Проведение внутреннего аудита и самооценка и Японский и американский подходы к анализу затрат на качество

Отчет (акт) по аудиту должен содержать полные, точные, сжатые и понятные записи по аудиту и должен включать ответы на следующие вопросы:

а) цели аудита;

б) область  аудита, в частности, идентификация  проверенных организационных и  функциональных подразделений или  процессов и охватываемый период времени;

в) идентификация  заказчика аудита;

г) идентификация  руководителя и членов аудиторской  группы;

д) даты и места проведения аудита на месте;

е) критерии аудита;

ж) выводы аудита;

и) заключения по результатам аудита.

При необходимости  в отчет (акт) по аудиту должны быть включены:

к) план аудита;

л) список представителей проверяемой организации;

м) итоги  проведения аудита, включая неопределенности и/или любые встретившиеся препятствия  при его проведении, которые могут  уменьшить достоверность заключения по результатам аудита;

н) подтверждение  достижения целей аудита в пределах области аудита в соответствии с  планом аудита;

о) области, не охваченные аудитом, но находящиеся  в области аудита;

п) неразрешенные  противоречия между аудиторской  группой и проверяемой организацией;

р) рекомендации по улучшению, если это предусмотрено  целями аудита;

с) согласованный  план действий по результатам аудита, при необходимости;

т) заявление  о конфиденциальном характере содержимого  отчета;

у) перечень рассылки отчета по аудиту.

Утверждение и рассылка отчета (акта) по аудиту

Отчет (акт) по аудиту должен быть подготовлен  в согласованные сроки. Если это  невозможно, то о причинах задержки необходимо сообщить заказчику аудита и согласовать новый срок его  подготовки.

Отчет (акт) по аудиту должен быть датирован, проанализирован  и утвержден в соответствии с  процедурами программы аудита.

Отчет (акт) по аудиту должен быть разослан получателям, определенным заказчиком аудита.

Отчет (акт) по аудиту является собственностью заказчика  аудита. Члены аудиторской группы и все, кто получает отчет (акт) по аудиту, должны соблюдать требования конфиденциальности содержимого отчета (акта).

Шаг 6 Завершение аудита

Аудит считается  завершенным, если все процедуры, предусмотренные  планом аудита, выполнены, и утвержденный отчет (акт) по аудиту разослан.

Документы, имеющие отношение к аудиту, следует  хранить или уничтожать на основании  соглашения между участвующими сторонами  в соответствии с процедурами  программы аудита, соглашением между  сторонами и в соответствии с  действующим законодательством, нормативными требованиями и требованиями контрактов.

Если  это не предусмотрено законом, аудиторская  группа и ответственные за управление программой аудита не должны раскрывать содержимого документов и другой информации, полученной во время аудита, или отчетов по аудиту любой другой стороне без ясного разрешения заказчика  аудита и, где это требуется, разрешения проверяемой организации. Если необходимо раскрыть содержание документов аудита, заказчик аудита и проверяемая организация  должны быть проинформированы об этом как можно скорее.

 

4. Использование самооценки

В ряде случаев возникает потребность  в проведении внутреннего аудита системы управления, базирующегося  на самооценках, например при преставлении организации в качестве кандидата  на получение какой-либо премии.

 Это требует также при оценке системы менеджмента качества (СМК) на соответствие требованиям, предъявляемым условиями конкурса на получение международных, национальных, региональных и других премий различного уровня и статуса. Рассмотрим аудит-самооценку на примере СМК – одной из целевых приоритетных подсистем системы управления.

Аудит СМК на основе самооценки –  всесторонний и систематический  анализ и оценка системы на соответствие результатов ее функционирование целям  и требованиям стандартов.

Итогом является мнение о результативности, эффективности, зрелости и развития системы.

Цель самооценки – разработка рекомендаций и мероприятий для улучшения  деятельности в области качества. Самооценка базируется на сравнении  результатов функционирования системы менеджмента качества с установленными показателями и поставленными перед ней целями. Это наиболее простой и малоемкий метод определения уровня функционирования таких систем на предприятиях и поиска путей их улучшения.

Несмотря на великое множество  моделей самооценки, этот метод позволяет:  

- применять оценку как ко  всей СМК, так и к любой  составной части и процессу; 

- оперативно проводить оценку  за счет внутренних ресурсов  одним или группой сотрудников  своей организации – обязательно  при участии или поддержке  высшего звена управления; 

- провести оценку СМК с любой  детализацией и глубиной; 

- определять направления улучшения  СМК на основе реальных возможностей  и ресурсов организации.

Сущность одного из методов самооценки СМК: сравнение фактического состояния  деятельности по менеджменту качества с положениями ГОСТ РИСО на системы  менеджмента качества на основе балльного  метода оценки. Для проведения самооценки предварительно необходимо разработать анкету с вопросами .

В любом случае, независимо от используемого  конкретного метода, наибольший эффект и объективность исследовательских  работ могут быть достигнуты комплексным  применением приемлемых для целей  исследования системы управления методов. При этом одни из них могут быть эффективны на одном этапе исследования, а иные – на другом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

II. Японский и американский подходы к анализу затрат на качество.

 

2 Основные  положения японской школы управления  качеством

 

Менеджмент  в Японии, как и любой другой стране, отражает её исторические особенности, культуру и общественную психологию. Он непосредственно связан с общественно-экономическим  укладом страны. Японские методы управления в корне отличны от американских. Основные принципы японского и европейского менеджмента лежат в разных плоскостях, имея очень немного точек пересечения.

В целом  японское управление отличает упор на улучшение человеческих отношений: согласованность, групповую ориентацию, моральные качества служащих, стабильность занятости и гармонизацию отношений  между рабочими и управляющими.

Успехам Японии в этой области способствовал  целый комплекс специальных мер  государственного регулирования и  целенаправленная политика частного бизнеса.

Среди основных факторов можно назвать:

• радикальное обновление японскими компаниями основных фондов путем закупок новейших зарубежных достижений в области техники и технологии;
• широкие учебные программы по изучению передовых теорий и практики обеспечения качества, которые развернуты буквально в общенациональном масштабе;
• создание, развитие и эффективное использование государственных систем стандартизации и контроля экспортной продукции;
• организационные меры по перестройке внутрифирменного управления качеством;
• специальные и весьма эффективные меры организации труда и мотивации персонала, которые позволяют достигать более высокой производительности и качества.
• высокая степень компьютеризации всех операций управления, анализа и контроля за производством

Специфическая японская форма организации работы персонала, получившая название "кружки контроля качества", привлекает пристальное  внимание.

Что же представляют собой японские кружки контроля качества? На первый взгляд они выглядят довольно просто: это небольшие группы рабочих, которые создаются непременно по добровольному принципу в цехах и на производственных участках, т. е. непосредственно на рабочих местах. Члены кружка сами избирают из своей среды руководителя. Основная задача - поиск, изучение и решение практических задач, а также постоянное обучение всех членов кружка. Работая в кружке, рабочие совместно со специалистами и управляющими принимают участие в решении общих проблем, осуществляя на практике менеджмент, основанный на участии.

Основная  концепция «японского чуда» — совершенная технология, будь то технология производства, управления или обслуживания. На фирмах широко внедряются вычислительная и микропроцессорная техника, новейшие материалы, автоматизированные системы проектирования, широко применяются статистические методы, которые полностью компьютеризированы.

Характерной особенностью разработки системы управления качеством в последние годы является то, что в ее состав включают систему  связи с потребителем и систему  связи с поставщиками.

Пути  решения проблемы дальнейшего повышения  качества руководители фирм видят только в сотрудничестве, взаимном доверии  поставщиков, производителей и потребителей. Главное они видят в обязательном установлении причин ненадлежащего  качества, независимо от того, где они  будут обнаружены - у поставщика или потребителя, и реализации совместных мероприятий по устранению выявленных причин в максимально короткие сроки. При наличии доверительных отношений с поставщиками, Основывающихся на совместном поиске путей повышения качества продукции, обеспечивается переход на распространенную в Японии систему доверия, дающую значительную экономию времени и средств, необходимых на проведение входного контроля материалов и деталей, поступающих с фирмы-поставщика. Важнейшей предпосылкой успешной работы по качеству является подготовка и обучение персонала. Неоднократно подчеркивалось, что начинать процесс обучения следует с высшего руководящего звена. Целесообразнее это делать силами привлекаемых специалистов-консультантов по качеству. Общие сведения о деятельности по качеству, даваемые в процессе обучения, должны сочетаться с конкретными приемами и рекомендациями. У обучения есть очень важный полезный эффект: изменение в лучшую сторону личного отношения людей к работе по качеству. Считают, что качество на 90% определяется воспитанием, сознательностью и только на 10% знаниями. Учебные программы могут дать лишь эти 10 процентов, но зато они сообщают импульс изменению отношения работников к качеству, которое в дальнейшем надо поддерживать постоянными усилиями.

На японских предприятиях для персонала разработана  программа участия в обеспечении качества, получившая название «пять нулей». Она сформулирована в виде коротких правил — заповедей:

- не создавать  (условия для появления дефектов);

- не передавать (дефектную продукцию на следующую  стадию);

- не принимать  (дефектную продукцию с предыдущей  стадии);

- не изменять (технологические режимы);

- не повторять  (ошибок).

Эти правила  детализированы для этапов подготовки производства и собственно производства и доведены до каждого работника.

Одной из самых важных отличительных черт японского менеджмента качества стала система JIT ( от английского Just In Time – «точно в срок» ). Основным принципом этой системы является поставка комплектующих и изготовление отдельных деталей только тогда, когда они непосредственно нужны для производства или продажи. Практической реализацией системы JIT является система KANBAN (в переводе с японского «сигнал» или «видимая запись» ), в основе которой лежит вытягивание подразделением фирмы более высокого уровня в технологической цепочке комплектующих изделия в подразделения, предшествующие данному в технологической цепочке. Когда на каком-то этапе производства появляется потребность в комплектующих, с помощью специальных приспособлений посылается запрос на производственный участок или в службу снабжения, и они поставляют необходимое количество комплектующих в указанный срок. Работая по методу «точно в срок», фирма значительно снижает издержки за счет полной ликвидации необходимости хранить запасы. Это приводит к повышению оборачиваемости капитала.

Из вышесказанного видно, что при создании методов  качества Япония руководствовалась  в основном методами, разработанными в США. Однако в Японии эти методы дали гораздо более значительные результаты, чем в других странах. Профессор Исикава объясняет это следующими словами: «Есть два объяснения японского «экономического чуда»:

1. мы  повсеместно применяем статистические  методы,

2. мы  – японцы».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Формирование и развитие американской школы управления качеством

     Анализирую американский опыт в области качества, можно выделить следующие характерные его особенности

• Совершенствование управления фирмой в целом
• Жесткий контроль качества продукции с использованием методом математической статистики
• Внимание к процессу планирования производства по объемным и качественным показателям, административный контроль изменения планов