Новітні інформаційні технології. Їх використання в управлінській діяльності

     Від 1976 року у Німеччині існує кадрова інформаційна система (EPOS) Федерального Міністерства внутрішніх справ (ВМІ). У 1992 році розпочалась її модернізація, на основі концепції кадрової системи Міністерства юстиції, що максимально враховує функції організації і персоналу.

     Особливо  важливим є удосконалення взаємодії  органів влади. Паперовий обіг документів, прийнятий у теперішній час між органами державної влади і місцевого самоврядування, є надміру повільним, призводить до значних витрат ресурсів, необхідних для роботи кур'єрських і поштових служб, експедицій і канцелярії, змушеної реєструвати вхідні і відправляти вихідні документи.

     Так, для державної податкової служби (ДПС) велику проблему становить подолання інформаційного дефіциту щодо ефективного відстежування господарської діяльності суб'єктів підприємницької діяльності (кількість яких повсякчас зростає), зокрема у зовнішньоекономічній сфері. Нині обмін електронною інформацією налагоджено тільки у вигляді розробленого порядку обміну інформацією з банками, відповідно до якого інформація надходить в електронному вигляді засобами електронної пошти, а також електронного обміну інформацією з митною службою. Обмін між ДПС й іншими відомствами налагоджено лише у паперовому вигляді, поштою або в електронному вигляді (на дискетах), що зазвичай супроводжуються затримками, які не дозволяють використовувати оперативні методи щодо відвернення порушень податкового законодавства. Зазначена система обміну інформацією не має надійних механізмів захисту інформації. Автоматизація не охоплює усього комплексу необхідної інформації для ефективного функціонування системи, яка забезпечує проведення об'єктивного аналізу, прогнозування і формування потрібної звітності. Ураховуючи зазначене, одним із пріоритетних напрямів діяльності ДПС є проведення модернізації, особливо у сфері інформаційних технологій.

     За  наявності в певній структурі  автоматизованої системи паралельно до

традиційної, до необхідних для його забезпечення процесів додаються реєстрація відомостей про документ і сканування тексту для включення його до бази документів системи. Тобто використання обчислювальної техніки в цьому разі тільки ускладнює робочий процес замість того, щоб його спрощувати.

     Це  стає ще більш очевидним, якщо взяти  до уваги те, що вихідний документ спочатку готується за допомогою автоматизованої системи, а текст його існує у вигляді файлу і спеціально роздруковується для відправлення до

інших організацій. Крім того, найчастіше відсутній  контроль відправника за доставкою його кореспонденції адресату та її подальшою реєстрацією.

     Виходом з цієї ситуації є створення системи обміну електронними документами між організаціями, що забезпечить прискорення доставки документів, гарантію доставки, доставку «під розпис» — оповіщення відправника про одержання і реєстрацію документа одержувачем, зниження витрат.

     Необхідно враховувати, що традиційний паперовий  документообіг ще не швидко втратить своє значення — у найближчі роки важливі документи все одно будуть видаватися, затверджуватися і доставлятися в паперовому

вигляді.

     Проте існують (і в деяких організаціях вже експлуатуються) інтегровані паперово-електронні технології, у яких документ пересилається в електронному вигляді, реєструється, і саме з електронною копією здійснюється робота, а паперова копія передається звичайним шляхом.

     Запровадження норм законодавства, що забезпечують юридичну значущість електронного цифрового підпису, відкриває можливість створення систем обміну електронними документами, які не потребують дублювання електронних документів паперовими і дозволяють тим самим значно знизити витрати органів влади і управління.

     До  труднощів на шляху розробки таких  систем можна залічити відсутність будь-яких систем автоматизації документообігу в цілому ряді організацій, розмаїтість систем і форматів, використовуваних у різних організаціях, необхідність надійної автентифікації відправників/одержувачів, захист інформації від зміни в процесі доставки, необхідність захисту конфіденційної інформації.

     Сучасні програмні засоби дозволяють успішно  вирішувати всі ці проблеми. І нині розробка і впровадження систем, які автоматизують обмін

електронними  документами між організаціями, є абсолютно реальним завданням.

     Експлуатація  цих систем можлива й серед  організацій, які не мають автоматизованої системи документообігу. Вони можуть приймати і передавати документи за допомогою засобів обміну електронною поштою, доповнених засобами роботи з формами, електронним цифровим підписом

(ЕЦП)  і засобами захисту інформації. Найбільшу користь (і через відчутніше зниження трудомісткості зокрема) одержать організації, у яких документообіг цілком автоматизований.

     Органи  державної влади гостро відчувають недостатність інформаційного забезпечення своєї діяльності.

     Єдиний  підхід до подолання цього стану  полягає у створенні державної

інформаційно-аналітичної  системи (ІАС). Рішення щодо її формування було прийняте на засіданні Ради національної безпеки і оборони України у червні 1997 року та введене в дію Указом Президента України від 21 липня 1997 року.

     Метою здійснення робіт є створення  державної інформаційної інфраструктури, яка б забезпечувала інформаційно-аналітичну підтримку взаємодії фахівців органів державної влади у процесі обґрунтування прийняття рішень з питань управління державою.

     Взаємний  зв'язок структурних елементів системи передбачається здійснювати за допомогою загальної телекомунікаційної інформаційної магістралі на базі загальнодержавних каналів зв'язку, відомчих систем інформування і каналів зв'язку, а також урядових засобів зв'язку.

     Отже, з технічного та технологічного погляду ІАС є глобальною обчислювальною мережею інформаційно-пов'язаних між собою структурних

елементів, які є, у свою чергу, інформаційно-аналітичними системами відомств та міжвідомчими системами.

     Важливо зазначити, що створення технічної  та технологічної бази ІАС — це лише початок справи. До подальших завдань треба віднести створення

єдиного узгодженого інформаційного середовища усіх органів влади, яке розвиватиметься і функціонуватиме згідно з певними концепціями й правилами і забезпечуватиме

• цілісність і актуальність усієї інформації;
• розробку аналітичних моделей, методів і алгоритмів задач із позицій сучасних досягнень науки, зокрема, системного аналізу, математичного моделювання та ін.;
• удосконалення процесів управління в державних органах влади шляхом максимального використання ІАС;
• підготовку якісно нових фахівців, які повинні чітко формулювати завдання в умовах функціонування ІАС і цілеспрямовано використовувати отримані результати.

     Результативність  функціонування ІАС прямо пов'язана  з інформатизацією регіонів, де часто фінансування відповідних проектів регіональних органів здійснюється з місцевих бюджетів; де формується вся первинна інформація, і подекуди інших шляхів отримання певних даних не існує.

     Крім  того, у певних відомствах (наприклад, в Державному комітеті статистики, Державній податковій адміністрації) формується інформація, яка циркулює лише на районному чи обласному рівнях (через неоднорідність між центром та регіонами в оснащенні засобами інформатизації, впровадженні інформаційних технологій, підготовці кадрів), але може становити інтерес і для центральних органів влади (прикладом такої інформації можуть служити дані про фінансовий стан окремих суб'єктів підприємницької діяльності).

     Державну  політику у сфері інформатизації визначено Законами України, які  створюють правове поле для реалізації Завдань Національної програми інформатизації. Основними завданнями реалізації цих законів і програми є не подальше насичення технікою, а формування правових, організаційних, науково-технічних, економічних, фінансових, методичних і гуманітарних передумов розвитку інформації. Це — головне в застосуванні й розвитку сучасних інформаційних технологій у відповідних сферах суспільного життя України, формуванні системи національних інформаційних ресурсів, створенні загальнодержавної мережі інформаційного забезпечення науки, освіти, культури, охорони здоров'я тощо, створенні загальнодержавних систем інформаційно-аналітичної підтримки діяльності органів державної влади й органів місцевого самоврядування. 

     Функції державного управління та інформаційні технології в державному управлінні. Класифікація. 

     Як  ми вже сказали основне нормативне визначення, такого поняття, як «інформаційна  технологія» ми маємо в законодавстві. Класифікацію самих інформаційних  технологій на нормативному рівні не закріплено. Щодо наукової термінології, то тут, як і в багатьох інноваційних напрямках розвитку сучасної наукової думки мають місце істотні  різночитання. Наприклад, деякі автори вважають комунікаційні технології окремим і незалежним видом інноваційних технологій, а не складовою інформаційно-технологічного процесу.

     Нові  інформаційні технології можна класифікувати  наступним чином:

1. за способом реалізації;
2. за ступенем охоплення;
3. за класом технологічних операцій, що реалізуються;
4. за типом користувацького інтерфейсу;
5. за способом побудови мережі ; 
6. за обслуговуваними наочними областями та ін.

     За  способом реалізації ІТ , виділяють  традиційні і нові інформаційні технології.

     За  ступенем охоплення завдань управління розрізняють наступні ІТ:

     -        електронна обробка економічних даних;

     -        автоматизація функцій управління;

     -        підтримка ухвалення рішень;

     -        електронний офіс;

     -        експертна підтримка.

     За  класом технологічних операцій, що реалізуються, виділяють такі ІТ:

     -         робота з текстовим редактором;

     -         робота з табличним процесором;

     -         робота з СУБД.

     -         робота з графічними об'єктами;

     -         мультимедійні системи;

     -         гіпертекстові .

     За  типом призначеного користувацького  інтерфейсу розрізняють ІТ пакетні, діалогові, мережеві.

     За  способом побудови мережі визначаються ІТ локальні, багаторівневі, розподілені.

     За  обслуговуваними наочними областями  виділяють ІТ бухгалтерського обліку, ІТ банківської діяльності, оподаткування, страхової справи, та інших сфер. Безумовно, що за областю обслуговування ми маємо справу з інформаційними технологіями «державного управління».

     Щодо  самого державного управління, то воно також  базується на тому, що є «паливом» і кінцевим «продуктом»  ІТ,  на інформації. Для прийняття управлінських рішень використовується інформація, а в результаті прийнятих рішень формується нова інформація. Цей процес є безперервним, масштабним, розгорнутим «по вертикалі» і «по горизонталі» управлінських структур, а тому потребує систематизації, застосування засобів автоматизації, напрямів впровадження інформаційних технологій в державному управління. «Інструментального» супроводу із застосуванням сучасних інформаційних технологій потребує вся система державного управління. А тому, я вважаю, що є сенс здійснити спробу класифікації тих інформаційних технологій, які забезпечують діяльність органів державного управління виходячи, власне, з функцій державного управління (за критерієм функцій державного управління) «інструментальним» супроводом, яких є та, чи інша інформаційна технологія.