Методы проведения переговоров и деловых встреч

Корпоративный дух

В компании был проведен ряд корпоративных мероприятий: банкет по случаю Дня создания компании, веревочный тренинг, была заложена новая  традиция по проведению общего собрания для вручения призов за достижение лучших результатов.

большинство сотрудников, делая выбор между компанией, имеющей прочное положение на рынке, налаженные деловые связи, технологии и бизнес - процессы и бывшим коммерческим директором, за которым стояли только личностный потенциал и амбиции, остались на старом месте работы. И они не пожалели об этом: вскоре стало известно, что дела у новой компании идут недостаточно хорошо. У партнеров не хватило оборотных средств, чтобы наладить контрактные поставки и провести рекламную акцию. Бывшему руководителю отдела продаж, а теперь - коммерческому директору новой структуры пришлось заниматься буквально всем: от поиска клиентов и закупок небольших партий товара “под заказ” до торговли непрофильными товарами. Через некоторое время компания прекратила свое существование: один из партнеров ушел в другую коммерческую структуру на руководящую должность, а второй - договорился о слиянии с более крупной фирмой, где занял должность коммерческого директора. Бывшему руководителю отдела продаж ни в той, ни в другой компании подходящей должности не нашлось и ей снова пришлось искать работу. Опыт работы в качестве коммерческого директора у нее был совсем небольшой, поэтому получить аналогичную вакансию в более стабильной компании ей не удалось. И после нескольких месяцев поиска она вынуждена была согласиться на должность регионального менеджера.

Согласно статистике, большинство сотрудников, последовавших  за своим руководителем, начинающим новый бизнес “с нуля” ничего не выигрывают: он может оказаться не в состоянии выполнить свои обещания по независящим от него причинам, а проект может не осуществиться.

Итоги

Таким образом, в результате продуманных и сложенных действий руководства и службы персонала, компании удалось решить поставленные задачи: сохранить не только команду, но и клиентов, а вместе с тем и свои позиции на рынке. Сотрудники, которые остались в компании, не только не потеряли работу, но и получили реальную возможность повысить свою квалификацию и уровень доходов, а корпоративная культура компании упрочилась и получила дальнейшее развитие.[18]

 

3  РЕКОМЕНДАЦИИ ПО  ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИЮ 

                        ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ

Теория и практика делового общения показывает, что  за переговорами, как средством урегулирования конфликтных и кризисных ситуаций, а также средством, обеспечивающим сотрудничество различных социальных субъектов, большое будущее. Они приходят на смену силовым и командным методам, обеспечивая наиболее гармоничное развитие социальной и экономической жизни. И они требуют уже сейчас специалистов своего дела, обладающих высоким творческим потенциалом, хорошо разбирающихся в тайнах избранной профессии, умеющих принимать продуманные и тщательно взвешенные решения.

Умение вести переговоры - это искусство. Переговоры должны приводить к результату, удовлетворяющему обе стороны. Поэтому относиться к вопросу подготовки переговоров необходимо серьезно, не полагаясь на то, что легче сориентироваться по ходу дела.

Не осознав общие  закономерности, присущие процессу переговоров, невозможно правильно, с учетом ваших целей и задач, построить взаимодействие с партнером. На начальных этапах, приступая к ведению переговоров, не стоит жалеть время на анализ того, что произошло и происходит на данных переговорах, как строится процесс их ведения.

 

3.1 Подготовка к переговорам

Стадия подготовки к  переговорам включает в себя несколько  этапов.

Каждый из названных  этапов имеет свои задачи и требует  серьезного подхода к их решению.

1. Анализ проблемы

Вначале следует четко  определить, о чем будут переговоры и установить возможного партнера. Получив необходимую информацию о надежности партнера, его участии  в аналогичных переговорах, состоянии  финансовых дел, необходимо выявить  наличие альтернатив данным переговорам: имеются ли другие, более выгодные партнеры, возможно ли решение проблемы самостоятельно.

Если для решения  проблемы в ходе переговоров понадобятся  эксперты (юристы, экономисты, специалисты  по технологии производства), то перед  ними формулируются задачи, устанавливаются сроки их выполнения.

Для окончательного решения  вопроса о необходимости переговоров  проводится содержательный анализ проблемы (при необходимости совместно  с экспертами):

- каковы ваши интересы? 
- каковы возможные интересы партнера? 
- насколько ваш партнер заинтересован в переговорах с вами (есть ли у него лучшие альтернативы)? 
- определите область совпадения и расхождения интересов.[12, c 66]

2. Планирование переговоров

На этом этапе необходимо сформулировать общий подход к переговорам (переговорную концепцию):

- определите ваши цели  и задачи (исходя из анализа  проблемы);

- как вы намерены  их достигать (наметьте стратегию,  исходя из анализа задач и  ваших целей).

 Обычно на переговорах  одновременно ставятся несколько  целей, например, получить информацию о партнере, дать информацию о себе и заключить соглашение. [2, c 127]

Разрабатывая стратегию, необходимо учитывать последовательность в реализации целей, например, сначала - получение информации о партнере и  сообщение информации о себе, затем - заключение соглашения.

После  проведения  экономических и финансовых расчетов готовится  необходимая техническая  и справочная документация (например, по технологии производства и строительства, по законодательству на территории страны и т.п.).

Собрав возможно полную информацию по проблеме предстоящих  переговоров,  намечаются возможные  варианты решения. При этом не следует  искать единственно правильный вариант, так каждый вариант обладает своими плюсами и минусами.

- выпишите для каждого варианта положительные и отрицательные моменты;

- проранжируйте варианты  решений по степени предпочтения  для вас и для партнера;

- возможно ли улучшить  варианты для вас, не ухудшая  их для партнера (нет, да). Какие?  За счет чего?

Проанализировав полученные результаты и выбрав оптимальный вариант решения,  необходимо сформулировать  свои предложения и их аргументацию для переговоров с партнером. При подготовке аргументов рекомендуется выбирать в качестве ориентиров объективные критерии (например, стандартный уровень цен). Немаловажно показать преимущества вносимых предложений для партнера.

Конечным итогом к переговорам является позиция, которая отражает анализ интересов, вариантов решений, предложений и их аргументации.

- сформулируйте основную  позицию на переговорах; 
        - сформулируйте запасную позицию (по каким вопросам и как далеко вы можете идти на компромиссы;

- подготовьте документы,  которые вы хотели бы представить  вашему партнеру (это может быть  проект договора, юридические, финансовые  и другие документы).[14, c 98]

3. Планирование организационных  моментов

Место проведения переговоров (дома, на нейтральной территории, на территории партнера) определяется заранее  и согласовывается с партнером.

При выборе места необходимо оценить все его плюсы и минусы, учитывая, в частности, такие параметры, как материальные затраты, сложность организационных моментов, необходимость согласований с другими организациями и руководством.

При определении состава  делегации следует учесть, кто  возглавит делегацию, и кто персонально будет участвовать в переговорах, будут ли в составе делегации эксперты и консультанты, понадобится ли технический состав (например, стенографистка) Главные требования, предъявляемые к участникам делегации - это компетентность и умение работать в «команде»

4. Первые контакты  с партнером 

При установлении рабочих  отношений с предполагаемым партнером  можно запросить (если необходимо) дополнительную информации (например, техническую  документацию). Все организационные  моменты предстоящих переговоров должны быть согласованы с партнером (время и место проведения, состав делегации, кто ее возглавляет и тд.)

Предложения по повестке дня (какие вопросы и в какой  последовательности вы намерены обсуждать) также предварительно согласовываются. [20]

 

3.2. Технология ведения переговоров

1. Протокольные мероприятия при ведении переговоров

Организационный момент начала переговоров предусматривает  расположение членов делегации в  помещении, где проводятся переговоры.

Глава делегации садится  в центре, напротив него - глава партнерской делегации; справа от главы - второе лицо в делегации, слева - переводчик (при необходимости).

Во время встречи  обсуждение позиций сторон ведется  спокойным, доброжелательным тоном, даже в том случае, если партнер чем-либо раздражен или агрессивен. Все предложения собеседника по переговорам необходимо выслушивать до конца,  спокойно и перебивая.

После того, как переговоры закончились и подписан протокол о намерениях (контракт, договор), устраивается протокольное мероприятие (например, прием)

2. Этапы ведения переговоров

На первом  этапе  уточняются интересы, позиции, цели и  т.д. участников переговоров. Как бы хорошо не была проведена подготовка, всегда остается ряд невыясненных моментов. Необходимо уточнить неясные моменты в позиции партнера, выслушав его и задав ему вопросы. Не следует допускать затягивания этапа уточнения, так как слишком подробное выяснение несущественных деталей не даст возможности сосредоточиться на главном. В результате будет потерян переговорный темп, и, вполне, возможно, сорвутся переговоры. [11, c 34]

При этом важно выяснить до конца все существенные детали, чтобы не было различного толкования договоренностей, следствием чего может  стать конфликт с партнером.

На втором этапе  ведется  обсуждение позиций. Главное на этом этапе - аргументация предлагаемых решений, поэтому целесообразно основное внимание при аргументации уделить взаимной выгоде в случае принятия того или иного решения.

Основной задачей  третьего этапа является согласование позиций. Сначала рекомендуется  согласовать общие контуры соглашения (выработать общую формулу), затем обсудить детали. Эта тактика экономит время. Однако прежде чем следовать ей, необходимо на это получить согласие партнера.

На заключительном этапе переговоров стороны приступают к редактированию текста и выработке конкретных соглашений. В итоговом документе, как правило,  излагаются основные принципы подхода к решению проблем. После основного соглашения принимается ряд вспомогательных документов, в которых принятые решения конкретизируются.

Указанные этапы не всегда четко разграничены. Но в целом  следует придерживаться определенной последовательности в решении задач  при ведении переговоров.

3. Анализ переговоров

По окончании переговоров  необходимо составить отчет об их проведении, в котором проанализировать ход переговоров и их итоги. В отчете могут быть рассмотрены такие вопросы, как:

- что, какие действия  способствовали успеху (неуспеху) переговоров;

- какие возникали трудности,  как эти трудности преодолевались, что не было учтено при подготовке к переговорам, почему;

- какие возникли неожиданности  в ходе ведения переговоров;

- каково было поведение  партнера на переговорах;

- какие принципы ведения  переговоров возможно и нужно  использовать на других переговорах.  

4. Выполнение договоренностей

В зависимости от того, насколько точно и аккуратно  вы соблюдаете договоренности, зависят  не только ваши отношения с данным партнером, но и репутация в целом. В том случае, если возможен срыв выполнения договоренностей по вашей  вине, заранее поставьте партнера в известность, предложив варианты компенсации (если они не оговорены в договоре).[16, c 71]

 

3.3 Выводы и предложения

Таким образом следует  подчеркнуть, что успех переговоров  готовится заранее. Необходимо изучить  партнеров, наметить для своей позиции возможные пути сближения, определить варианты развития успеха. До начала переговоров необходимо создать соответствующую атмосферу, эмоциональный настрой.

Переговоры лучше всего  вести по намеченному плану и  начинать с наиболее важных аспектов повестки дня. Затем обсудить  те проблемы, по которым нет разногласий. В ходе переговоров необходимо следить за тем, чтобы обсуждение вопросов не отклонялось от основной цели.

Во время переговоров  главное внимание должно быть сосредоточено  на интересах, а не на подходах, поскольку цель переговоров заключается в удовлетворении подспудных интересов участников.

Успех на переговорах  достигается логикой рассуждений. Поэтому следует понять логику партнера. Необходимо найти факты, усиливающие  вашу позицию. Не следует выделять факты, усиливающие позицию партнера и акцентировать внимание на расхождениях, если они не принципиальны.

Если в ходе переговоров  возникло напряжение, необходимо сделать  паузу, пересесть на другое место. Но при этом не следует показывать свое раздражение, повышать голос. Улыбка и доброжелательность помогают в самых сложных ситуациях.