Система качества

Несмотря на все положительные результаты, системное  мышление все еще не выполнило  свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно позволит применять  современный научный метол к  управлению, все еще не реализовано. Это происходит отчасти оттого, что  крупномасштабные системы очень  сложны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя  среда влияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем  внутри предприятия не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень  трудно, слишком широкое определение  приведет к накоплению дорогостоящих  и непригодных данных, а слишком  узкое - к частичному решению проблем. Нелегко будет сформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить с точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее, системный подход дает возможность  глубже понять, как работает предприятие.

1.2

Обратимся к истории.

До становления  в начале XX в. науки о менеджменте  правители, министры, полководцы, строители  принимая решения руководствовались  интуицией, опытом, традициями. Действуя в конкретных ситуациях, они стремились найти лучшие решения. В зависимости  от опыта и таланта управленец мог раздвигать пространственные и  временные рамки ситуации и стихийным  образом осмысливать свой объект управления более или менее системно. Но тем не менее до XX в. в управлении господствовал ситуативный подход, или управление по обстоятельствам. Определяющим принципом этого подхода  является адекватность управленческого  решения относительно конкретной ситуации. Адекватным в данной ситуации полагается решение, наилучшее с точки зрения изменения ситуации, непосредственно после оказания на нее соответствующего управленческого воздействия.

Таким образом, ситуативный подход - это ориентация на ближайший положительный результат ("а дальше видно будет..."). Мыслится, что "дальше" опять будет поиск  лучшего решения в той ситуации, которая возникнет. Но решение в  данный момент наилучшее, может оказаться  совсем не таким, как только ситуация изменится или в ней обнаружатся  неучтенные обстоятельства.

Стремление отреагировать  на каждый новый поворот или разворот (изменение видения) ситуации адекватным образом приводит к тому, что менеджер вынужден принимать все новые  и новые решения, идущие вразрез  с прежними. Он фактически перестает  управлять событиями, а плывет по их течению.

Сказанное не означает, что управление по обстоятельствам  неэффективно в принципе. Ситуативный  подход к принятию решений необходим  и оправдан, когда сама ситуация экстраординарна и использование  прежнего опыта заведомо рискованно, когда ситуация изменяется быстро и  непредсказуемым образом, когда  нет времени для учета всех обстоятельств. Так, например, спасателям МЧС часто приходится искать наилучшее  решение именно в рамках конкретной ситуации. Но тем не менее в общем  случае ситуативный подход недостаточно эффективен и должен быть преодолен, заменен или дополнен системным  подходом.

1.3

Организационная система: основные элементы и типы

Любая организация  рассматривается как организационно-экономическая  система, имеющая входы и выходы и определенное количество внешних  связей. Следует дать определение  понятию «организация». В истории  были различные попытки идентифицировать это понятие.

Первая попытка  строилась на идее целесообразности. Организация - есть целесообразное устройство частей целого, которое имеет определённую цель.

Организация - социальный механизм для реализации целей (организационных, групповых, индивидуальных).

Организация - гармония, или соответствие, частей между собой  и целым. Любая система развивается  на основе борьбы противоположностей.

Организация - целое, которое не сводится к простой  арифметической сумме составляющих его элементов. Это целое, которое  всегда больше или меньше суммы своих  частей (всё зависит от эффективности  связей).

Честер Бернард (на Западе считается одним из основоположников современной теории менеджмента): когда  люди собираются вместе и официально принимают решение объединить свои усилия для достижения общих целей, они создают организацию.

Это была ретроспектива. Сегодня организация может быть определена как социальная общность, которая объединяет некоторое множество  индивидов для достижения общей цели, которые (индивиды) действуют на основе определённых процедур и правил.

Исходя из данного  ранее определения системы, определим  организационную систему.

Организационная система - это определённая совокупность внутренне взаимосвязанных частей организации, формирующая некую целостность.

Основными элементами организационной системы (а значит и объектами организационного управления) выступают:

производство

маркетинг и  сбыт

финансы

информация

персонал, человеческие ресурсы - обладают системообразующим  качеством, от них зависит эффективность  использования всех остальных ресурсов.

Эти элементы являются основными объектами организационного управления. Но у организационной  системы есть и другая сторона:

Люди. Задача менеджера в том, чтобы способствовать координации и интеграции человеческой деятельности.

Цели и задачи. Организационная цель - есть идеальный проект будущего состояния организации. Эта цель способствует объединению усилий людей и их ресурсов. Цели формируются на основе общих интересов, поэтому организация- инструмент для достижения целей.

Организационная структура. Структура - это способ объединения элементов системы. Организационная структура - есть способ соединения различных частей организации в определённую целостность (основными видами организационной структуры являются иерархическая, матричная, предпринимательская, смешанная и т. д.). Когда проектируем и поддерживаем эти структуры, мы управляем.

Специализация и разделение труда. Это тоже объект управления. Дробление сложных производственных процессов, операций и задач на составляющие, которые предполагают специализацию человеческого труда.

Организационная власть - это право, способность (знания + навыки) и готовность (воля) руководителя проводить свою линию при подготовке, принятии и реализации управленческих решений. Каждый из этих компонентов необходим для реализации власти. Власть - есть взаимодействие. Функцию координации и интеграции деятельности людей бессильный и неэффективный менеджер организовать не может. Организационная власть - не только субъект, но и объект управления.

Организационная культура- присущая организации система традиций, верований, ценностей, символов, ритуалов, мифов, норм общения между людьми. Организационная культура придаёт организации индивидуальность, собственное лицо. Что немаловажно, она объединяет людей, создаёт организационную целостность.

Организационные границы - это материальные и нематериальные ограничители, которые фиксируют обособленность данной организации от других объектов, находящихся во внешней среде организации. Менеджер должен обладать способностью расширять (в меру) границы собственной организации. В меру - значит брать только то, что сумеешь удержать. Управлять границами - значит вовремя их очерчивать.

Организационные системы можно разделить на  закрытые и открытые:

Закрытая организационная система - это та система, которая не имеет связи со своей внешней средой (т. е. не обменивается с внешней средой продуктами, услугами, товарами и др.). Пример - натуральное хозяйство.

Открытая организационная система имеет связи с внешней средой, т. е. другими организациями, институтами, имеющими связи с внешней средой.

Таким образом, организация как система представляет собой совокупность взаимосвязанных  элементов, образующих целостность (т.е. внутреннее единство, неразрывность, взаимную связь). Любая организация является открытой системой, т.к. взаимодействует  с внешней средой. Она получает из окружающей среды ресурсы в  виде капитала, сырья, энергии, информации, людей, оборудования т.п., которые становятся элементами её внутренней среды. Часть  ресурсов с помощью определенных технологий перерабатывается, преобразуется  в продукты и услуги, которые затем  передаются во внешнюю среду. 

Глава 2.

Теория систем

Напомню, что  теория систем была разработана Людвигом фон Берталанфи в XX веке. Теория систем имеет дело с анализом, проектированием  и функционированием систем — самостоятельных хозяйственных подразделений, которые образуются взаимодействующими, взаимосвязанными и взаимозависимыми частями. Ясно, что любая организационная форма бизнеса отвечает этим критериям и может изучаться с использованием понятий и средств теории систем.

Любое предприятие  — система, которая превращает набор  вкладываемых в производство ресурсов — затрат (сырье, машины, люди) — в товары и услуги. Она функционирует внутри более крупной системы — внешнеполитической, экономической, социальной и технической среды, в которой она постоянно вступает в сложные взаимодействия. Она включает серию подсистем, которые также взаимосвязаны и взаимодействуют. Нарушение функционирования в одной части системы вызывает трудности в других ее частях. Например, крупный банк является системой, которая действует внутри более широкого окружения, взаимодействует и связан с ним, а также испытывает на себе его воздействие. Отделы и филиалы банка являются подсистемами, которые должны взаимодействовать бесконфликтно, чтобы банк как целое работал эффективно. Если что-то нарушается в подсистеме, она в конечном счете (если ее не сдерживать) повлияет на эффективность деятельности банка в целом.

Основные  понятия и характеристики общей теории систем:

• Компоненты системы (элементы, подсистемы). Любая система, независимо от открытости, определяется через её состав. Эти компоненты и связи между ними создают свойства системы, её сущностные характеристики.
• Границы системы - это разного рода материальные и нематериальные ограничители, дистанцирующие систему от внешней среды. С точки зрения общей теории систем, каждая система выступает частью бóльшей системы (которая называется сверхсистемой, суперсистемой, надсистемой). В свою очередь, каждая система состоит из двух или более подсистем.
• Синергия (от греческого - вместе действующий). Это понятие используется для описания явлений, при котором целое всегда больше или меньше, чем сумма частей, составляющих это целое. Система функционирует до тех пор, пока отношения между компонентами системы не приобретают антагонистического характера.
• Вход — Преобразование — Выход. Организационная система в динамике представляется в качестве трёх процессов. Взаимодействие их даёт цикл событий. Любая открытая система имеет цикл событий. При системном подходе важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы, т.е. характеристик «входа», «процесса» («преобразования») и характеристик «выхода». При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры «выхода», т.е. товары или услуги, а именно что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги. Затем определяют параметры «входа», т.е. исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.). И наконец, не менее важное значение приобретает исследование параметров преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования.
• Цикл жизни. Любая открытая система обладает циклом жизни: