Формальные организации

    Таким образом, организация - это  объединение людей, которое создается ради выполнения определенной цели, с присущей ей социальной структурой, иерархией позиций, нормативной регуляцией поведения, строгим разделением функциональных обязанностей (специализацией), системой управления и координации деятельности, каналами коммуникации и, наконец, собственной системой социального контроля. Главная отличительная черта любой организации заключается в том, что она есть рационально скоординированная и упорядоченная деятельность множества подготовленных специалистов, что позволяет эффективно решать стоящие перед ней задачи. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    2. Формальные организации.

    2.1 Характеристика формальной организации 

    В литературе существует множество подходов к построению типологий организаций. В традиционном подходе выделяют три вида: предприятия и фирмы (производственные, торговые, обслуживающие); учреждения (финансовые, культурные, научные, управленческие, образовательные, медицинские); общественные организации (религиозные, профсоюзные, добровольные). В  зависимости от присущих организации общественных отношений выделяют экономические, социальные, культурные и управленческие (государственные, политические и общественные) организации. В отечественной литературе широкое распространение получила типология организаций по отраслевому признаку: промышленно - хозяйственные, финансовые, административно - управленческие, научно - исследовательские, образовательные, лечебные, социокультурные и др. Кроме того, представляется возможным типологизировать организации по масштабам деятельности: крупные, средние и малые. По признаку собственности: государственные, частные, общественные и организации со смешанной собственностью.

    Наконец, в зависимости от характера внутренних связей можно разделить все организации на формальные и неформальные.

    Формальная организация строится на основе извне установленных связей, иерархии позиций, нормативной регуляции поведения, распределения функциональных обязанностей. Такие организации формируют отношение власти, сферы ответственности за принятое решение и его выполнение. Они определяют порядок прохождения информационных потоков для прямых и обратных связей управления. Формальные организации, как правило, зарегистрированы (чаще всего это - юридические лица), для них характерно наличие официального руководителя (начальника). Такие организации являются результатом запланированных действий и усилий.

    Первым условием успешного функционирования  формальной организации является возможность служебной карьеры для ее членов, так называемая "вертикальная мобильность" или успешное продвижение по иерархической лестнице служебных должностей [2, c.367]. Ориентация на "достигаемый статус", характерная для современного индустриального общества, в значительной мере реализуется именно в рамках различных, особенно крупных организаций. С отмеченной выше особенностью функционирования социальной структуры организации тесно связана другая ее характерная черта, тоже присущая крупным формальным организациям - это постоянное обучение и повышение квалификации, которое, во-первых, дает возможность персоналу постоянно обновлять свои знания и профессиональные навыки в соответствии с меняющимися условиями производства, конкуренцией, необходимостью совершенствования деятельности организации. Во-вторых, повышение квалификации выступает непременным условием служебной карьеры, или просто "соответствия должности". Другим важным условием эффективного функционирования формальной организации является налаженная система коммуникаций, то есть взаимосвязь потоков информации, циркулируемой между различными звеньями и этажами организации. Коммуникация (в широком смысле слова она включает и обмен продуктами деятельности, как это, имеет место на заводских конвейерах) необходима для принятия управленческих решений и рациональной координации деятельности людей. Кроме того, взаимный обмен информацией между различными отделами, звеньями формальной организации является важнейшим условием, средством делового общения и социального взаимодействия членов организации. В сложных организациях обмен информацией осуществляется по особым каналам и специализированным сетям. В настоящее время эту функцию в значительной мере берут на себя новейшие информационно-кибернетические устройства и обслуживающие их специалисты.         

    Неформальная организация зачастую функционирует внутри формальной, поддерживает и усиливает ее. В ней открываются более продуктивные каналы коммуникаций, чем это возможно в официальной иерархии. Многие члены организации находят в ней таких людей, с кем они чувствуют себя более свободно, ощущают защиту. В данном случае такие организации называют неформальными. Во главе такой группы чаще всего стоит общепризнанный лидер. Неформальные организации чаще всего не зарегистрированы и, как правило, возникают стихийно [9, c.199].

     На рисунке 2.1 отображен механизм  образования формальный и неформальных  организаций:

    Немецкий философ и социолог Макс Вебер (1864-1920) описал идеальную модель формальной организации - бюрократии (от франц. bureau - канцелярия и греч. kratos - власть, господство, сила) [7, c.248]. Бюрократия - это организация публичной власти, состоящая из ряда официальных лиц, занимающих должности и посты и образующих определенную иерархию. Согласно Веберу, бюрократия, возникшая в начале XIX века, способствовала четкости в принятии решений в организациях и требовала от чиновников высокого профессионального мастерства. Можно выделить следующие отличительные признаки бюрократии, в том числе и формальной организации:

    – индивиды, входящие в органы управления организации, лично свободны и действуют только в рамках "безличных" обязанностей, существующих в данной организации;

    – ярко выраженная иерархия должностей и обязанностей;

    – индивиды нанимаются и продолжают работу на основе контракта;

    – людям, занимающим должности в организациях, выплачивают заработную плату, размер которой зависит от занимаемого ими уровня в иерархии;

    – бюрократия представляет собой карьерную структуру, в которой продвижение производится по заслугам или по старшинству, независимо от суждений начальника;

    – должность, занимаемая индивидом в организации, рассматривается им как единственное или, по крайней мере, главное занятие;

    – деятельность представителей бюрократии основывается на строгой служебной дисциплине и подлежит контролю.

     Эффективная (идеальная) бюрократия имеет свои особые характеристики, а именно:

    – вся деятельность организации расчленяется на простейшие операции, выполнение которых поручается специалистам, полностью отвечающим за выполнение своих обязанностей, и формально закрепляется за отдельными ее звеньями;

    – каждый руководитель наделяется формально закрепленной властью и авторитетом, которые действуют только внутри организации. В построении организации должен четко проявляться принцип иерархии.

    – деятельность организации регулируется "последовательной системой абстрактных правил" и состоит в применении этих правил к частным случаям;

    – любой руководитель организации должен сохранять необходимую "социальную дистанцию", должен быть беспристрастным по отношению к своим клиентам и подчиненным, что способствует одинаково справедливому отношению ко всем лицам;

    – служба в бюрократической организации основывается на соответствии квалификации занимаемой должности. Члены организации должны быть ограждены от возможности произвольного увольнения. Система продвижения кадров может быть построена по принципу старшинства, успешности деятельности или с учетом обоих факторов.

     Макс Вебер, таким образом, разработал идеальный тип управления формальной организацией. Бюрократия в таком идеальном виде представляет собой наиболее эффективную машину управления, основанную на строгой рационализации.

     Такая организация - это модель поведения и отношений, которая намеренно и на законных основаниях планируется для членов организации. Два момента в определении формальной организации нуждаются в объяснении: "намеренно" и "на законных основаниях". В некоторых простых ситуациях организация может быть совершенно не спланированной. Когда автомобиль застревает в рытвине на проселочной дороге, пассажиры, скорее всего, выйдут из автомобиля и будут его толкать без какого бы то ни было "намеренного" планирования своего поведения. С другой стороны, в большинстве организаций и, конечно, во всех правительственных организациях существует несколько служащих, которые тратят все свое время или часть его, планируя систему поведения в организации - разделение труда и распределение обязанностей, отношения субординации, каналы обмена информацией и т.д.

    Конечно, кто угодно в организации (или вне ее) может составить такой план. Может быть составлено несколько планов, и они могут вступить в конфликт друг с другом. Формальная организация начинает свое существование тогда, когда появляется согласованная и общепризнанная процедура «узаконивания» одного из таких планов. Для правительственных организаций это «узаконивание» принадлежит к исключительной компетенции законодательного органа, создающего организацию (или более широкую структуру, частью которой она является) законодательным актом и разрабатывающего процедуру, на основе которой назначается управляющий или правление для руководства организацией. Законно назначенный управляющий в свою очередь утверждает более детализированные структурные планы своей организации и назначает основных подчиненных на официальные властные должности в ней. Этот процесс может быть несколько раз воспроизведен на все более низких уровнях организационной структуры. В результате целого ряда подобных шагов мы можем обнаружить, что человек был "законно" назначен на должность заведующего отделом и в свою очередь "законно" (то есть в соответствии с формальным планом организации в целом) распределил обязанности среди сотрудников своего отдела.

    2.2 Структура формальной организации 

    Организация любого размера (в том числе и формальная) состоит из нескольких групп. Руководство создает группы по своей воле, когда производит разделение труда по горизонтали (подразделения) и по вертикали (уровни управления). В каждом из многочисленных отделов большой организации может существовать десяток уровней управления. Например, производство на заводе можно разделить на более мелкие подразделения – механообработки, окраски, сборки. Эти производства в свою очередь можно делить и дальше. Таким образом, большая организация может состоять буквально из сотен или даже тысяч малых групп.

    Помимо неформальных групп, входящих в формальную организацию, имеются группы, созданные по воле руководства для организации производственного процесса, так называемые формальные группы. Как бы малы они ни были, это – своеобразные малые формальные организации, чьей первейшей функцией по отношению к организации в целом является выполнение конкретных задач и достижение определенных, конкретных целей.

    В организации существует три основных типа формальных групп [11, c.169]:

    – группы руководителей;

   – производственные группы;

    – комитеты.

    Командная (соподчиненная) группа руководителя состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, которые, в свою очередь, также могут быть руководителями. Президент компании и старшие вице - президенты – вот типичная командная группа. Другим примером командной соподчиненной группы являются командир авиалайнера, второй пилот и бортинженер.

    Второй тип формальной группы – это рабочая (целевая) группа. Она обычно состоит из лиц, вместе работающих над одним и тем же заданием. Хотя у них есть общий руководитель, эти группы отличаются от командной группы тем, что у них значительно больше самостоятельности в планировании и осуществлении своего труда. Рабочие (целевые) группы имеются в составе таких известных компаний как «Моторола», «Техас Инструментс», «Дженерал Моторс». Более двух третей от общего числа сотрудников компании «Техас Инструментс» (89 с лишним тысяч человек) являются членами целевых групп. За повышение общей эффективности компании они могут получать 15-ти процентную надбавку к своему бюджету. В этой компании руководство считает, что целевые группы ломают барьеры недоверия между руководителями и рабочими. Кроме того, предоставляя рабочим возможность самим думать о своих производственных проблемах и решать их, они могут удовлетворять потребности рабочих более высокого уровня [4, c.311].