Отчет о практике в БСУСО «Неженский геронтологический центр»

2.      Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

3.      Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя;

4.      Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя;

5.      По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы;

6.      Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

7.      Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;

8.      Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

9.      Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы;

12. Выполняет отдельные служебные поручения директора учреждения.

Документы готовятся секретарем в электронном виде, затем распечатываются на бумажном носителе, регистрируются, затем подписываются у директора учреждения и направляются адресату. По истечении срока исполнения документа, он подшивается в номенклатуру дел.

Номенклатура дел - это чётко структурированный перечень наименований дел, которые заводятся в компании. Хранение дел (срок до 10 лет) реализовывается структурными подразделениями. При этом дела, которые оформлены в порядке, утвержденном номенклатурой дел, формируются в папки-регистраторы. На всех, без исключения, папках нанесен шифр, заголовок дела и термин его хранения. При этом все дела хранятся в вертикальном положении в шкафах или стеллажах.

При формировании номенклатуры секретарь БСУСО «Нежинский геронтологический центр» руководствуется следующими правилами:

  в дело помещаются исключительно реализованные документы;

  к делу присоединяют по одному экземпляру каждого документа;

  в отдельные дела группируются документы постоянного и временного сроков хранения;

  в дела вносят документацию, которая относится к одному календарному году. Исключение составляют, так называемые, «переходящие» дел, которые создаются на протяжении нескольких лет;

  документацию размещают внутри дела в хронологическом порядке или таким образом, чтобы при прочтении стадии решения вопроса были расположены  последовательно.

Номенклатура дел БСУСО «Нежинский геронтологический центр» визируется и подписывается секретарем, и после одобрения экспертной комиссией направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения (городской архив), после чего утверждается директором учреждения. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел БСУСО «Нежинский геронтологический центр» на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается директором и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел БСУСО «Нежинский геронтологический центр» составляется на основе следующих документов:

1) устава;

2) положений о структурных подразделениях;

3) штатного расписания;

4) номенклатуры дел за прошлый год;

5) описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

6) регистрационных форм;

7) ведомственных и типовых перечней документов с указанием сроков их хранения;

8) типовых и примерных номенклатур дел.

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности учреждения. Номенклатура дел БСУСО «Нежинский геронтологический центр» составляется по следующей унифицированной форме:

Таблица 1

Образец номенклатуры дел БСУСО «Нежинский геронтологический центр»

Основными документами по финансово-хозяйственной деятельности БСУСО «Нежинский геронтологический центр» являются: договоры, договоры о полной материальной ответственности для материально ответственных лиц (например, кладовщик), акты приема-передачи, акты выполненных работ и др.

Рассмотрим структуру документа на примере Договора о бригадной организации труда в БСУСО «Нежинский геронтологический центр» (приложение 5). На лицевой стороне первого листа договора в правом верхнем углу расположена виза руководителя об утверждении договора о бригадной организации труда, проставлена дата утверждения договора. Далее по центру расположено наименование вида документа и текст договора, где во вступительной части обозначены представители от администрации БСУСО «Нежинский геронтологический центр» (заведующая хлебопекарней) и бригады (бригадир).

Первый раздел договора о бригадной организации труда носит название «Обязанности бригады работников пекарни и администрации учреждения. Во втором разделе прописана ответственность сторон. После текста договора о бригадной организации труда содержатся подписи сторон.

Как видно из приложения, договор о бригадной организации труда имеет номер, расположенный в наименовании вида документа, но не содержит даты договора и места его составления, присутствует только дата утверждения договора директором БСУСО «Нежинский геронтологический центр».

Основными организационно-распорядительными документами БСУСО «Нежинский геронтологический центр» являются:

- учредительные документы (приложение 1);

- должностные инструкции;

- штатное расписание (приложение 2);

- приказы и распоряжения;

- докладные и служебные записки и др.

Основополагающими документами в деятельности учреждения являются учредительные документы, которые хранятся в сейфе у директора и выдаются на руки только для изготовления копий.

Деятельность учреждения организована в соответствии с организационной структурой, описанной выше. Каждая служба, подразделение или отдел в своей деятельности руководствуется Положением об отделе. Сотрудники действуют на основании должностных инструкций, с которыми отдел по управлению персоналом ознакомляет всех сотрудников  под роспись.

Рассмотрим структуру и содержание должностных инструкций учреждения на примере Должностной инструкции заведующего пекарней БСУСО «Нежинский геронтологический центр» (приложение 6).

В правом верхнем углу должностной инструкции заведующего пекарней БСУСО «Нежинский геронтологический центр» содержится виза директора учреждения об утверждении документа, а также стоит дата утверждения и гербовая печать учреждения. Далее по центру располагается наименование вида документа.

Основными разделами текста должностной инструкции заведующего пекарней БСУСО «Нежинский геронтологический центр» являются:

1. Общие положения;

2. Функциональные обязанности;

3. Права;

4. Ответственность;

5. Условия работы;

6. Дополнения и изменения в инструкцию.

Приказы являются основными организационно-распорядительными документами в текущей деятельности учреждения. Приказы бывают двух видов:

- кадровые приказы;

- приказы по основной деятельности учреждения.

Кадровые приказы (распоряжения) готовятся  отделом по управлению персоналом, регистрируются и передаются на подпись директору через секретаря. Пример кадрового приказа БСУСО «Нежинский геронтологический центр» представлен в приложении 7 – приказ (распоряжение) «О предоставлении отпуска работнику». Как видно из приложения, нумерация кадровых приказов (распоряжений) имеет специфику – через дробь ставится буква «к», что указывает на принадлежность приказа к кадрам для облегчения документооборота учреждения.

Приказы (распоряжения) по основной деятельности учреждения готовятся секретарем БСУСО «Нежинский геронтологический центр» на основании служебных записок руководителей подразделений. Например, приказ «О доплате за увеличение объема работы», представленный в приложении 8, разрабатывался секретарем на основании служебной записки шеф-повара учреждения. Приказы по основной деятельности оформляются в БСУСО «Нежинский геронтологический центр» на общем бланке учреждения с указанием наименования документа.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 БСУСО «Нежинский геронтологический центр» имеет также специальный бланк для письма формата А4, который включает следующие реквизиты:

1.      герб Омской области;

2.      эмблема учреждения;

3.      код организации по ОКПО;

4.      код формы документа по ОКУД;

5.      наименование учреждения;

6.      ОГРН;

7.      ИНН/КПП;

8.      справочные данные об учреждении.

Данный бланк используется для деловой переписки. Деловые письма в учреждении печатаются только на лицевой стороне листа через полтора интервала. ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Основное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми. Наиболее важными показателями шрифта являются:

- гарнитура (характер рисунка);

- кегль (размер печатной литеры по вертикальной оси, измеряемый в пунктах; пункт – 0,376 мм).

Основными принципами составления деловых писем в БСУСО «Нежинский геронтологический центр» являются: официальность, точность, краткость, стереотипность (стандартность), логичность.

Таким образом, можно сделать вывод, что делопроизводство и документооборот БСУСО «Нежинский геронтологический центр» имеют важное значение в деятельности учреждения.

Документооборот в учреждении является очень объемным, что объясняется сложной организационной структурой учреждения и его размерами.

3. ИЗУЧЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СТРУКТУРЫ И ОБОРОТА УСЛУГ БЮДЖЕТНОГО СТАЦИОНАРНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ «НЕЖИНСКИЙ ГЕРОНТОЛОГИЧЕСКИЙ ЦЕНТР»

3.1. Изучение оборота услуг учреждения

Основным видом деятельности БСУСО «Нежинский геронтологический центр» является предоставление социальных услуг, являющихся комплексными. Поэтому продукции, предназначенной для реализации за пределами учреждения, в нем не производится. Все обеспечивающие и обслуживающие цеха и подразделения работают только для удовлетворения собственных нужд учреждения.

На протяжении всего срока проживания престарелых граждан в стационарных условиях производится их комплексное обслуживание:

- организованы оптимальные условия для проживания: помещение, предметы быта, коммунальные услуги, мебель, одежда, обувь и т.п.;

- осуществляется медицинское обслуживание: комплексные медицинские осмотры, прием узких специалистов, мероприятия по профилактике и лечению, санитарные мероприятия и т.п.;

- организовано питание граждан собственными силами учреждения: пекарня, столовая и т.д.;

- культурно-досуговые мероприятия;

- другие виды социального обслуживания.

Таким образом, можно сделать вывод, что основным измерителем  объема производства услуг в БСУСО «Нежинский геронтологический центр» является количество обслуживаемых граждан.

В настоящее время в учреждении обслуживается более 700 престарелых граждан. Средняя продолжительность жизни проживающих в БСУСО «Нежинский геронтологический центр» составляет 74 года. Средний возраст проживающих в настоящее время составляет 61 год.

Рассмотрим характеристику проживающих в БСУСО «Нежинский геронтологический центр» в таблице 2.

Таблица 2

Среднегодовая численность и движение проживающих в БСУСО «Нежинский геронтологический центр» в 2010г.