Организационное проектирование

2. Изменение структуры организации.

         Приведение структуры организации  в соответствие с изменившимися  условиями является одной из  важнейших задач управления.  В большинстве случаев решения  об изменении структур принимаются  высшими руководителями организаций  как часть их основных обязанностей. Значительные по масштабам организационные  преобразования не осуществляются до тех пор, пока не появится твердой уверенности в том, что для этого существуют  серьезные причины, вызывающие их необходимость. Можно назвать некоторые ситуации когда оправданы затраты на корректировку структуры или разработку нового проекта[5, с 493].

       Неудовлетворительное  функционирование предприятия. Наиболее распространенной причиной необходимости разработки нового проекта организации являются неудачи при осуществлении традиционных мер по снижению роста издержек, повышению производительности, расширению сужающихся внутренних и внешних рынков или привлечению новых финансовых ресурсов. Обычно прежде всего предпринимаются такие меры, как изменения в составе и уровне квалификации работающих, применение более совершенных методов управления, разработка специальных программ. Причина неудовлетворительной деятельности предприятия заключается в определенных недостатках организационной структуры управления.

       Перегрузка  высшего руководства. Некоторым предприятиям удается работать удовлетворительно только ценою чрезмерной загруженности высшего персонала. Если очевидные меры по изменению методов и процедур управления не позволяют уменьшить нагрузку руководителей, не приводят к ощутимым результатам, то весьма эффективным средством решения этой задачи становится перераспределение прав и функций, изменения и уточнения форм организации.

       Отсутствие  ориентации на перспективу. Будущее развитие предприятия требует со стороны высших руководителей усиления внимания стратегическим задачам независимо от характера предприятия и рода его деятельности. Высший руководитель должен осознавать, что его важнейшая обязанность заключается в том, чтобы сделать предприятие способным разработать и реализовать стратегическую программу развития. Это почти всегда связано с преобразованиями организационных форм, а также с введением новых или коренным изменением существующих процессов принятия решений.

       Разногласия по организационным  вопросам. Каждый опытный руководитель знает, что стабильность в организационной структуре предприятия, свидетельствует не столько о внутренней гармонии, сколько об успешном решении конфликтных ситуаций. Часто существующая структура является препятствием для достижения целей некоторых отделов или подразделений, недостаточно четко отражает значение некоторых функциональных ролей, допускает не справедливое распределение власти, положений и привилегий и т.п. когда возникают глубокие и устойчивые разногласия по поводу организационной структуры и особенно когда высшее руководство сомневается относительно ее оптимальной формы, единственным выходом является тщательное изучение структуры. Тем самым смена руководства часто влечет за собой решение о реорганизации.

       Рост  масштаба деятельности. Даже в условиях устойчивого ассортимента продукции, стабильных производственных процессов и сбыта при увеличении размера предприятия появляется необходимость в структурном преобразовании. К росту масштаба деятельности можно приспособится и посредством несущественных изменений в структуре. Тем не менее, если основная структура остается без изменений, от этого затрудняется координация, руководители будет перегружены, ухудшается функционирование предприятия.

       Увеличение  разнообразия. Развитие и внедрение различной продукции или услуг, выход на разнообразные рынки, дополнительное освоение новых производственных процессов вносят совершенно новые моменты в организацию. До тех пор пока эти разнородные элементы невелики, их можно приспособить к функционированию какой- либо части существующей структуры. Но когда они принимают огромные размеры (по используемым ресурсам, потребностям, рискам), структурные изменения становятся неизбежными.

       Объединение хозяйствующих субъектов. Слияние двух или нескольких предприятий, даже одинаковых по характеру, обязательно вносит некоторые изменения в организационную структуру. Проблемы совпадения функций, излишнего персонала, путаница в распределении прав и обязанностей требуют немедленного решения. Объединение небольших по размеру хозяйствующих единиц обычно в меньшей степени затрагивает структуру организации, но если слияние происходит в течение длительного времени, изменение основной структуры становится неизбежным. Если же объединяются два или несколько крупных предприятий, то следует ожидать серьезных структурных изменений.

       Изменение технологии управления. Научные достижения в области управления оказывают все большее влияние на современные организационные структуры и процессы (прогрессивные методы обработки информации, исследование операций и планирования). Появляются новые должности и функциональные подразделения, изменяются процессы принятия решений. Некоторые отрасли (производство массовой продукции, обрабатывающие отрасли, транспортные и распределительные системы, некоторые финансовые учреждения) изменились коренным образом благодаря успехам в области технологии управления.  В этих отраслях предприятия, отстававшие в применении современных методов управления, оказывались в неблагоприятных условиях при жесткой и усиливающейся конкуренции.

       Внешняя экономическая обстановка. Большинство промышленных предприятий находится в постоянно изменяющемся экономическом окружении. Некоторые изменения совершаются резко, из-за чего нормально прежде существование предприятия внезапно становится неудовлетворительным. Другие изменения, которые происходят медленнее и имеют более фундаментальный характер, вынуждают предприятия переключаться на другие сферы деятельности или же переходить к новым средствам и методам управления. В любом случае наиболее вероятным результатом будет изменение главных задач управления, а значит, и новая организационная структура.

       Каждое  из перечисленных обстоятельств  приводит к изменениям организационной  структуры и может в такой  же степени указывать на необходимость  пересмотра главной стратегии предприятия. Существует два возможных типа изменений: революционные (кардинальные), в результате которых мы приходим к новому качеству путем быстрой и коренной ломки существующих представлений, норм действий, сложившихся связей, взаимоотношений и т. д., и эволюционные, когда переход к новому качеству если и происходит, то медленно, за счет накопления небольших последовательных изменений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Построение организационной  структуры управления  предприятием.

3.1 методы и модели  проектирования организационных  структур.

       Процесс организационного проектирования состоит  в последовательности приближения  к модели рациональной структуры  управления, в котором методы проектирования играют вспомогательную роль при  рассмотрении, оценке и принятии к  практической реализации наиболее эффективных  вариантов организационных решений. Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих основных взаимодополняющих  методов[1, с 514]:

   1) аналогий;

    2) экспертно-аналитического;    

   3) структуризации целей;

   4) организационного моделирования.

       Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологии, спецификой организационного окружения, размером и т. п.), по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относятся выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.

       Использование метода аналогий основано на двух взаимодополняющих  подходах. Первый из них заключается  в выявлении значений и тенденций  изменения главных организационных  характеристик и соответствующих  им организационных форм и механизмов управления. Второй подход представляет, по сути, типизацию наиболее общих  принципиальных решений о характере  и взаимоотношениях звеньев аппарата управления и отдельных должностей в четко определенных условиях работы организаций данного типа в конкретных отраслях, а также разработку отдельных нормативных характеристик аппарата управления для этих организаций и отраслей.

       Экспертно-аналитический  метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации, проводимыми квалифицированными специалистами с привлечением ее руководителей и других работников, с тем чтобы выявить специфические особенности, проблемы, «узкие места» в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке, исходя из количественных оценок эффективности организационной структуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщения и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления. Данный метод, являющийся наиболее гибким и всеохватывающим, применяется в сочетании с другими (в особенности методами аналогий и структуризации целей) и имеет многообразные формы реализации.

       Особое  место среди экспертных методов  занимает разработка графических и  табличных описаний организационных  структур и процессов управления, отражающих рекомендации по их наилучшей  организации. Как правило, при этом осуществляется табличное представление  преимуществ и недостатков каждого  из вариантов с целью их последующего обсуждения и анализа.

       Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации (включая их количественную и качественную формулировки) и последующий анализ организационных структур с точки зрения их соответствия системе целей. При его использовании чаще всего выполняются следующие этапы:

   1) разработка системы («дерева») целей, представляющей собой структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности, исходя из конечных результатов (независимо от распределения этих видов деятельности по организационным подразделениям и программно-целевым подсистемам в организации);

   2) экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому подразделению, определения отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений, исходя из взаимосвязей их целей, и т. п.;

   3) составление карт прав и ответственности за достижение целей как для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности (продукция, ресурсы, рабочая сила, производственные и управленческие процессы, информация); конкретные результаты, за достижение которых устанавливается ответственность; права, которыми наделяется подразделение для достижения результатов (утверждение и представление на утверждение, согласование, подтверждение, контроль).

       Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:

   • математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств или же с помощью машинных имитационных языков;

   • графо-аналитические модели организационных систем, представляющие собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей. Они дают возможность анализировать их направленность, характер, причины возникновения, оценивать различные варианты группировки взаимосвязанных видов деятельности в однородные подразделения, «проигрывать» варианты распределения прав и ответственности между разными уровнями руководства и т. п.;

   • натурные модели организационных структур и процессов, заключающиеся в оценке их функционирования в реальных организационных условиях. К ним относятся организационные эксперименты — заранее спланированные и контролируемые перестройки структур и процессов в реальных организациях; лабораторные эксперименты; управленческие игры;

   • математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур. Они построены на основе сбора, анализа и обработки эмпирических данных об организациях, функционирующих в сопоставимых условиях[5,с 483].  

3.2 Модель развития  организационной  структуры управления.

       Все сложные организации являются не только группами, целенаправленными  в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных  целей, они также имеют общие  для всех сложных организаций характеристики. Общие черты для всех организаций: наличие ресурсов, зависимость от внешней среды, горизонтальное разделение труда за счет образования подразделений, наличие вертикального разделения труда - деятельность по координированию работы других людей, и наконец, необходимость управления.