Внутренняя среда организации

     Внутренняя  среда организации зависит от внешней, и эту связь наглядно иллюстрирует рис.2. (15, с.107), на котором организация представляет собой органическую составляющую внешней среды, получая из нее все необходимое для того, чтобы реализовать свое предназначение, и предлагая ей результаты своих усилий по преобразованию ресурсов в продукцию и услуги. По существу, это характеризует иерархичность построения общественной жизни, и организация является всего лишь подсистемой, входящей в состав системы более высокого уровня. Преобразования, происходящие в ней, связаны с выполнением различных, взаимоувязанных между собой, процессов.

     

     

     

     

       

     Рис.2. Связь и взаимодействие внешней  среды с процессом

                                преобразования в организации

       Руководство организации должно  быстро улавливать изменения  во внешней и внутренней среде,  четко осознавать их значение, как в настоящем, так и в будущем и выбирать наилучший вариант реакции на них в пределах существующих ограничений, в наибольшей степени соответствующий поставленной цели. Эти ограничения связаны, прежде всего, с материальными и людскими ресурсами и на практике трудно преодолимы, особенно в краткосрочном периоде. Поэтому на деле организация может реагировать лишь на незначительные изменения среды, а остальные - игнорировать. Но от того, насколько она сумеет к ограничениям приспособиться, зависит ее будущее.

     Итак, организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. 

     1.2. Проблемы управления организацией

     Большинство людей планирует свою деятельность на день (месяц, год и т.д.), затем  организуют ресурсы, которые потребуются для выполнения их плана. По мере достижения вперед мы сравниваем то, что сделали, с целями и задачами, которые поставили ранее. Такая повседневная работа затрагивает целый ряд управленческих функций. Т.е. управление необходимо рассматривать как циклический процесс, состоящий из конкретных видов управленческих работ, называемых функциями управления.

     Функция управления – специализированные виды управленческой деятельности, характеризующиеся однородностью осуществляемых работ и их целевой направленностью (20,с.94).

     Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей  подсистемы (субъекта управления). Конечным результатом управления является выработка  управленческого воздействия, команды, приказа, направленных на достижение поставленной цели. Один работник может выполнять несколько функций, несколько работников могу выполнять одну функцию. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности – это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом.

     Принято считать, что в процессе управления выполняются следующие основные функции: планирование, организация, мотивация и контроль. Функции – содержание управленческой деятельности (7,с.85). Каждая из четырех функций менеджмента является для организации жизненно важной. Вместе с тем планирование как функция управления обеспечивает основу для других функций и считается главнейшей из них, функции же организации, мотивации и контроля ориентированы на выполнение тактических и стратегических планов организации. Рассмотрим их поподробнее.

     Функция планирование. Она предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей.

     Планирование  – определение целей и показателей деятельности организации в будущем, а также постановка задач и оценка необходимых для их решения ресурсов (5,с.19).

     План  становится основой деятельности предприятий всех форм собственности и размеров, так как без него не возможно обеспечить согласованность в работе подразделений, контролировать результаты, определять потребность в ресурсах, стимулировать трудовую активность работающих на предприятии. Кроме того, планирование обеспечивает более четкую координацию усилий структурных подразделений и таким образом укрепляет взаимодействие руководителей разных служб организации. А значит, что планирование – это непрерывный процесс изучения новых путей и методов совершенствования деятельности организации за счет выявленных возможностей, условий и факторов.

     С помощью функции планирование в  определенной мере решается проблема неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределенностью и более эффективно на нее реагировать. Поэтому следует помнить, что неопределенность – это одна из основных причин, по которой планирование может помочь организации управлять в условиях неопределенности, более эффективно реагировать на изменение внешней среды.

     Функция организации.  Она состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определение порядка и условий ее функционирования. Это – процесс объединения людей для достижения поставленных организацией целей (6,с.74).

     Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера предприятий, ее целей, технологии и персонала. Существует ряд элементов, которые необходимо структурировать, чтобы организация смогла выполнить свои планы и тем самым достичь своей цели.

     Таким образом, организация – это вторая функция управления. Из всего множества  значений термина «организация»  в смысле управленческой функции  чаще всего используются два:

1. организация – это структура системы в виде взаимоотношений, прав, целей, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом;
2. организация – это процесс, посредством которого создается и сохраняется структура организации.

     Функция мотивации.

     Мотивация – это деятельность, имеющая целью активизировать людей, работающих в организации, и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, поставленных в планах (12,с.56).

           Теории мотивации  основаны на определении потребностей человека и их структуры. Потребность – это осознание отсутствия чего-либо, вызывающее побуждение к действию.

           К числу таких  теорий относят теории Маслоу, Мак  Клелланда и Герцберга (8,с.106).

           Теория А. Маслоу:

1. Потребности делятся на первичные (физиологические, безопасности и защищенности) и вторичные (социальные, уважение, самовыражение).
2. Поведение человека определяет самая нижняя неудовлетворенная потребность.
3. После того как потребность удовлетворена, ее мотивирующее воздействие прекращается.

     Теория  Мак Клелланда:

1. Три потребности, мотивирующие человека, - это потребность власти, успеха и принадлежности.
2. В настоящее время важны эти потребности высшего порядка, поскольку потребности низших уровней, как правило, уже удовлетворены.

     Теория  Герцберга:

1. Потребности делятся на гигиенические факторы и мотивации.
2. Наличие гигиенических факторов всего лишь не дает развиваться неудовлетворению работой.
3. Мотивации, которые примерно соответствуют потребностям высших уровней Маслоу и Мак Клелланда, активно воздействуют на поведение человека.
4. Для того чтобы эффективно мотивировать подчиненных, руководитель должен сам вникнуть  в сущность проблемы.

     В связи с тем,  что существуют различные пути мотивации, менеджер должен:

     во-первых, установить набор критериев (принципов), которые наиболее сильно влияют на поведение сотрудника;

     во-вторых, создать атмосферу, благоприятную  для мотивации работников;

     в-третьих, активно общаться со своими сотрудниками, поскольку для того, чтобы был  полностью мотивирован и работал  с полной отдачей, он должен четко представлять себе, чего от него ждут (6,с.76).

     Осуществляя эту функцию, менеджеры должны постоянно воздействовать на факторы результативной работы членов трудового коллектива. К ним в первую очередь относятся: разнообразие работы по содержанию, рост  и расширение в профессиональной квалификации работающих, удовлетворение от полученных результатов, повышение ответственности, возможности проявления инициативы и т.д.

     Функция контроля.

     Контроль, как правило, ассоциируют с властью, командованием, «поймать», «уличить», «схватить». Такое представление о контроле уводит в сторону от главного содержания функции контроля.

     В сомом общем виде контроль можно  представить  как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых  результатов с запланированными.

     Контроль – одна из ведущих функций управления. Существует множество формулировок определений  функции контроля. Одна из них – контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей (6,с.79).

     Контроль  способствует успешному функционированию предприятия. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос.

     Посредством функции контроля выявляются проблемы, что позволяет скорректировать  деятельность организации для предотвращения кризисного положения. Контроль позволяет  фиксировать ошибки, сознательные и несознательные нарушения и исправлять их до того, как они возникнут на пути достижения цели. Вместе с тем контроль позволяет определить, какая деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна (2,с.197).

     Эффективное сочетание различных видов контроля с учетов параметров внешней и внутренней среды – залог успешного функционирования организации (21,с.166).

     На  основе функций характеризуют содержание управленческой деятельности, конкретные виды ее отражают те функции, которые имеются при организации менеджмента, совмещаются друг с другом, закрепляются за определенным лицом или подразделением.(7, с.86)

     Успешная  реализация функций управления возможна только при условии соблюдения основополагающих принципов управления.

     Принципы  управления организацией определяют требование к системе, структуре и организации процесса управления. Т.е. управление организацией осуществляется посредством основных исходных положений и правил, которыми руководствуются менеджеры всех уровней. Эти правила определяют «линию» поведения менеджера.

     Таким образом, принципы управления можно  представить как основополагающие идеи, закономерности и правила поведения  руководителей по осуществлению  управленческих функций.

     Основным  принципом менеджмента является принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении (9, с.141). Проблема сочетания централизации и децентрализации в менеджменте состоит в оптимальном распределении (делегировании) полномочий при принятии управленческих решений.

     Принцип сочетания централизации и децентрализации предполагает необходимость умелого использования единоначалия и коллегиальности в управлении. Сущность единоначалия состоит в том, что руководитель конкретного уровня управления пользуется правом единоличного решения вопросов, входящих в его компетенцию.

     Коллегиальность предполагает выработку коллективного решения на основе мнений руководителей разного уровня, а также исполнителей конкретных решений.

     Соблюдение  правильного соотношения между  единоначалием и коллегиальностью составляет одну из важнейших задач управления, от правильного решения которой во многом зависит его эффективность и деятельность.

     Принцип научной обоснованности управления предполагает научное предвидение, планируемое во времени социально-экономические преобразования организации. Основное содержание этого принципа заключается в требовании, чтобы все управленческие действия осуществлялись на базе применения научных методов и подходов.