Робота із вхідною кореспонденцією

Робота  із вхідною кореспонденцією.

Приймання кореспонденції.

     Уся кореспонденція, що надходить до установи, організації чи підприємства, приймається, попередньо обробляється і розподіляється за призначенням канцелярією або загальним відділом.

     Кореспонденція, що надсилається засобами електронної пошти, приймається децентралізовано – адресатами – користувачами поштових скриньок, засобами факсимільного зв'язку – канцелярією або загальним відділом. Телефонограми приймаються секретарями приймалень керівництва установи, організації чи підприємства і в разі необхідності передаються до канцелярії або загального відділу для реєстрації.

     Приймати  документи іншим структурним  підрозділам установи, організації чи підприємства та працювати з незареєстрованими документами не дозволяється, за винятком документів прямого призначення.

     У випадках, якщо кореспонденція надійшла безпосередньо до приймальні керівництва установи, організації чи підприємства вона підлягає обов'язковій передачі до канцелярії або загального відділу (за винятком прямого призначення).

     Розкриття конвертів одержаної кореспонденції здійснюється канцелярією або загальним відділом, за винятком тих конвертів, що мають гриф “особисто”.

     У разі відсутності документа або  додатків до нього, невідповідності  номера на конверті номеру документа, інших порушень або пошкоджень складається акт у двох примірниках, один з яких разом з документом надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії або загальному відділі. Якщо документ без додатків термінового характеру – він передається на реєстрацію з відповідним записом у картці.

     Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю. Конверти від одержаних документів знищуються, за винятком листів громадян, судових справ, позовних заяв, наказів арбітражу і т.д. та у разі, якщо лише за конвертом можна встановити реквізити відправника. 

Попередній  розгляд і розподіл кореспонденції.

     Кореспонденція, що надійшла до установи, організації чи підприємства, підлягає обов'язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд кореспонденції здійснюється канцелярією або загальним відділом у день її одержання.

     Кореспонденція, яка надійшла, розглядається, розподіляється і доставляється за такими напрямами:

- адресована  керівництву установи, організації  чи підприємства, без зазначення конкретного адресата або загального характеру, іншомовна, листи громадян – канцелярії або загальному відділу;

- адресована  структурним підрозділам установи, організації чи підприємства – відповідальним за діловодство безпосередньо у структурних підрозділах (при децентралізованій реєстрації).

     Кореспонденція, яка надійшла до канцелярії або загального відділу підлягає централізованій реєстрації, попередньо розглядається і розподіляється за такими напрямами:

• Закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, народних депутатів України, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи, організації чи підприємства і потребують вирішення на вищому рівні, – керівнику;
• службові документи від інших установ, організацій чи підприємств, міністерств і відомств, органів правопорядку, якщо ці документи підписані першими керівниками або особами, що їх заміщають, інші документи, якщо вони вимагають втручання керівництва, – заступникам керівника;
• усю іншу кореспонденцію (адресовану безпосередньо структурним підрозділам, на їх вихідні номери, запити, інформації, відповіді, доповнення до раніше надісланих документів, прохання дати роз'яснення з того чи іншого питання, оперативну в разі відсутності керівництва, листи, характер яких не потребує прийняття рішення на вищому рівні) – керівникам відповідних структурних підрозділів установи, організації чи підприємства.

   Канцелярія  або загальний відділ, відповідно до наданих їм прав, переадресовують за призначенням або повертають без реєстрації листи кореспондентам, що надіслані з порушеннями. Для цього застосовуються погоджені керівництвом супровідні бланки до листів, що повертаються.

   Кореспонденція  з поміткою “Особисто” передається  адресатам у нерозкритому вигляді. Якщо вона виявиться службовою, то підлягає обов'язковому поверненню для реєстрації до канцелярії, загального відділу або відповідного структурного підрозділу. 

Реєстрація  документів.

     Кожний  службовий документ, що надходить  до установи, організації чи підприємства, підлягає обов'язковій реєстрації у канцелярії, загальному відділу або у відповідального за діловодство у структурному підрозділі.

     Документ  реєструється в установі, організації  чи на підприємстві або в структурному підрозділі лише один раз. Реєстрація всіх видів документів здійснюється за принципом єдиної нумерації. При наявності практики електронної реєстрації, ведеться й така реєстрація.

     При реєстрації документам надаються умовні позначення – реєстраційні індекси. Індекс вхідного документа при його реєстрації у канцелярії або загальному відділі складається з коду кореспондента, порядкового номера з початку року та цифрового індексу структурного підрозділу, якому передається документ. Після надходження документа у структурний підрозділ цей індекс доповнюється номером справи за номенклатурою (якщо документ залишається у цьому структурному підрозділі).

     Індекс  документа при його реєстрації у  структурному підрозділі складається з індексу структурного підрозділу, номера справи за номенклатурою і порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року.

     Окрім реєстраційних реквізитів, до бази даних вводиться й інша інформація про кожний вхідний документ за встановленою реєстраційною карткою.

     Після повного заповнення реєстраційної  картки на документі (паперовому носії) у правому нижньому куті першої сторінки, а у разі, якщо це неможливо, то на її зворотному боці проставляється штамп канцелярії або структурного підрозділу (де здійснюється реєстрація документа) із зазначенням дати і індексу документа. На документах надзвичайно термінового характеру проставляється і час надходження.

     На  кожний зареєстрований вхідний документ у канцелярії або загальному відділі і структурних підрозділах роздруковується на принтері тверда копія реєстраційної картки, яка супроводжує документ при передаванні його виконавцям, є розпискою про одержання документа.

     Реєстраційні  картки після передавання документа  виконавцям повертаються: на документи, зареєстровані централізовано, – канцелярії або загальному відділу, на документи, зареєстровані у структурному підрозділі, – відповідальним за діловодство у структурному підрозділі.

     Реєстраційні  картки формуються у картотеку, яка  упорядковується, систематизується і зберігається 3 роки, а потім передається до архіву.

     Зареєстровані електронні копії документів знаходяться у робочому режимі системи не менше трьох місяців, після чого можлива їх архівація засобами системи. Незареєстрована технологічна та інша електронна інформація зберігається за потребою користувача.

     Повне вилучення з бази даних зареєстрованих копій здійснюється разом з реєстраційними картками через 3 роки і передається до довгострокового архіву. 

Проходження, розгляд документів і передавання  їх до виконання.

     Організація проходження і передавання на розгляд керівництву документів покладається на працівників канцелярії, загального відділу, секретарів приймалень керівництва і відповідальних за діловодство у структурних підрозділах в установі, організацій, на підприємстві.

     Усі документи, зареєстровані канцелярією  або загальним відділом, передаються на розгляд керівництву і виконавцям через секретарів приймалень у день надходження під розписку.

     На  документи, зареєстровані канцелярією  або загальним відділом при передачі їх виконавцям, окрім паперового носія, передається і електронна реєстраційна картка. На ці документи реєстраційна картка у структурному підрозділі не заповнюється, а до електронної картки вносяться додаткові відомості про проходження і контроль виконання документа у підрозділі.

     Одержані  документи розглядаються керівником у день їх надходження. У разі, якщо документ надійшов наприкінці робочого дня, то термін розгляду

переноситься  на наступний день. Термінові документи  розглядаються негайно.

     Розглянуті  керівництвом установи, організації  чи підприємства документи передаються виконавцям тільки через канцелярію або загальний відділ, а в структурному підрозділі – через відповідального за ведення діловодства.

     Передача  керівником службової кореспонденції безпосередньо виконавцям або з одного підрозділу до іншого технічно не підтримується. Доручення виконавцям дається у формі короткої за змістом резолюції, яка накладається у спеціальне поле електронного документу і безпосередньо на паперовий документ, на вільному від тексту місці, але не на полі, яке призначене для підшиття документів у справу. У разі відсутності місця на документі, резолюція має бути накладена на окремому аркуші (бланку керівника). На документі має бути не більше однієї резолюції. Додаткові резолюції можуть накладатися керівником нижчого рангу (для деталізації шляхів виконання документа) на окремому аркуші.

     Коригування, зміна резолюції керівника виконавцями  забороняється. Необхідні зміни в доручення може внести тільки автор резолюції. У разі, якщо доручення дається кільком виконавцям, його виконання організовує особа, вказана у резолюції першою. Їй передається оригінал документа, співвиконавцям у разі стислих строків виконання – копії документа. Особа, якій доручено виконання документа, може давати доручення безпосереднім виконавцям.

     Документи з дорученням керівництва “Для ознайомлення”, як правило,

направляються зазначеним у резолюції службовим  особам в оригіналі “по колу” і повертаються до канцелярії або загального відділу. Для цього застосовується спеціальний “Лист ознайомлення”.

     Документ, над яким завершено роботу, з усіма  матеріалами до нього залишається у справі структурного підрозділу, що його опрацьовував. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Робота  із вихідною кореспонденцією.

     Підготовка  документів.

     Документи, які створюються в установі, організації чи на підприємстві і виходять за його межі, складаються на папері стандартного формату А-4 і А-5 або на бланках встановленої форми згідно з вимогами державних стандартів.

     Кожний  вихідний документ має встановлений комплекс обов'язкових

реквізитів  і стабільний порядок їх розміщення. Документи для надсилання оформляються у структурних підрозділах установи, організації, підприємства. Відповідальність за зміст документа, наявність віз, додатків, правильність адресування, а також його підписання у керівництва несе виконавець документа. 

     Реєстрація  документів.

     Документи, які розсилаються установами, організаціями чи підприємствами, реєструються за умови дотримання таких вимог: усі без винятку документи після їх підписання у керівництва, реєструються у структурному підрозділі, який їх готував і потім підлягають обов'язковій реєстрації у канцелярії або загальному відділі.

     Надсилання  або передача документів без реєстрації не допускається.

     Резервування  або надання виконавцям вихідних номерів на не підписані і не пред'явлені на реєстрацію документи системою не дозволяється.