Организация как открытая система

Организация должна получать из внешней среды необходимое оптимальное количество качественной информации. Стремление не тратить много сил и средств на сбор и обработку информации таит в себе опасность неполного учета важных индикаторов развития, а это, в свою очередь, ограничивает возможности своевременного решения проблем в области политики организации. Чрезмерное же количество информации вызывает увеличение затрат на получение информации, создает трудности в ее обработке.

Внешнюю среду организации  можно характеризовать различным образом. Так, немецкие ученые используют понятия "сложность" и "динамика" при характеристике внешней среды.

Сложность внешней среды  целесообразно выражать количеством и разнообразием характеристик, которые должны учитываться в процессе управления организацией.

Динамика внешней среды, которую можно выражать изменчивостью ее характеристик. Основными характеристиками, с помощью которых можно оценить изменчивость внешней среды, являются: частота, величина и регулярность изменений ее факторов.

Если сложность и динамика объединяются между собой в соответствующий  континуум "простой-сложный" и "статичный-динамичный", то можно выделить четыре типа внешней среды.

Простая статичная внешняя  среда - среда с незначительной потребностью в гармонизации; большей частью приводит к созданию бюрократических организационных структур.

Простая динамичная внешняя  среда - среда с незначительным числом и разнообразием внешних воздействий, которые должны учитываться при формировании организации. Изменчивость требует более органичного и менее децентрализованного руководства.

Сложная статичная внешняя  среда - среда, имеющая большое количество и разнообразие важных факторов, которые обладают незначительной изменчивостью; приводит к созданию бюрократических структур с децентрализованным руководством.

Сложная динамичная внешняя  среда - среда, предъявляющая самые строгие требования к форме организации. Ей соответствуют такие формы и модели организации, которые получили название адаптивных и которые сопровождаются децентрализованным руководством⁸.

Факторы внешней среды  оказывают влияние на все элементы и процессы внутри организаций, в то же время они в значительной мере релевантны по отношению к операциям организаций. Все факторы можно разделить на две основные группы.

Первую составляют факторы общего внешнего окружения (макроокружения) организаций, которые не связаны непосредственно с конкретной организацией. Влияние этих факторов является более или менее одинаковым для многих организаций. Основные из таких факторов:

-   состояние экономики  государства;

-   социокультурные факторы;

-   природно-географические  условия;

-   законодательная  система;

-   кредитно-финансовая  политика;

-   уровень развития  техники и технологий;

-   мировой рынок  и т. д.

Ко второй группе относятся  факторы непосредственного (делового) окружения организаций, которые непосредственно связаны, взаимодействуют с ними. Это:

-   потребители;

-   конкуренты;

-   поставщики;

-   деловые партнеры;

-   органы системы  государственного регулирования;

-   источники "силового  давления" на организации;

-   профсоюзы и т.  д.

Следует заметить, что в  портфеле любой фирмы всегда имеется  центральное ядро деловых партнеров-заказчиков, приносящих при особом управлении отношениями с ними наибольший коммерческий успех. Это те заказчики, которые выполняют особо важные функции для компании-поставщика и которых поставщик определяет как своих ключевых клиентов.

Многие из факторов непосредственного  окружения имеют вероятностный  характер и в определенной мере зависят  от организаций. Вместе с тем имеются факторы, которые оказывают воздействие на организации независимо от их желания. Это государственные и местные органы регулирования и криминальные структуры.

Влияние факторов внешней  среды на деятельность организаций весьма сложно, неоднозначно и изменчиво. Причем указанные факторы находятся в состоянии тесного взаимовлияния, изменение в одном из них приводит к изменениям в других.

В современных российских условиях внешняя среда организаций - хозяйствующих субъектов в целом характеризуется прежде всего следующим:

-   непредсказуемостью;

-   быстрыми изменениями;

-   значительной неопределенностью;

-   сложной структурой;

-   некоторой агрессивностью.

Отечественные организации  испытывают влияние целого ряда неблагоприятных внешних факторов. Проведенные Центром экономической конъюнктуры при Правительстве РФ исследования показали, что в российских условиях существуют следующие важнейшие факторы, препятствующие нормальной работе организаций - хозяйствующих субъектов, это:

- недостаточный спрос  на продукцию предприятия;

- недостаток финансовых  средств;

- изношенность и отсутствие  надлежащего оборудования;

- неопределенность экономической  ситуации;

- конкурирующий импорт;

- органы государственного управления и местного самоуправления, контролирующие органы;

-   криминальные структуры.

Существенное препятствие  нормальной работе современных организаций - хозяйствующих субъектов создают также недостаточный объем деловой информации, хроническая асимметричность информационного пространства⁹. Последняя состоит в следующем: разные агенты на рынке и внутри фирм, участники сделок имеют неодинаковый доступ к информации, в разной мере информированы, что крайне затрудняет формирование сделок на покупку и поставку товаров, повышает хозяйственный риск.

Современная организация  должна быть в состоянии эффективно реагировать, приспосабливаться к изменениям внешнего окружения, чтобы обеспечивать выживание и достижение поставленных целей. Для этого менеджмент организации, прежде всего его верхний уровень, должен снижать неопределенность положения организации в окружении, развивать адаптивность ее к изменениям внешней среды, вырабатывать и проводить политику взаимодействия организации с факторами внешней среды. При этом эффективное взаимодействие с окружением предполагает воздействие как на процессы внутри организации, так и на факторы внешней среды.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Любая организация может  быть представлена как открытая система, встроенная во внешний мир. Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т. п.

Открытые системы имеют некоторые специфические черты. Одна из таких черт - это признание взаимозависимости между системой и внешней средой. Организации взаимодействует с внешней средой и должна приспосабливаться к изменениям в ней, чтобы нормально функционировать. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение.

Организация должна отражать состояние внешней среды. В основе ее построения лежат предпосылки  экономического, научно-технического, политического, социального или  этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала. Должен обеспечиваться вклад каждого ее члена в общую работу и эффективная помощь работникам в достижении поставленных целей. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна оперативно отслеживать все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно реагировать на воздействия внешней среды.

Открытые системы тяготеют к нарастанию усложненности и  дифференциации. Открытая система будет по мере своего роста стремиться к большей специализации своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими границами.

 

 

Список литературы

1. Вачугов Д.Д., Березин Т.Е. Основы менеджмента. – М., 2002.
2. Веснин В.Р. Основы менеджмента. – М., 2003.
3. Глухов В.В. Менеджмент. – СПб., 2006.
4. Михайлов Я.В. Эффективный менеджмент. – М., 2001.
5. Пирожков В.А. Менеджмент современной организации. – М., 2001.
6. Плахова Л.В. и др. Основы менеджмента. – М., 2007.
7. Пугачева Е.Г., Соловенко К.Н. Самоорганизация социально-экономических систем. – Иркутск, 2003.
8. Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента. – М., 2007.
9. Ферцов В.Г., Ферцова А.В. Менеджмент: комплексный подход. – М., 2005.

¹ Плахова Л.В. и др. Основы менеджмента. – М., 2007.

² Глухов В.В. Менеджмент. – СПб., 2006.

³ Пирожков В.А. Менеджмент современной организации. – М., 2001.

⁴ Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента. – М., 2007.

⁵ Пугачева Е.Г., Соловенко К.Н. Самоорганизация социально-экономических систем. – Иркутск, 2003.

⁶ Глухов В.В. Менеджмент. – СПб., 2006.

⁷ Вачугов Д.Д., Березин Т.Е. Основы менеджмента. – М., 2002.

⁸ Ферцов В.Г., Ферцова А.В. Менеджмент: комплексный подход. – М., 2005.

⁹ Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента. – М., 2007.