, поскольку возникает  проблема отбора информации, действительно  представляющей интерес и важной для своевременного принятия эффективного управленческого решения.

Целесообразной  при получении и обработке  информации о ситуации принятия решения  является подготовка аналитического материала, отражающего основные особенности и тенденции развития ситуации. Естественно, что такой аналитический материал должен готовиться специалистами, обладающими достаточными знаниями и опытом в области, к которой принадлежит ситуация принятия управленческого решениям

Анализ  ситуации

Имея  необходимую информацию о ситуации и зная цели, к достижению которых  стремится организация, можно приступать к анализу ситуации.

Основной  задачей анализа ситуации является выявление факторов, определяющих динамику ее развития.

Сначала проводится содержательный анализ и  на качественном уровне устанавливаются  основные моменты, позволяющие выявить  факторы, к изменению степени  и характера воздействия которых  ситуация чувствительна.

Чтобы иметь возможность установить динамику развития ситуации под воздействием тех или иных факторов, необходимо перейти к количественным методам, вводя в рассмотрение количественные представления факторов в виде переменных, значения которых могут изменяться в том или ином диапазоне в  зависимости от внешних или внутренних воздействий.

Для выявления  факторов, определяющих развитие ситуации, могут быть использованы специально разработанные методы, такие, как  факторный и корреляционный анализ и др.

Методы, позволяющие выявить факторы, определяющие развитие ситуации, могут быть также  использованы, как правило, и для  установления их сравнительной важности, весомости при формировании динамики развития ситуации, а также характера  их влияния.

При наличии  индексов либо переменных целесообразно  также определение пороговых  значений, превышение или приближение  к которым должно вызывать соответствующие  управленческие решения и действия со стороны ЛПР.

Полезен анализ и оценка устойчивости ситуации к изменению значений факторов, оказывающих  наиболее значительное влияние на ее развитие, либо тех факторов, на изменение  значений которых будет направлено управленческое воздействие.

Выявление проблемной ситуации

Проанализировав информацию о ситуации, описывается  проблемная ситуация. Определяется ее проблемный характер, проявившейся как  следствие воздействия системы  внешних факторов, неучтенных прогнозом  или субъективной деятельностью  персонала управления, которую можно  скорректировать.

Диагностика проблемы

При анализе  ситуации важно выделить ключевые проблемы, на которые необходимо в первую очередь  обратить внимание при целенаправленном управлении процессом, а также характер их влияния. В этом и состоит задача диагностики ситуации.

На основании  проведенного анализа ситуации определяются наиболее чувствительные моменты, которые  могут привести к нежелательному развитию событий, фиксируются симптомы, причины возникновения проблемы становятся понятными. Решение этих проблем необходимо для предотвращения нежелательного развития ситуации.