Понятие и признаки организации

Значение  коммуникаций

      Коммуникации  важны для руководителей по следующим  причинам:

• Руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов на это уходит 75-95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;
• Коммуникации необходимы для эффективности управления;
• Коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;
• Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна во всех других видах деятельности.

     Принято различать четыре основных функции  коммуникативности в группе или  организации в целом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. С помощью коммуникативности осуществляется контроль поведения членов группы. В организациях существует иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции. В то же время она усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу, и т.д.

     Для большинства людей их работа является первичным источником социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности. Существенное значение имеет функция коммуникативности, которая с ее ролью в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений.

Определение коммуникации и ее средства

     Коммуникацию  можно определить как использование  слов, букв, символов или аналогичных  средств для получения информации об объекте или событии. Это широкое понятие, включающих ряд уточненных терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с их результативностью и эффективностью при достижении определенных целей.{2 стр.144}

     Существует  ряд подходов к группировке средств  коммуникаций. Следует различать  коммуникации: 1) несловесные персональные; 2)словесные, устные; 3) письменные персональные; 4) письменные групповые внутри организации за ее пределами. На современный подход к коммуникациям в большой степени повлияло развитие кибернетики. Руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку. Процесс обратной связи является важным этапом коммуникации и принятия решений.

Модели  коммуникаций

     Коммуникация  в организациях – это сложный  и динамичный процесс. Он может рассматриваться  как действие, как взаимодействие и как собственно процесс. В зависимости от этого различаются модели коммуникаций.

Коммуникация  как действие: В этой модели источник коммуникации разрабатывает послание, состоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы, или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя информации, который их расшифровывает или интерпретирует. Модель также включает звук, который влияет на процесс. Модель без обратной связи.

      Закодированное расшифрованное

 сообщение сообщение сообщение

      рис.2.1 Модель коммуникации как действия

Коммуникация  как взаимодействие: Введение элемента обратной связи ознаменовало переход ко второму типу модели – коммуникации как взаимодействия. Данная модель неоднократно критиковалась как неточность. Более поздние модели были разработаны таким образом, чтобы отражать весь процесс и динамику коммуникаций между людьми. 

рис. 2.2 Модель коммуникации как взаимодействия 

Типы  коммуникаций 

Внуриличностная коммуникация. Это коммуникация, которая, которая возникает внутри самого индивидуума. Это то, как индивидуум говорит сам с собой. Он является и посылающей и, и принимающей информацию стороной, его мысли и чувства облекаются в послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь – это то, что дополняет информацию или отвергает ее.

Межличностная коммуникация. Коммуникация с другим человеком называется межличностной. Это самый распространенный тип коммуникации. В межличностной коммуникации мы действуем и как принимающая, и как посылающая информационная сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом ее передачи является обычно взгляд или звук, а обратной связью – ответ каждого участника коммуникации. Интервью часто рассматривается как Тим межличностной коммуникации.

Коммуникация  в малой группе. В малой группе каждый индивидуум имеет равный шанс учувствовать в обсуждении, может быть легко услышан, и взаимодействовать с другими. Взаимодействие осложняется, если размер группы превышает 10 – 12 человек. Малые группы состоят из нескольких индивидуумов, посылающих и принимающих информацию. В связи с этим возникает большая вероятность недопонимания в группе. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для нее те же. Часто в организациях малые группы называются «командами». Популярность команд в организациях не означает, что они полезны в каждой ситуации. Не все участники всегда хорошо работают в команде, некоторые могул лучше функционировать самостоятельно.

Общественная  коммуникация: В общественной коммуникации выступающий (источник информации) передает послание аудитории (получателем информации). Общественная коммуникация возникает, когда группа слишком большая, чтобы все члены ее могли эффективно участвовать в ее работе. Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе (взгляд и звук), однако возможно использование технических средств, в частности средств визуального воздействия на аудиторию (диаграммы, проекты и.д.). Возможности обратной связи тем не менее ограничены. Большинство образований, в которых действует общественная коммуникативная связь, являются формальными, поэтому аудитория обычно не интерпретирует выступающего. Однако аудитория в той или иной форме выражает отношение к выступающему. Общественная коммуникативная связь обычно нерегулярна. Этот тип коммуникации может возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.

Роль  коммуникаций в системе  управления

      Коммуникации  в организации – это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешние окружение.

Рассмотрим  эту систему подробнее и начнем с того, какие внешние и внутренние коммуникации осуществляет организация.

      Внешние коммуникации. Эти обмены информацией между организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение мнение и .т.д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций.

      У организаций имеются разнообразные  средства обмена информацией с основными  элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися потенциальными потребителями производимых товаров и услуг фирмы общаются прежде всего с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок (выставки, продажи и т.п.), а так же проводя различные социологические опросы.

      Сети  коммуникаций существуют практически во всех организациях, способствуя более эффективному функционированию формальной структуры передачи команд. Нередко такая форма распространения информации является весьма оперативной , а поток информации не подчиняется какому либо определенному порядку. В то же время такая система может искажать информацию, в ней нет четкой структуры распределения ответственности и отчетности. 
 
 
 
 

рис. 2.3 Классификационная  схема организационных  коммуникаций.

      Внутренние  коммуникации. Под ними понимаются информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

      Вертикальные  коммуникации. С их помощью информация передается с высших уровней руководства на низшие, или по нисходящей. Таким образом работникам организации сообщают о новых стратегических и тактических целях, изменении приоритетов, конкретных заданиях на определенный период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т.п.

      Параллельно этим информационным потокам в любой  организации осуществляется передача информации в противоположном направлении  – с низших уровней иерархии к  высшим, или по восходящей. С ее помощью руководство узнает о реальном положении дел в организации, о результатах принятых решений, о возникающих трудностях, проблемах и предложениях по их разрешению.

     Горизонтальные  коммуникации. Так как организация состоит из множества (иногда из множества) подразделений, нуждающимся в согласованном выполнении своих задач, это вызывает у низ необходимость обмениваться между собой информацией. Таком образом, в дополнение к вертикальным организации нуждаются и в горизонтальных коммуникациях. Их существенное отличие заключается не в направлении движения информации, а в том, что в отличие от вертикальных, основанных на отношениях руководства и подчинения, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.

     Коммуникации  между руководителем  и подчиненным. Этот вид внутренних коммуникаций составляет абсолютное большинство всех информационных обменов в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений. Поэтому, хотя коммуникации типа руководитель- подчиненный формально являются одной из разновидностей вертикальных коммуникаций, их в силу особой значимости, принято рассматривать отдельно.

     Неформальные  коммуникации. Как уже отмечалось выше, в любой организации на ряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана на личных, неслужебных нерегламентированных отношениях и соответственно кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофициальная информация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций

     Неформальными коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию  сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций – гораздо большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений.

     Наличие в организации неформальных коммуникаций – явление нормальное, однако лишь до определенной степени. Следует помнить что слухи – это всегда следствие недостатка информации и большой объем сведений, распространяемых с помощью слухов, неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии сети коммуникаций и ее неэффективности. 

 Заключение

     Структуры и методы управления будущего, являющихся предметом аналитических исследований и прогностических разработок, судя по всему, будут полностью реализованы  и широко распространяться в XXI веке. Однако уже сегодня они становятся реалией: новые, нередко революционные изменения в управлении, связанные с использованием информационных технологий, научных знаний и др., в разных масштабах и модификациях входят в практическую жизнь.