Робота із вхідною кореспонденцією

     Усі вихідні документи реєструються особами, відповідальними за ведення діловодства, засобами СЕДО. Реєстраційний номер вихідного документа складається з індексу структурного підрозділу, номера справи за номенклатурою і порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року.

     Вихідні реєстраційні реквізити є унікальними. Система не дозволяє надсилати декілька відправлень за різним змістом з однаковими вихідними номерами.

     У деяких випадках документи можуть складатися з кількох частин, у тому числі і в нетекстовому форматі. Ці документи повинні обов'язково супроводжуватися спеціальним листом, у якому має бути чітко викладено основне питання, до якого належать усі інші документи, їх перелік, посилання на вихідний номер адресата або власний, якщо відправлення є продовженням попереднього листування, прізвище особи, яка підписала документ, та виконавця. Саме цей супровідний лист і підлягає реєстрації у реєстраційній картці.

     При відправці документації електронною  поштою усі документи разом із супровідним листом об'єднуються в один архівний файл, ім'я якого заноситься до реєстраційної картки.

     Копії вихідних документів формуються канцелярією  або загальним відділом у справи відповідно до затвердженої номенклатури. 

Відправлення  документів.

     При централізованому веденні діловодства в установі, організації або на підприємстві вся кореспонденція розсилається канцелярією або загальним відділом до відповідних поштових скриньок інтегрованої в СЕДО систему корпоративної електронної пошти.

     Для забезпечення контролю за правом щодо надсилання документів у

картці  вихідної кореспонденції є обов'язкові поля “Виконавець”, “Підпис”, куди вносяться індекси виконавця від підрозділу та службової особи, яка підписала документ. При цьому контроль відправлення виконується за кодом особи, яка підписала документ.

     При надсиланні документів, адресованих  органам державної влади за підписом керівництва, підрозділ, що їх готував, передає до канцелярії ці документи у двох примірниках: оригінал надсилається адресату, а другий примірник (або копія з візами виконавців) залишається у канцелярії або загальному відділі.

     При пересиланні документів електронною  поштою обов'язково вказуються адреса поштових скриньок адресатів. Групові розсилання створюються керівником загального відділу або канцелярією.

     Під час приймання від виконавців вихідних документів відповідальними за діловодство у структурних підрозділах обов'язково перевіряється правильність оформлення документів і недооформлені або виконані з порушенням документи повертають на доопрацювання.

     У разі необхідності термінові документи  можуть бути передані факсом з подальшим надсиланням оригіналу. У разі відправлення кількох листів в одному пакеті, у нього обов'язково вкладається опис документів. 

Контроль  документообігу

     Завжди  усвідомлювалась необхідність чіткого надзору та контролю за

вхідною, вихідною документацією та документацією  всередині установи, організації, підприємства, що відображається як у захисті працівників від безпідставного звинувачення щодо невиконаного, не надісланого чи не підписаного документу, а також у контролі за відповідальними особами щодо цих самих документів.

     Зараз серед фахівців документообігу є бачення, що можна ліквідувати або послабити контроль виконання. Однак відомо, що без контролю, тобто зворотного зв'язку, що замикає систему управління в кільце, неможливе довгострокове її функціонування.

     В наших умовах, в умовах ринкової економіки контроль відіграє ключову роль, а слабкий контроль має дуже негативний вплив на організацію. Особливо важливе значення в сьогоденні набуває здійснення дієвого контролю виконання в системі документообігу.

     Підготувати документ – це тільки одна з перших стадій керівництва.

     Перевірка ж виконання – центральна ланка  в організаційній діяльності будь–якої установи, організації чи підприємства. Добре поставлений контроль виконання викриває не тільки недоліки, попереджує помилки але й надає роботі конкретність та оперативність. Контроль виконання документів дає можливість аналізувати управлінську діяльність, порівнювати досягнуті результати із запланованими, своєчасно виявляти недоліки, вузькі місця, невирішені проблеми та усувати їх, враховувати та ототожнювати досвід, а головне приймати міри по вдосконаленню управлінських рішень.

     При перевірці виконання документів можна зробити висновок, наскільки якісно виконується запланований захід. Фахівці діловодству сходяться у думці, що контроль виконання є необхідним елементом системи управління. Саме при контролі виконання викриваються недоліки та порушення в роботі, виявляються причини, народжуються негативні явища.

     Реаліями  сучасного офісу є розташування на декількох поверхах і наявності великої кількості офісної та комп'ютерної техніки. Установи, організації чи підприємства, котрі використовують застарілі методики не зовсім справляються з тією кількістю документів, яка надходить до них. У зв'язку з цим ще погіршується рівень контролю за документами.

     Типовий приклад: співробітник, що працює із документами  у традиційному режимі робить копії документу дуже великій кількості персоналу. На це витрачається витратні матеріали, а головне – робочий час працівника. Більш того, при цьому втрачається будь-який контроль над кількістю копій та числом доведених до відома потенційних виконавців.

     Поряд з цим втрачає контроль і сам  керівник тому, що один і той же документ знаходиться практично у всіх працівників. Цей процес – частина документообігу, але практично безконтрольна і неефективна, що займає багато часу, ресурсів засобів виробництва. Один й самий документ опиняється в руках більш ніж у половини співробітників, що починають зволікати з його виконанням тому, що чекають реакції своїх колег.

     Такий хід справ не є оптимальним, і  чим більша чисельність працюючих, тим більше відчувається потреба у оптимізації та контролі за документообігом.

     Можна відмітити, що слово “контроль”, як і слово “влада” зазвичай народжує перш за все негативні емоції. Для багатьох людей “контроль” означає насамперед якісь перепони, границі, примус до чогось, відсутність самостійності – тобто, все те, що протилежне нашим уявленням про свободу особистості. Контроль відноситься до числа тих функцій управління, сутність яких при первинному ознайомлені розуміється неправильно. Якщо контроль звужувати до деяких обмежень, що обмежують можливість діяти, наносять збитки організацій і змушують кожного вести себе строго у відповідності до правил – значить, випустити з виду основну задачу управління – досягнення своїх цілей.

     Контроль  є однією із важливих функцій управління, вважається засобом вирішення поставлених задач, рисою діяльності керівника. В системі управління контроль вирішує декілька задач: по-перше, за допомогою контролю можливо заздалегідь виявити фактори, які можуть надати суттєвий вплив на функціонування і розвиток і, підготувавшись необхідним чином, своєчасно на них відреагувати; по-друге. Контроль допомагає своєчасно викрити існуючі порушення, вади, помилки, промахи та оперативно прийняти заходи по їх усуненню. Результати контролю служать основою для оцінки роботи організації за визначений період, ефективності та надійності загальної системи управління.

     Отже, для того щоб контроль міг виконувати свою задачу – вирішення задач, які стоять перед організацією - він повинен здійснюватись у відповідності з визначеними принципами, а саме:

- бути  всеохоплюючим, тобто тримати  в полі зору основні галузі діяльності (зовнішню ситуацію і внутрішні процеси, що проходять всередині установи, організації чи підприємства);

- мати  чітку стратегічну направленість,  тобто коректно відображати основні пріоритети установи, організації чи підприємства;

- відповідати  тому виду діяльності, що контролюється, тобто він повинен об'єктивно вимірювати і оцінювати те, що дійсно важливо тому, що невідповідний механізм контролю може скоріше маскувати вади, а не збирати критично важливу інформацію;

- бути  гнучким і пристосовуватись до змін, що відбуваються;

- бути  простим і економічним.

     Ключовим  питанням продовжує залишатися питання  підвищення дієвості та результативності контролю. Ефективність є головним критерієм контролю.

     Одним з важливих напрямків підвищення ефективності контролю виконання документів є використання призначеної для цього комп'ютерної техніки та програмного забезпечення.

     На  сьогодні використовуються автоматизовані інформаційні системи контролю виконання документів. В результаті впровадження яких вдалося підвищити достовірність результатів і оперативність контролю виконання документів. Створене програмне забезпечення, яке працює на платформах Linux, Windows 95/98/ME/NT/2000/XP, AIX, OS/2, HP-UX, Solaris, AS/400, S/390 дозволяє виключити паперові документи, тобто перейти до документообігу без паперів. При цьому інформація вводиться та виводиться безпосередньо за допомогою комп'ютеру, виключаючи паперові носії інформації (реєстраційні та облікові картки).

     Іншим важливим напрямком підвищення ефективності контролю виконання документів є контроль і оцінка результатів праці працівників. Така оцінка результатів праці, включаючи працю по контролю виконання документів, в кількісному виразі (коефіцієнтах або бланках) дозволяє стимулювати працівників у виконанні ними посадових обов'язків. За результатами праці і з урахуванням обліку виконання своїх посадових обов'язків працівники отримують премії. В той же час за неякісне і несвоєчасне виконання завдань передбачаються стягнення.

     Таким чином, запропонований програмний комплекс дозволяє вирішувати існуючі на сьогодні задачі контролю документів. Комплекс дозволяє застосовувати електронну технологію документообігу, вести відповідні дані паперових документів і використати гібридні документи, що мають і електронну і паперову сутність. Апробація комплексу на великих підприємствах, різноманітному малому і середньому бізнесі, органах державного управління і самоуправління дозволила створити комплекс, що враховує специфіку більшості видів діяльності.