Основные функции управления

      Администрацией  поселения руководит на принципах  единоначалия Глава поселения. Глава поселения избирается гражданами, проживающими на территории поселения и обладающими избирательным правом, на основании всеобщего равного и прямого избирательного права при тайном голосовании сроком на 4 года.

      Заместители главы администрации назначаются на должность Главой поселения. Первый заместитель главы администрации:

      осуществляет  полномочия по руководству администрацией в случае отсутствия Главы поселения, в том числе, когда Глава поселения не может исполнять свои обязанности и при досрочном прекращении его полномочий;

          осуществляет функции по руководству администрацией в соответствии с распределением обязанностей, установленным Главой  поселения.

         В структуру  администрации  поселения входят должностные лица администрации поселения. Структура, предельные объемы расходов на содержание администрации поселения утверждаются Советом поселения по представлению Главы  поселения. В структуре администрации указываются перечень, виды, наименования и предельная численность структурных подразделений администрации.

      Должностные инструкции для сотрудников  администрации  поселения утверждаются Главой поселения. Должности технического персонала, включенные в штатное расписание администрации, к муниципальным должностям муниципальной службы не относятся.

      В администрации устанавливается  пятидневная рабочая неделя с  восьмичасовым рабочим днем. Начало рабочего дня с 8.00 часов, перерыв на обед с 12 часов по 13 часов, окончание 17.00 часов. Накануне предпраздничных общевыходных дней рабочий день сокращается на один час. Муниципальному служащему предоставляется ежегодный отпуск с сохранением замещаемой должности муниципальной службы и денежного содержания. Ежегодный оплачиваемый отпуск муниципального служащего состоит из основного оплачиваемого отпуска и дополнительных оплачиваемых отпусков.

          Сверх ежегодного оплачиваемого отпуска муниципальному служащему за выслугу лет предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск в зависимости от стажа муниципальной службы: за каждый год муниципальной службы – 1 день отпуска.

      Финансирование  расходов на оплату труда муниципальных служащих осуществляется за счет средств бюджета городского поселения п. Шексна. 

2. Реализация основных функций управления в администрации.

       2.1. Планирование.

          Планирование – это прежде всего процесс принятия решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие поселка в будущем, уменьшить неопределенность.

          Планирование заключается в основном в определении главных целей деятельности администрации и ориентировано на определение намечаемых конечных результатов с учетом средств и способов достижения поставленных задач. На данный момент основной целью деятельности администрации является всемерно охранять имущественные, финансовые и иные законные интересы поселения.

     Данную  цель можно разложить на несколько  составляющих:

     1. Планирование роста бюджета.

     2. Планирование издержек бюджета.

     3. Улучшение социальной жизни поселения.

          Ежегодно на основании обращений граждан администрацией составляется план мероприятий по решению основных проблем поселка Шексна, высказанных на встрече с главой поселения, поступивших в письменной форме. Устанавливаются сроки исполнения и ответственные за выполнение мероприятия. В разработке планов принимает участие весь руководящий состав администрации.

      Работа  администрации планируется на год. Годовой план составляется исходя из основных направлений деятельности администрации по социально-экономическому развитию поселения в соответствии с планами и программами развития поселения. На основании годового плана формируется ежеквартальный и ежемесячный планы мероприятий. К проектам годового и месячного планов при необходимости прилагаются обоснования вопросов, включаемых в план, а также справки о выполнении планов работы администрации поселения за истекший период.

         Особое внимание обращает на себя тот факт, что в администрации отсутствует долгосрочное планирование, являющееся непременным условием стратегического планирования. Это говорит о серьезных просчетах в деятельности администрации.

        2.2.Организация

        Чтобы планы были реализованы, руководство должно найти эффективный способ сочетания планов, т. е. с оптимальным результатом.

        Организация, как процесс, представляет собой функцию по координации многих задач. Чтобы данный процесс был успешным, необходима соответствующая целям и задачам грамотно построенная организационная структура.

        Если рассматривать организационную структуру администрации, то ее можно представить следующим образом:  

      

        
 

      

      

        

        

 

 

 
 

 
 

 

 

 

     Как показывает данная схема, организационная структура администрации построена по линейно-функциональному типу. Требования к служащим определены должностными инструкциями.

      У главы администрации находятся в подчинении три заместителя.

     Заместитель по общим вопросам занимается подготовкой документов на сессию Совета поселения. Помимо этого, в его обязанности входит прием населения по общим вопросам и решение различных вопросов, не требующих вмешательства главы поселения. Заместитель по финансовым вопросам занимается финансовыми вопросами деятельности администрации, составлением различного рода бюджетов, в том числе и составлением текущих финансовых планов. В его подчинении находятся два бухгалтера. Заместитель по вопросам ЖКХ занимается вопросами жилищно-коммунального хозяйства, строительства и транспорта.

      Среди специалистов присутствуют функциональные связи (происходит обмен информацией между ними, составляется документальная отчетность), а также линейная связь (заместители координируют и контролируют действия специалистов на основе предоставленной отчетности).

      Вопросами управления персоналом занимается ведущий специалист по кадрам. В администрации реализуются следующие функции управления персоналом: оформление приема, перевода, увольнения работников, ведение учета личных дел, оформление документации для награждения. Такие функции, как составление плана потребности в персонале, профессиональном обучении, профессионально-квалификационное продвижение, изучение причин текучести кадров, анализ профессионального, возрастного, образовательного состава персонала и т.д., в администрации не реализуются, что несомненно влияет на эффективность её работы.

    Таким образом, организационная структура администрации в принципе соответствует ее целям и задачам, что говорит об эффективности работы администрации в плане организации, но, как и всякая другая линейно-функциональная система имеет ряд недостатков:

- негибкая структура организации;

- власть проистекает из иерархических уровней;

- иерархическая система контроля;

- командный тип коммуникаций, идущий сверху вниз;

- содержанием коммуникаций являются распоряжения, инструкции и решения, принятые руководством организации.

      Необходимо отметить, что выполнение некоторых функций, например, в области управления персоналом, оставляет желать лучшего.

       2.3. Мотивация.

      При планировании и организации работы глава поселения определяет, что конкретно должна выполнить администрация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руково-дитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

      Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации.

      Общеизвестным фактом является то, что методы мотивации персонала могут быть как материальными, так и нематериальными.

      Что касается материальных методов, то первоочередное внимание следует обратить на организацию заработной платы.

      В администрации организация заработной платы имеет относительно упрощенный характер.

      Все служащие имеют строго фиксированный оклад, не зависящий от их личного вклада в деятельность организации, а также получают ежемесячные премии и надбавки. Составными частями денежного содержания муниципального служащего являются:

      1) должностной оклад;

      2) ежемесячная надбавка за выслугу  лет;

      3) ежемесячная надбавка за особые  условия муниципальной службы

      4) ежемесячная надбавка за работу  со сведениями, составляющими государственную тайну;

      5) ежемесячная надбавка за государственные  награды Российской федерации;

      6) ежемесячная надбавка за учетную  степень;

      7) ежемесячное денежное поощрение;

      8) премия за выполнение особо  важного и сложного задания;

      9) единовременная выплата при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска и материальной помощи.

       Таким образом, материально заинтересованными в улучшении показателей работы служащие не являются.

       Что касается нематериальных форм мотивации, то здесь ситуация складывается еще хуже. Единственным проявлением является вынесение благодарности и вручение грамот за достигнутые результаты в связи с юбилейным днем рождения. Можно считать стимулом престиж, выполнение важной работы, стабильность, возможность дальнейшей карьеры.

      Таким образом, мотивация, как функция управления, в администрации выражена слабо. Это, несомненно, оказывает самое пагубное воздействие на результаты работы.

       2.4 Контроль.

      Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

      Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

      Осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

      Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема средств, поступивших в бюджет и планируемых к поступлению; анализируются результаты работы с обращениями граждан. В качестве форм осуществления контроля используются должностные инструкции.

      Важнейшим средством контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда администрации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат.