Анализ внутренней среды организации

                                               

Введение. 

Любая организация  находится и функционирует в  рамках внешней и внутренней сред. Они предопределяют успешность функционирования компании, накладывают определенные ограничения на операционные действия и в какой-то степени, каждое действие компании возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление.

Организация – социальная общность, состоящая из группы людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или системы целей.

признаки организации:

- наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью группы;

- наличие, по крайней мере, одной цели, которую принимают как общую все члены группы;

- наличие членов  группы, которые сознательно работают  вместе, чтобы достичь значимую  для всех цель 

Менеджмент как  современная система управления фирмой, предприятием, организацией, действующим  в условиях рыночной экономики, предполагает создание условий необходимых для  эффективного функционирования и развития производственно-хозяйственной деятельности. Сегодня речь идет о создании такой  системы управления (принципах, функциях, методах, организационной структуре), которая порождена объективной  необходимостью и закономерностями рыночных отношений хозяйствования, связанными с ориентацией фирмы  на спрос и потребности рынка, на запросы индивидуальных потребителей; обеспечением заинтересованности работников в наивысших конечных результатах; широким использованием новейших научно-технических  достижений; регулированием межфирменных отношений. 

Организации полностью  зависимы от окружающего мира, как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей. Термин внешняя среда вбирает в себя:

- экономические условия;

- потребителей;

- профсоюзы;

- правительственные  акты;

- законодательство;

- конкурирующие организации;

- систему ценностей  в обществе;

- технику и технологию  

Внутренняя организация, в отличие от внешней, вбирает  в себя то, что находится непосредственно  внутри организации, а не за ее пределами. Понятие внутренней среды организации  можно определить следующим образом: внутренняя среда организации –  основные составляющие компоненты организации, которые оказывают непосредственное влияние на ее функционирование. Изучение внутренней среды компании дает руководству  возможность оценить внутренние ресурсы и возможности компании. Выявляя сильные и слабые стороны  компании, руководство имеет возможность  расширять и укреплять конкурентные преимущества и, соответственно,  предупредить возникновение возможных проблем.

 

2.Внутренняя среда  организации и ее анализ.

     

  Внутренняя среда  является источником, питающим организацию  ресурсами, необходимыми для поддержания  ее внутреннего потенциала на  должном уровне. Организация находится  в состоянии постоянного обмена  с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно эти моменты  должны быть предметом пристального внимания со стороны руководства. Поэтому основной целью данной курсовой работы будет рассмотрение элементов внутренней среды организации.

Информация о внутренней среде организации необходима менеджеру, чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые организация  может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Анализ внутренней среды позволяет  также лучше уяснить цели и  задачи организации. Важно то, что  помимо производства продукции, оказания услуг организация обеспечивает возможность существования своим  работникам, создает определенные социальные условия для их жизнедеятельности.

Внешняя и внутренняя среда организации всегда функционируют  параллельно друг с другом. Об этом говорит, к примеру, то, что анализ внешних условий может очертить благоприятные и неблагоприятные  возможности предложения на рынке, однако, они могут быть оценены  только в отношении внутренних сильных  и слабых сторон организации. В связи  с этим каждой организации необходимо время от времени проводить анализ внутренней среды.

Можно выделить несколько  причин для проведения анализа внутренней среды организации (2):

1. Найти наилучшие  способы для достижения поставленных  задач.

2. Основывать действия  на реальных, а не на желаемых  фактах.

3. Причины важны  для понимания не только того, что сделано, но и почему  это сделано.

4. Прошлый успех  не является достаточной основой  для будущего успеха.

5. Идеи каждого  могут быть подвержены сомнению.

В анализе внутренних факторов рассматриваются следующие:

1. Состояние рынка  и уровень обслуживания. Важно  разобраться, какие товары и  услуги отвечают определенным  требованиям, и решить, на каких  необходимо сконцентрироваться.

Товары и услуги:

А) подходят для быстрого роста и предложения благоприятных  возможностей бизнеса в пределах требуемых инвестиций;

Б) выполнены и  выполняются хорошо, но их последующий  рост, вероятно, будет замедлен;

В) медленно растут или  снижаются на вялом рынке и  требуют больше затрат, нежели получаемая прибыль;

Г) быстро растут на потенциально большом рынке, но есть сомнения насчет правильных размеров рынка или стоимости введения и развития услуг. Важные стратегические решения могут быть приняты как по тем товарам, которые модернизируются, так и по тем, которые сохраняются или от которых отказываются.

2. Финансовые средства. Оценить следующее:

а) Как размещены  инвестиции?

б) Как организация  разместила полученные на развитие деньги?

в) Как много средств вложено в предприятия с высоким риском, в валюту и т.д.?

г) Насколько эффективно текущее использование финансовых ресурсов как основы для запланированных  изменений?

3. Операционная деятельность  и производительность. Выяснить, насколько  эффективна организация в предоставлении  своих услуг относительно времени,  точности, стоимости и трудозатрат.

4. Технология. Оценить  текущую эффективность и потенциал  для дальнейшего снижения стоимости  в результате инвестиций в  новые технологии.

5. Управление и  штат. Оценить, как распределяются  усилия в отношении глобальных  целей; удостовериться, что есть  достаточное число менеджеров  с высокой квалификацией и  опытом, полезным или потенциально  доступным для достижения поставленных  задач, что они настроены на  эти задачи и могут использовать  руководство для стимулирования  персонала.

6. Организация. Оценить,  помогает или мешает структура  в выполнении задач, и увидеть,  облегчают ли они связь.

7. Информация. Решить, полезна ли соответствующая информация, когда и где она необходима  человеку, нуждающемуся в ней;  оценить ухудшение выполнения  работы из-за плохого или запоздалого  получения информации.

8. Система обслуживания  клиентов. Оценить:

- как много времени  оно занимает;

- во сколько оно  обходится;

- каков потенциал  для его совершенствования.

Анализ внутренней среды организации, сопоставление  ее сильных и слабых сторон и, как  результат, – принятие эффективных  управленческих решений - поможет ей успешно функционировать на конкурентном рынке. 
 
 
 

3. Элементы внутренней  среды организации. 
 

Внутренняя среда  организации имеет свои составляющие элементы или, как их еще называют, внутренние переменные факторы. Под  внутренними переменными понимают ситуационные факторы внутри организации. Главными переменными внутри организации, которые постоянно находятся  в поле зрения менеджеров, являются:

- цели;

- структура;

- задачи;

- технология;

- люди;  

Подробнее о каждом из них: 
 

    Цели.

Организация, по определению, это группа людей с осознанными  общими целями.

Организацию можно  рассматривать как средство достижения целей, которое

позволяет людям  выполнить коллективно то, чего они  не могли бы выполнить

индивидуально.

ЦЕЛИ - конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов. Для того чтобы получить, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации (государственные органы, учебные заведения, некоммерческие больницы и т. д.) также имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности. Различные типы организаций определяют разнообразие целей. Если цель – получение прибыли, то организации занимаются производством товаров или оказанием услуг. Если организации бесприбыльны, то их целью является выполнение своего предназначения в рамках ассигнованных бюджетных средств.

Крупные организации  – многоцелевые. Для получения  прибыли крупная организация  определяет цели в различных направлениях: разработка новой продукции, качество услуг, подготовка кадров, определение рынка сбыта и т.д. Некоммерческие организации имеют множество целей на пути усиления социальной ответственности.

Для достижения конечной цели организации различные цели ставятся в ее подразделениях. Они  координируются менеджерами в рамках общей цели. 
 

Например, целями регионального туризма можно определить создание комплекса услуг для цивилизованного пребывания внешних и внутренних туристов на конкретной территории государства, удовлетворение их потребностей в соответствии с ожидаемыми результатами.

 С выработки  целей организации начинается  ее оформление в систему, т.е.  такую целостность, которая состоит из взаимозависимых и неразрывно связанных элементов. Потеря хотя бы одного элемента автоматически вызывает разрушение системы в целом.

Формируя организацию  или рассматривая уже готовые  ее варианты, мы должны всегда помнить, что внутренние переменные являются системообразующими. Однако ядро всей системы организации составляют цели. В общем виде целью туризма является удовлетворение потребностей людей посредством путешествий.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Структура. 

       Структура организации отражает  сложившееся в организации выделение  отдельных подразделений, связи  между этими подразделениями  и объединение подразделений  в единое целое. 

       Структура организации – это  логические взаимоотношения уровней  управления и функциональных  областей, построенные в такой  форме, которая позволяет наиболее  эффективно достигать целей организации. 

       Одной из основных концепций,  имеющих отношение к структуре,  является специализированное разделение  труда. В большинстве современных  организаций разделение труда  вовсе не означает случайного  разделения работ между имеющимися  людьми. Характерной особенностью  является специализированное разделение  труда – закрепление данной  работы за специалистами, т.е.  теми, кто способен выполнить  ее лучше всех с точки зрения  организации как единого целого. Для успешной групповой работы необходимо отделение труда по координации от непосредственного выполнения заданий. Такое отделение создает иерархию управленческих уровней, т.е. формальное соподчинение на каждом уровне. Менеджер, находящийся на более высоком уровне управления, может иметь в своем подчинении нескольких руководителей низового уровня, а те в свою очередь – на более низкой ступени и так вплоть до исполнительского персонала. Например, начальник производственного отдела имеет в своем подчинении начальников цехов, смен, лабораторий. Начальникам цехов подчиняются начальники участков, мастера. Всю организацию пронизывает соподчинение до уровня исполнительского персонала.