Коммуникации в организациях - определение, характеристика

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное агентство по образованию

 

Санкт-Петербургский  государственный университет сервиса  и экономики

 

 

 

Реферат по дисциплине «Теория организации»

Тема: .Коммуникации в организациях (определение, характеристика).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Санкт-Петербург

2011

 

Содержание

1. Введение 3
2. Коммуникации: понятие, виды, основные элементы 4
3. Сущность и этапы коммуникационного процесса 9
4. Проблемы коммуникации в организации и рекомендации по их решению 11
5. Заключение 16
6. Список использованных источников 17
 

Введение

коммуникация обмен информация

На обыденном уровне коммуникацию определяют как передачу информации от человека к человеку. В менеджменте  коммуникация - это обмен информацией  между людьми, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятие решения до работников организации.

Роль коммуникаций очевидна как  на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности  коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Эффективность коммуникаций в свою очередь зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Поэтому важно учитывать все проблемы, которые возникают в организации в процессе работы.

На предприятиях коммуникация в  организации играет важную роль, взаимопонимание  между руководством и персоналом необходимо.

Актуальность выбранной темы заключается в неотъемлемости рабочего процесса от коммуникационного, так как без общения между сотрудниками организация не сможет добиться хороших результатов.

 

 

1. Коммуникации: понятие, виды, основные элементы

 

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего  «общее»: передающий сигналы или  послания пытается установить «общность» с получающим их. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или  смысла с помощью символов. [1,с. 421].

Трудно переоценить роль эффективных  коммуникаций в управлении организацией. Совершенно ясно, что, если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не смогут работать вместе [3].

Коммуникация — это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Прочность и качество отношений между людьми — будь это друзья, члены семьи или коллеги — в основном представляют собой функцию того, насколько четкими и честными являются их межличностные отношения [2,с. 63].

Коммуникации - это связи между функциями, подразделениями системы управления, между людьми. Коммуникации - взаимодействия, двусторонние усилия, без которых невозможна совместная деятельность, это первое условие существования всякой организации.

Организационная коммуникация – это  процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей  внутри организации и отдельным  индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений  организации, позволяет получать необходимую  информацию на всех уровнях управления.

Руководитель от 50% до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом [2,с. 141].

Цели коммуникаций:

• Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.
• Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.
• Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.
• Регулирование и рационализация информационных потоков.

 Коммуникации подразделяются на следующие виды:

1. межличностные (осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в вербальной (устной или письменной) форме, а также в невербальной (позы, жесты, тон голоса, время передачи и т.п.) форме с целью получения желательного ответа.) [1,421].
2. организационные коммуникации (Существующие в организации коммуникационные связи отражают ее действительную структуру, и задачей высшего руководства в этом случае является приведение в соответствие того и другого. Расхождение между утвержденной структурой и существующим в организации процессом коммуникации существенно снижает эффективность ее деятельности.) [1,421].

Межличностные коммуникации в свою очередь делятся на:

• формальные или официальные.

Данные Коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам;

• неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций:

• предстоящие сокращения производственных рабочих,
• новые меры по наказаниям за опоздание,
• изменение в структуре организации,
• грядущие перемещения и повышения,
• подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту и т. д.

Среди формальных организационных  коммуникаций выделяют:

• вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;
• горизонтальные, между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений [2, 142].

Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на:

• восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;
• нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

Межличностные коммуникации делят  также на:

• вербальные (словесные);
• невербальные, призванные осуществить обмен информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д. [2, 143].

Вербальные и не вербальные формы  коммуникаций не всегда и не обязательно  исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесты и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

Рассмотрим  более точно межличностные и  организационные коммуникации, их понятие, преграды, и характеристику.

Преграды, возникающие при межличностных и организационных коммуникациях, по своей сути практически ничем не отличаются друг от друга.

Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает её содержание адекватно тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель, т. е. менеджер. В противном случае имеет место безуспешная коммуникация.

Факторы, уменьшающие возможности  успешной коммуникации, называются коммуникационными  барьерами (преградами).

Различают коммуникационные барьеры двух видов:

1. Макроуровня
2. Микроуровня.

Макробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом. К таким барьерам относятся:

• перегрузка информационных сетей и искажение информации;
• потребность во всё более сложной информации;
• интернационализация деловых контактов и возрастание роли иностранных языков и т.п.

Микробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах, к ним относятся:

• отношение источника (отправителя) информации к получателю (адресату);
• отношение адресата к источнику информации;
• восприятие получателем информации многозначных слов;
• отсутствие обратной связи.

Все преграды, возникающие в процессе межличностных и организационных коммуникаций также можно представить в виде схемы.

Классификация преград в процессе коммуникаций

 

 

Затрудняют коммуникации также  предвзятые представления людей, отвергающие  новые идеи в силу их новизны, кажущейся  с первого взгляда сомнительной или в силу устойчивого мнения, порожденного определенными условиями (стереотипы).

В результате искажается восприятие сообщения, замедляется и искажается процесс обратной связи, снижается  результативность данного сообщения.

 

2. Сущность и этапы коммуникационного процесса

 

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между  двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей [2,с. 145].

В процессе обмена информацией  можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель, лицо, генерирующее  идеи или собирающее информацию  и передающее ее.

2. Сообщение, собственно  информация, закодированная с помощью  символов.

3. Канал, средство передачи  информации.

4. Получатель, лицо, которому  предназначена информация и которое  интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким  образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это  трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может  быть искажен, или полностью утрачен.

Указанные взаимосвязанные  этапы таковы:

1. Зарождение идеи (отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена).

2. Кодирование и выбор  канала (отправитель должен с  помощью символов закодировать  информацию перед отправлением, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела); такое кодирование превращает идею в сообщение)

3. Передача (отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю; речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций)

4. Декодирование (это перевод символов отправителя в мысли получателя; если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея).

 

Рис. 1. Простая модель процесса обмена информацией

 

Коммуникация с помощью обратной связи превращается в дорогу с  двусторонним движением, асам процесс  приобретает динамику. При этом обратная связь может быть выражена не обязательно  в той же кодовой системе, что  и полученное послание. Главное, чтобы  кодовая система была известна новому получателю. Так, очень часто на какую- то фразу мы отвечаем кивком головы. Для руководителя турфирмы, как и для другого лица, обратная связь может выступать как прямая (непосредственно наблюдаемое изменение поведения) и косвенная (снижение производительности, текучка, прогулы, конфликты и т.п.). И то и другое могут свидетельствовать как об успехе коммуникации, так и о ее неудачах [1,с. 425].