Запасы и затраты предприятия

Задача товарных запасов  — обеспечить бесперебойное удовлетворение потребностей внешних потребителей.

Если рассматривать запасы с точки зрения места нахождения, то можно выделить:

1  Запасы, находящиеся внутри компании (на складах, в производстве, в торговом зале и т.д.)

2 Запасы, находящиеся вне компании (это запасы в пути, или, например, запасы в виде материалов, переданных на переработку другой компании)

Очевидно, что конкретное место нахождения запасов очень  сильно зависит от того, является компания производственной, сервисной или  торговой. А также от схем организации  бизнеса, используемых в компании. Например, собственную торговую точку компания может обеспечивать товарами через  собственный же распределительный  центр. А может и не быть никакого центра, так что поставщики будут доставлять товары непосредственно в торговую точку.

С точки зрения привязки ко времени можно выделить:

1  Запасы на какую-либо дату (например, — запасы на сегодня, на два дня назад, которые будут через неделю, которые были на начало месяца и которые будут в конце месяца)

2 Запасы по отношению к какому-либо периоду. При этом могут рассматриваться, в частности, средний уровень запасов за период (например, средний уровень запасов в течение года) или изменение уровня запасов за период (например, как изменился уровень запасов в течение месяца)

С точки зрения функции (назначения) запасов можно выделить:

- текущие запасы;

- подготовительные запасы;

- гарантийные запасы;

- сезонные запасы;

- переходящие запасы.

 Текущие запасы —  это запасы между двумя поставками. Они нужны для того, чтобы компания  смогла нормально, безостановочно  отработать от одной поставки  до другой.

Подготовительные запасы формируют с целью более рационального  их последующего использования.

Например, владелец лесопилки  после распиловки леса часть полученного  пиломатериала, который далее пойдет в мебельную мастерскую, подвергает сушке. Чтобы затраты на эту операцию были минимальны, надо в сушильную  камеру загрузить оптимальное количество пиломатериалов — 4,5 куб.м. Поэтому  создается подготовительный запас  пиломатериалов в размере 4,5 куб.м. Когда  он будет сформирован, все это  количество будет направлено на операцию сушки.

Гарантийные (страховые) запасы создаются на случай возникновения  каких-либо форс-мажоров в снабжении.

Например, у единственного  поставщика случится авария на производстве, и он на неделю остановит свое производство и отгрузку.

Или вагоны с сырьем «заблудятся» на бескрайних просторах РЖД. А следующая  запланированная поставка будет  только через две недели.

Сезонные запасы формируются, если в течение года происходят плановые «провалы» в снабжении.

Например, тот же владелец лесопилки вынужден на летний сезон  создавать запасы «кругляка», поскольку  лесозаготовители на это время прекращают отгрузку леса.

Переходящие запасы — это  запасы на конец одного периода и начало следующего. Они необходимы для того, чтобы на рубеже периодов в компании не возникали простои.

На многих предприятиях до сих пор используется следующая  схема планирования и организации  производства. К концу уходящего  месяца утверждается план продаж и  план производства. Исходя из этого, определяется количество сырья и материалов, необходимых  для выполнения данного производственного  плана. «Снабженцы» приступают к  закупкам. А между тем, на календаре  уже 2 или 3 число следующего месяца. Где-нибудь к концу первой декады сырье и материалы начинают поступать  в компанию. Так вот, чтобы в  течение этих первых десяти дней месяца производству было «на чем работать», и создаются переходящие запасы.

Итак, мы сформулировали две главных причины формирования запасов. Одна из них, напомним, связана со стремлением оптимизировать бизнес. При этом частными случаями этой оптимизационной причины могут быть:

1 Наше стремление обеспечить непрерывность бизнеса и предотвратить возникновение упущенной выгоды и убытков;

2 Наше стремление снизить затраты, возникающие при ведения бизнеса.

Если теперь эти два  способа оптимизации «наложить» на рассмотренные виды запасов в  зависимости от их функции (назначения), то расклад получится такой:

Текущие, гарантийные, сезонные и переходящие запасы «работают» на обеспечение непрерывности бизнеса, а подготовительные запасы призваны оптимизировать наши затраты

 Можно применить к  запасам еще ряд классификационных  признаков. В частности, рассмотреть запасы с точки зрения их ликвидности. В соответствии с этим признаком можно выделить ликвидные запасы — запасы, которые можно использовать по прямому назначению, и неликвидные запасы — которые по прямому назначению использовать нельзя.

Например, предприниматель, владеющий мебельной мастерской, имеет запасы лакокрасочных материалов. Из-за несоблюдения условий хранения в двух банках высох мебельный  лак. Запасы лака стали неликвидными, поскольку по прямому назначению — для декорирования мебели —  этот лак уже использовать нельзя. Остается только его выбросить.

 

2  Затраты, связанные с запасами предприятия

 

Пришло время рассмотреть  затраты. Иными словами, нам надо выяснить — какие затраты в  компании возникают в связи с  тем, что она создает и содержит запасы.

Эти затраты, обусловленные  запасами (далее для краткости  мы будем называть их «затратами на запасы»), принято делить на две больших  группы:

1 Затраты на формирование запасов — это затраты, которые возникли к моменту, когда запасы сформированы;

2 Затраты на содержание запасов — это затраты, которые возникают от момента, когда запасы сформированы, до момента, когда запасы будут использованы, т.е. прекратят свое существование.

 Если, например, речь идет  об основных материалах и комплектующих,  то к затратам на формирование  запасов можно отнести:

1 Затраты на оплату труда персонала, который занимался поиском поставщика, ведением с ним переговоров и заключением договора;

2  Затраты на командировки данного персонала;

3  Затраты, связанные с оплатой услуг посредников или консультантов, которые помогали в приобретении материалов;

4 Затраты, связанные с транспортировкой (доставкой) приобретенных материалов;

5  Затраты на страхование перевозимых материалов;

6  Затраты на входной контроль поступивших материалов;

7 Убытки вследствие порчи и хищений материалов во время погрузки, транспортировки, разгрузки и т.д.

 К затратам на содержание, в отношении тех же материалов, будут относиться:

1 Затраты на содержание мест хранения (складов или специальных открытых площадок);

2 Затраты на оплату труда персонала, который «втянут» в хранение материалов;

3 Затраты на обеспечение особых условий хранения (например, замороженные продукты надо хранить при минусовой температуре. Чтобы ее обеспечить, должны постоянно работать холодильники, что, в свою очередь, приводит к затратам на электроэнергию, амортизации холодильников, затратам на ремонт холодильников);

4   Затраты на страхование запасов на время их хранения;

5 Убытки вследствие порчи и хищений материалов во время их хранения;

6  Затраты особого рода ("неденежные" затраты), связанные с тем, что наши оборотные средства «заморожены» в материалах.

 Затраты на формирование  и затраты на содержание запасов  мы рассмотрели применительно  к основным материалам. Но очень  похожая картина будет и в  отношении других видов запасов  — вспомогательных материалов, товаров,  готовой продукции. Будет некоторая  особенность в отношении такого  вида запасов, как незавершенное  производство. Дело в том, что  затраты на формирование таких  запасов включают в себя так  называемые затраты на переналадку,  т.е. затраты, связанные с тем,  чтобы с выпуска одного вида  продукции (одного вида полуфабрикатов) перейти к выпуску другого.

Например, на термопласт-автомате делали пластмассовые одноразовые стаканчики. «Наштамповали» 100 000 штук стаканчиков и перенастроили автомат на производство тарелочек. При этом переходе возникнут затраты на переналадку, включающие в себя:

1 Оплату труда наладчика, который производил этот переход, и оператора, который «простаивал» в течение этого перехода;

2  Затраты на вспомогательные материалы (моющие средства), которые были использованы при этой переналадке;

3 Затраты на брак — первые 30 или 50 тарелочек при начале производства обязательно получатся некондиционными.

 Эти две группы затрат  — затраты на формирование  запасов и затраты на содержание  запасов — довольно существенно  отличаются друг от друга с  точки зрения свой природы  и своих характеристик.

Но прежде, чем рассматривать  их, введем такое понятие, как «заказ» («партия»).

Заказ (партия) — это некая  величина (некий объем) запасов, формируемых  одномоментно (разово).

Например, если мы говорим  о закупке основных материалов, которые  пришли к нам от поставщика в двух железнодорожных вагонах в какой-то определенный день, и с общим весом 90 тонн, то эти 90 тонн и будут партией. Ее можно назвать еще «партией закупок» или «поставкой».

Если мы говорим о незавершенном  производстве в виде 400 заготовленных  ножек для табуреток, которые  мы прогнали «одним махом», то эти 400 ножек  и будут партией. Или «производственной  партией», или «заделом».

Если мы говорим о 40 табуретках, которые сегодня отгружаем в  конкретный мебельный магазин, то эти 40 табуреток будут партией. Или  «партией отгрузок».

Главная характеристика партии — это размер партии, т.е. количество материалов, ножек, табуреток, которое  входит в партию. И как раз затраты  на формирование и содержание запасов  мы будем засматривать с точки  зрения того, как они зависят от размеров партии.

 

2.1  Зависимость затрат от размера партии

 

 Теперь рассмотрим  такой вопрос: как затраты на  формирования запасов зависят  от размера партии.

Есть затраты, которые, практически  не зависят от размера партии. Например, к ним относятся затраты на оплату труда персонала, который  занимался всей подготовительной работой  по приобретению тех же материалов. По существу, нет особой разницы  — две тонны материала к  нам придут или двести тонн. Время, которое потратит персонал на эту  «снабженческую суету», будет одинаковым. А значит и затраты на оплату его  труда будут одинаковыми. Аналогичным  образом можно охарактеризовать и затраты на командировки.

Получается, что эти затрат носят условно-постоянный характер и от размера партии не зависят. Вывод  напрашивается следующий: надо стремиться к покупке максимально большой  партии. Тогда на единицу приобретаемых  материалов «упадет» меньше этих условно-постоянных затрат.

Другая часть затрат будет  иметь очевидную склонность к  зависимости от размера партии. Сюда можно отнести, в частности, комиссионные, выплаченные посредникам, и страховую  премию, уплаченную страховой компании. Ведь и размер комиссионных, и размер страховой премии зависят от стоимости  закупаемых материалов, а значит и  от их количества, т.е. от размера партии.

Вывод такой: купим партию побольше, больше будет и величина данных затрат. Но, обращаем Ваше внимание, что на единицу покупаемых материалов будет приходиться одна и та же величина данных затрат, независимо от размера партии. Так вывод наш, на самом деле, не вполне корректен, и данные затраты, вообще говоря, не очень то нам важны, с точки зрения определения размера партии.

Посудите сами. Нам в  течение квартала в общей сложности  надо заготовить 200 тонн материалов. Сформируем ли мы 2 партии по 100 тонн каждая, или 10 партий по 20 тонн — разницы никакой нет. Общая величина затрат, которые мы понесем в связи с покупкой этих 200 тонн будет одинаковой.

Но будут среди затрат на формирование запасов и довольно замысловатые.

В частности, затраты на транспортировку. Здесь многое может зависеть от схемы  формирования стоимости транспортных услуг и условий, на которых удалось  с транспортной компанией.

Например, для транспортировки  мы используем железнодорожный вагон. При этом тарифы перевозчика выстроены  так, что загрузим мы в вагон 16 тонн или 32 тонны — разницы почти  никакой. Перевозчик возьмет с нас  за аренду вагона и еще немного  за фактический вес груза. Получится, в результате, почти столько же, как если бы мы везли 48 тонн. Таким  образом, получается, транспортные затраты  от размера партии не особо зависят.

А если мы пользуемся услугами автотранспортной компании, то тут  уже расклад может быть другой — стоимость услуг зависит  от тонно-километров. А значит, величина затрат будет расти с увеличением размера партии.

Еще один пример — убытки вследствие порчи и хищений при  транспортировке. Зависят ли они  от размера партии закупаемых материалов? Может быть, да. А может быть, и  нет.

В целом же, если подытожить, то затраты на формирование запасов  имеют склонность к снижению (на единицу запасов) при увеличении размера партии.