Проведение внутреннего аудита и самооценка и Японский и американский подходы к анализу затрат на качество

Установление  первоначального контакта с проверяемой  организацией

Первоначальный  контакт официального или неофициального характера с проверяемой организацией для проведения аудита устанавливает  ответственный за управление программой аудита или руководитель аудиторской  группы.

Цель  первоначального контакта:

а) определение  каналов обмена информацией с  представителем проверяемой организации;

б) подтверждение  полномочий для проведения аудита;

в) предоставление информации по предлагаемому графику  аудита и составу аудиторской  группы;

г) получение  разрешения на доступ к соответствующим  документам, включая записи;

д) определение  необходимых правил обеспечения  безопасности работ на месте;

е) определение  подготовительных мероприятий к  аудиту;

ж) согласование присутствия наблюдателей и сопровождающих для аудиторской группы.

Шаг 2 Выполнение анализа документов

Прежде  чем начать деятельность по аудиту на месте, анализируют документы  проверяемой организации, документы  по системе менеджмента, записи, а  также отчеты по предыдущим аудитам  с целью определения соответствия системы документам и критериям  аудита. Анализ должен учитывать размер, вид деятельности и сложность  организации, а также цели и область  аудита. В некоторых случаях этот анализ может быть отложен до начала проведения аудита на месте, если это  не нанесет ущерба результативности проведения аудита. В других случаях  может оказаться необходимым посетить место проведения аудита для получения необходимой информации.

Если  документация признана неадекватной, то руководитель аудиторской группы должен проинформировать заказчика  аудита, ответственных за управление программой аудита и проверяемую  организацию. Необходимо принять решение  по продолжению или приостановке аудита до тех пор, пока проблемы с  документацией не будут разрешены.

Шаг 3 Подготовка к проведению аудита на месте

Подготовка  плана аудита

Руководитель  аудиторской группы должен подготовить  план аудита для согласования с заказчиком аудита, аудиторской группой и  проверяемой организацией. На основании  плана уточняют сроки выполнения отдельных работ, предусмотренных  планом. В плане аудита должны найти  отражение область и уровень  сложности аудита в зависимости, например, от того, первоначальный это  или последующий аудит, внутренний или внешний аудит. План аудита должен быть достаточно гибким, чтобы по мере осуществления аудита на месте при  необходимости можно было внести изменения, например в область аудита.

План  аудита должен включать:

а) цели аудита;

б) критерии аудита и ссылочные документы;

в) область  аудита, включая идентификацию организационных  и функциональных подразделений  и процессов, которые будут проверяться;

г) даты и места проведения аудита;

д) ожидаемое  время и продолжительность проведения аудита на месте, включая совещания  с руководством проверяемой организации  и совещания групп по аудиту;

е) роли и обязанности членов аудиторской  группы и сопровождающих лиц;

ж) распределение  соответствующих ресурсов по «критичным местам» проведения аудита.

При необходимости  в план аудита включают:

и) определение  представителей проверяемой организации  для участия в аудите;

к) рабочий  язык и язык отчета (акта) по аудиту там, где он отличается от родного  языка аудитора и (или) проверяемой  организации;

л) содержание отчета (акта) по аудиту;

м) материально-техническое  обеспечение (средства передвижения, оборудование на месте и др.);

н) все, что  касается обеспечения конфиденциальности;

о) любые  действия по результатам аудита.

План  должен быть проанализирован, принят заказчиком аудита и представлен проверяемой  организации перед началом аудита на месте.

Любые возражения со стороны проверяемой организации  должны быть разрешены с руководителем  аудиторской группы и заказчиком аудита. Любой пересмотренный план аудита должен быть согласован с заинтересованными  сторонами.

Распределение работ между членами аудиторской  группы

Руководитель  аудиторской группы должен распределить ответственность между членами  группы за аудит конкретных процессов, подразделений, участков, областей или  видов деятельности. Такое распределение  должно учитывать потребность в  независимости, компетентности аудиторов  и результативном использовании  ресурсов, а также различную ответственность  аудиторов, стажеров и технических  экспертов. Для достижения целей  в процессе аудита могут быть сделаны  изменения в распределении ответственности.

Подготовка  рабочих документов

Члены аудиторской  группы должны анализировать информацию, относящуюся к распределению  ответственности, и готовить для  регистрации результатов аудита рабочие документы:

- контрольные  листы и планы выборок для  аудита;

- формы  для регистрации данных, таких  как подтверждающие свидетельства,  выводы аудита и протоколы  совещаний.

Использование контрольных листов и форм не должно ограничивать объем проверок при  аудите, которые могут измениться в результате анализа собранных  во время аудита данных.

Рабочие документы, включая записи, являющиеся результатом использования документов, следует хранить до завершения аудита. Хранение документов после завершения аудита описано в 6.7. Документы, содержащие конфиденциальную или частную информацию, должны сохраняться надлежащим образом.

Шаг 4 Проведение аудита на месте

Проведение  предварительного совещания

Предварительное совещание проводят с руководством проверяемой организации или, где  это возможно, с теми, кто отвечает за проверяемые подразделения или  процессы. Цель предварительного совещания:

а) подтверждение  плана аудита;

б) предоставление краткого обзора плана выполнения аудита;

в) подтверждение  каналов обмена информацией;

г) предоставление возможностей проверяемой организации  задать вопросы.

Обмен информацией  в ходе аудита

В зависимости  от сложности аудита может возникнуть необходимость в заключении официального соглашения по обмену информацией в  ходе аудита между аудиторской группой  и проверяемой организацией.

В аудиторской  группе периодически проводят обмен  информацией, оценивают ход аудита и, при необходимости, перераспределяют обязанности между членами аудиторской  группы.

Во время  аудита руководитель аудиторской группы должен периодически обмениваться информацией  о ходе аудита и всех связанных  с этим вопросах с проверяемой  организацией и заказчиком аудита. Свидетельство, полученное во время  аудита, относительно предполагаемого  непосредственного и существенного  риска (например, связанного с безопасностью, охраной окружающей среды или  качеством) должно быть без задержки доведено до сведения проверяемой организации  и, если необходимо, заказчика аудита. Информация, выходящая за пределы  области аудита, должна также приниматься  во внимание и доводиться до сведения руководителя аудиторской группы, чтобы  осуществить обмен информацией  с проверяемой организацией и  заказчиком аудита. Если свидетельство  аудита указывает на невыполнимость целей аудита, руководитель аудиторской  группы должен доложить проверяемой  организации и заказчику о  причинах принятия соответствующих  мер, включающих корректировку и  переутверждение плана аудита, изменение  целей или области аудита, или  прекращение аудита.

Любые изменения  области аудита, которые могут  быть заметными в ходе выполнения аудита, следует анализировать и  утверждать должным образом.

Роль  и обязанности сопровождающих лиц  и наблюдателей

Сопровождающие  лица и наблюдатели не являются аудиторами, поэтому они не должны оказывать  влияния на проведение аудита или  вмешиваться в проведение аудита.

Сопровождающие  лица, назначенные проверяемой организацией, должны оказывать помощь группе, действовать  по просьбе руководителя аудиторской  группы и выполнять следующие  обязанности:

а) обеспечение  контактов и назначение времени  для бесед;

б) обеспечение  посещений определенных мест производственной площадки или организации;

в) обеспечение  того, чтобы правила и процедуры  по безопасности были известны и соблюдались  членами аудиторской группы;

г) исполнение роли лиц, свидетельствующих в ходе аудита от имени проверяемой организации;

д) предоставление разъяснений или оказание помощи при сборе информации.

Сбор  и верификация информации

Во время  аудита информация, относящаяся к  целям аудита, области и критериям  аудита, включая информацию, касающуюся взаимодействия между подразделениями, деятельности и процессов, должна быть собрана путем необходимых выборок  и верифицирована. Свидетельством аудита может быть только информация, которая  может быть верифицирована. Свидетельства  аудита должны быть зарегистрированы.

Свидетельство аудита основано на выборках подходящих данных. Поэтому имеется элемент  неопределенности при проведении аудита, и выводы аудита должны учитывать  эту неопределенность.

Методы  сбора информации включают:

- опросы;

- наблюдения  за деятельностью;

- анализ  документов.

Формирование  выводов аудита

Для получения  выводов аудита свидетельства аудита должны быть сопоставлены с критериями аудита. Выводы аудита указывают на соответствие или несоответствие критериям  аудита. Если это определено целями аудита, выводы аудита могут определять возможности для улучшения.

Аудиторская группа, при необходимости, должна собираться для анализа выводов аудита на определенных этапах во время аудита.

Соответствия  критериям аудита должны быть обобщены с указанием мест расположения, подразделений  или процессов, которые подвергались аудиту. Если это предусмотрено планом аудита, отдельные выводы аудита о  соответствии и подтверждающие их свидетельства  также должны быть записаны.

Несоответствия  и подтверждающие их свидетельства  аудита должны быть записаны и классифицированы (ранжированы). Они должны быть проанализированы с проверяемой организацией для  подтверждения объективности свидетельств аудита. Необходимо устранить разногласия  во мнениях по свидетельствам аудита и/или выводам аудита, а неразрешенные  проблемы документально оформить.

Подготовка  заключения по результатам аудита

Аудиторская группа до заключительного совещания  должна выполнить следующее:

а) рассмотреть  выводы аудита и другую соответствующую  информацию, собранную во время аудита, на соответствие целям аудита;

б) согласовать  заключения по результатам аудита с  учетом неопределенности, присущей процессу аудита;

в) подготовить  рекомендации, если это предусмотрено  целями аудита;

г) обсудить действия по результатам аудита, если это входит в план аудита.

Проведение  заключительного совещания

Цель  заключительного совещания, председателем  которого является руководитель аудиторской  группы, — представить выводы и  заключения по аудиту таким образом, чтобы они были признаны проверяемой  организацией, и, при необходимости, были согласованы сроки предоставления плана корректирующих и предупреждающих  действий. Участники заключительного  совещания должны представлять проверяемую  организацию, заказчика аудита и  другие стороны. Если это необходимо, руководитель аудиторской группы должен изложить свое мнение проверяемой организации относительно сложившихся во время аудита ситуаций, которые могут уменьшить доверие к заключениям по результатам аудита.

Во многих случаях, например, при внутреннем аудите малого предприятия на заключительном совещании просто сообщаются выводы и заключение по результатам аудита.

В других ситуациях при аудите совещание  должно быть официальным с ведением протокола и списка присутствующих.

Любые разногласия  по выводам и/или заключению по результатам  аудита между аудиторской группой  и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, по возможности, разрешены. Если нет единого мнения, то это  должно быть зарегистрировано.

Если  это предусмотрено целями аудита, то должны быть представлены рекомендации по улучшению с указанием, что  они не носят обязательного характера.

Шаг 5 Подготовка, утверждение и рассылка отчета (акта) по аудиту

Подготовка  отчета (акта) по аудиту

Руководитель  аудиторской группы отвечает за подготовку и содержание отчета (акта) по аудиту.