Методы проведения переговоров и деловых встреч

Министерство образования  и науки РФ

ГОУ ВПО «Сибирская государственная  автомобильно-дорожная

академия» (СибАДИ)

 

 

 

 

 

Факультет                                                                Экономика и управления

Кафедра                                                                    Менеджмент

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Управление  проектами»

тема: Методы проведения переговоров и деловых встреч

 

 

 

 

Студент	В.О. Измайлова гр. Моб 09-Э1
К.псх.н., кандидат психологических наук	Шамис В. А.
Работа допущена к защите	_____________
Работа принята с  оценкой	_____________

 

 

 

 

Омск – 2011

Введение	3
1 Методы проведение  переговоров и деловых встреч	4
1.1 Основные  методы проведения	4
1.2 Деловые переговоры  и встречи	6
1.3 Техника деловых  переговоров	12
2 Пример проведения деловых переговоров	18
3 Рекомендации по проведению деловых переговоров	26
3.1 Подготовка  к проведению переговоров	27
3.2 Технологии  ведения переговоров	29
3.3 Выводы и  предложения	31

СОДЕРЖАНИЕ

 

Заключение                                                                                                                 34

Библиографический список                                                                                      36

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Деловые встречи - это неотъемлемая часть любого бизнеса. И именно периодическая организация деловых встреч и переговоров формирует репутацию Вашей компании, поддерживает позитивный имидж. Проведение деловых мероприятий для компании важно как для решения внутрикорпоративных задач, так и для обсуждения различных вопросов с партнерами. Кроме того, организация деловых встреч и бизнес мероприятий, таких как конференция, презентация, выставка, семинар, позволяет привлечь к себе внимание общественности. На сегодняшний день в условиях жесткой конкуренции, безусловно, выигрывают те компании, которые отводят определенное место организации деловых встреч и мероприятий.

Организация деловых  мероприятий всегда включает в себя: разработку идеи, техническое обеспечение, дизайн оформления, составление программы деловой встречи, обслуживание мероприятия. Чтобы произвести впечатление на своих партнеров в организации деловых мероприятий все должно быть продумано до мелочей. Организация деловых встреч, мероприятий, выставок требует к себе особого внимания не только при их подготовке, но также и при проведении. На деловых встречах важна каждая деталь: от места проведения презентаций, пресс конференций до разработки рекламно сувенирной продукции.

Целью данной работы является выявить современные методы проведения деловых встреч и переговоров.

Предметом исследования является проведения деловых переговоров по вопросу: “ Как удержать сотрудников при смене руководства?”, в организации.

Объектом исследования является финансовая организация.

 

 

 

 

 

1 МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ И ДЕЛОВЫХ ВСТРЕЧ

 

1.1 Основные методы проведения

При проведении деловых  переговоров и встреч используются следующие основные методы:

1. Вариационный метод. В подготовке к сложным переговорам выясните следующие вопросы: в чем заключается решение поставленной проблемы в комплексе? От каких аспектов идеального решения (с учетом проблемы в комплексе, партнера и его возможной реакции) можно отказаться? В чем следует видеть оптимальный способ (высокая степень вероятности реализации) решение проблемы в случае дифференцированного подхода к ожидаемым последствиям, трудностей, препятствий? Какие аргументы необходимы для того, чтобы должным образом отреагировать на ожидаемые предположение партнера, обусловленные расхождением интересов и их одностороннее осуществлением (сужение или соответствующее расширение предложения с обеспечением взаимной выгоды, новые аспекты материального, финансового, юридического характера и т.д.) Какое вынужденное решение можно принять на переговорах на ограниченный срок? Какие экстремальные предложения партнера следует обязательно отклонить и с использованием каких аргументов?

Такие рассуждения выходят  за рамки чисто альтернативного  рассмотрения предмета переговоров. Они  требуют обзора всего предмета деятельности, творчества и реалистичных оценок.

2. Метод интеграции. Предназначено для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и потребностей развития, вытекающие из этого, а также кооперации. Применение этого метода, конечно же, не гарантирует достижения соглашения в деталях; пользоваться им целесообразно в тех случаях, когда, например, партнер игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственные позиций.

Пытаясь добиться того, чтобы  партнер осознал необходимость  интеграции, не выпускают, однако, из виду его законные интересы. Поэтому избегайте  поучительных призывов, оторванных от интересов партнера и не связанных  с конкретным предметом обсуждения. Наоборот, преподает партнеру свою позицию и подчеркните, каких действий в рамках совместной ответственности за результаты переговоров вы от него ожидаете.

Несмотря на расхождение  ведомственных интересов с интересами партнера, особо отметьте необходимость и отправной точки решения обсуждаемой проблемы. Попытайтесь выявить в сфере интересов общие для всех аспекты и возможности получения взаимной выгоды и доведите все это до сведения партнера. НЕ тешьте себя иллюзиями и не считайте, что можно прийти к согласию по каждому пункту переговоров. Если бы так было на самом деле, то переговоры вообще были бы не нужны: можно было бы сразу переходить к заключению сделок.

3. Метод уривноважування. Используя этот метод, учитывает следующие рекомендации:

Какие доказательства и аргументы (факты, результаты расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы побудить партнера принять ваше предложение? Вы должны на некоторое время мысленно встать на место партнера, т.е. посмотреть на вещи его глазами.

Рассмотрите комплекс проблем  с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов «за» и доведите до сведения собеседника связанные с этим преимущества. Обдумайте также возможные контраргументы партнера, соответственно «настройтесь» на них и приготовьтесь использовать их в процессе аргументации. Бессмысленно пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера: последний ждет от вас реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д.

Прежде чем перейти  к этому, выясните, что было причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание Ваших высказываний, недостаточная компетентность, нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.). Компромиссный метод. Участники переговоров должны проявлять готовность к компромиссам: в случае расхождения интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно.

4. По компромиссного решения согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки договариваются между собой с учетом новых реалий, частично отходят от своих требований (от чего отказываются, выдвигают новые предложения). Чтобы приблизиться к позиции партнера, необходимо мнением предвидеть возможные последствия компромиссного решения для удовлетворения собственных интересов (прогноз степени риска) и критически оценить допустимые пределы уступки. Может случиться, что предложенное компромиссное решение превышает вашу компетенцию. В интересах сохранения контакта с партнером вы можете пойти на так называемую условную соглашение (например, сослаться на принципиальное согласие компетентного руководителя). [6,c 65]

Трудно быстро прийти к согласию путем уступок, приемлемых для обеих сторон (например, в  отличие от полного отказа одного из партнеров от своих требований или так называемого «гнилой» компромисса); партнеры по инерции будут опровергать мысленно. Здесь необходимо терпение, что соответствует мотивации и умению «пошатнуть» партнера с помощью новых аргументов и способов рассмотрения проблемы при использовании всех возможностей, вытекающих из переговоров. Соглашение на основе компромиссов возможна в тех случаях, когда необходимо достичь общей цели переговоров, когда их срыв будет иметь для партнеров негативные последствия.

 

1.2. Деловые переговоры  и встречи

Переговоры - это средство, взаимосвязь между людьми,  предназначены  для достижения  соглашения,   когда   обе   стороны   имеют   совпадающие   либо противоположные интересы.

   Переговоры предназначены в основном для того, чтобы с  помощью  взаимного обмена мнениями (в форме различных предложений по  решению  поставленной  на обсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих  сторон  соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его  участников.  Переговоры -  это менеджмент  в действии.  Они состоят из  выступлений и ответных выступлений, вопросов и  ответов,  возражений  и  доказательств.  Переговоры могут протекать легко или напряженно,  партнеры  могут  договориться  между. собой без труда, или с большим трудом, или вообще  не  прийти  к,  согласию.

Поэтому  для  каждых  переговоров и встреч необходимо  разрабатывать   и   применять специальную тактику и технику их ведения.[13, c 96]

Этапы проведения переговоров и встреч:

1. Подготовка переговоров (встреч).

Успех переговоров всецело зависит оттого, насколько хорошо вы к ним подготовились. До начала переговоров необходимо иметь разработанную их модель:

- четко представлять себе предмет переговоров и обсуждаемую проблему. Инициатива на переговорах будет у того, кто лучше знает и понимает проблему;

- обязательно составить примерную программу, сценарий хода переговоров, в зависимости от трудности переговоров может быть несколько проектов;

- наметить моменты своей неуступчивости, а также проблемы, где можно, уступить, если неожиданно возникает тупик в переговорах.

- определить для себя верхний и нижний уровни компромиссов по вопросам, которые, на ваш взгляд, вызовут наиболее жаркую дискуссию.

   Реализация данной  модели возможна в том случае, если в процессе подготовки переговоров будут изучены следующие вопросы:

   - цель переговоров;

   - партнер по переговорам;

   - предмет переговоров;

   - ситуация и условия переговоров;

   - присутствующие, на переговорах;

   - организация переговоров.

2. Проведения переговоров.

Существует ряд приемов, способов и принципов, которые детализируют и конкретизируют их применения.

1. Встреча и налаживания  контакта. Даже если к вам приехали  не делегация, а всего один  партнер, его необходимо встретить  на вокзале или в аэропорту  и провести в гостинице. В  зависимости от уровня руководителя  делегации его может встречать либо сам глава вашей делегации, либо кто-то из участников запланированных переговоров.

Стадия приветствия  и налаживания контакта - начало прямого, личного делового общения. Это общая, но важная стадия переговоров. Процедура приветствия занимает очень короткое время. Самая распространенная в европейских странах форма приветствия - рукопожатие, при этом первым руку подает хозяин.

Разговор, предшествующий начальные переговоров, должен носить характер необременительную беседы. На данном этапе происходит обмен визитными карточками, которые вручаются не во время приветствия, а за столом переговоров.

2. Привлечение внимания  участников переговоров (начало  деловой части переговоров). Когда  ваш партнер уверен, что ваша  информация будет ему полезна,  он станет с удовольствием вас слушать. Поэтому вы должны вызвать у оппонента заинтересованность.

3. Передача информации. Это действие заключается в  том, чтобы на основе вызванного  интереса убедить партнера по  переговорам в том, что он  поступит мудро, согласившись с вашими идеями и предложениями, потому что их реализация принесет ощутимую выгоду ему и его организации.

4. Детальное обоснование  предложений (аргументация). Партнер  может интересоваться вашими  идеями и предложениями, он  может понять и их целесообразность, но он все еще ведет себя осторожно и не видит возможности применения ваших идей и предложений в своей организации.[5, c 123]

Вызвав интерес и  убедив оппонента в целесообразности задуманной дела, мы должны выяснить и  разграничить его желания. Поэтому следующий шаг в процедуре проведения деловых переговоров состоит в том, чтобы выявить интересы и устранить сомнения (нейтрализация, опровержение замечаний).

3. Решение проблемы (Завершения  переговоров).

Если ход  переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые затрагивались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе переговоров достигнут определенный прогресс. Целесообразно, также основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч.