Запасы и затраты предприятия

1  Определение  запасов предприятия

 

Запасы — это активы, «активно» вызывающие у руководства  компании головную боль и «активно»  приводящие к возникновению затрат. Чтобы головную боль и затраты  удержать на приемлемом уровне, этим безобразием (в смысле — запасами) надо управлять.

Но прежде, чем рассматривать  способы управления этим объектом, надо сначала разобраться с самим  объектом. Иными словами, нам сначала  надо ответить на следующие вопросы:

1 Что такое запасы?

2 Откуда они берутся и для чего они нужны?

3 Какими бывают запасы?

Начнем с определения. Вот парочка очень созвучных «книжных» определений.

Запасы представляют собой  материальные ценности, ожидающие производственного  или личного потребления.

Запасы — это находящиеся  на разных стадиях производства и  обращения продукция производственно-технического назначения, изделия народного потребления  и другие товары, ожидающие вступления в процесс личного или производственного  потребления.

Поскольку мы стремительно подтягиваемся к западному образу жизни вообще и способам управления в частности, приведем еще определение  запасов, которое дается Международными стандартами финансовой отчетности. Соответствующий стандарт под номером 2 (IAS 2), который так и называется — «Запасы», гласит следующее.

Запасы — это активы:

- предназначенные для продажи в ходе нормальной деятельности;

- в процессе производства для такой продажи;

- в форме сырья или материалов, предназначенных для использования в производственном процессе или при предоставлении услуг.

Прокомментируем приведенные  определения.

Запасы обладают следующими тремя важными свойствами:

1 Они материальны, т.е. имеют вещественную форму, их можно увидеть и пощупать.

2 Запасы — это активы, т.е. ресурсы, которые компания может использовать для получения какой-либо пользы (или, как говорят те же международные стандарты, «для получения экономических выгод»)

3 Запасы, рано или поздно, будут потреблены (или, по крайней мере, предполагается, что они будут потреблены).

 Если мы говорим  о производственной компании, то  основными видами запасов для  нее будут:

1 Основные сырье и материалы, покупные комплектующие (т.е. то, что составляет основу производимой продукции, и что потребляет в основном технологическом процессе), которые еще не переданы в производство (при этом они могут находиться на складе предприятия, а могут быть еще в пути)

2 Разного рода вспомогательные материалы, которые используются для обеспечения основного технологического процесса (например, запчасти для оборудования, которые ждут своего часа в ремонтной службе) или для административно-управленческих целей (канцтовары в кладовке у завхоза)

3 Незавершенное производство (полуфабрикаты и комплектующие), которые прошли только часть технологического процесса и «ждут», когда их передадут на обработку (на сборку) на следующую технологическую операцию или передел

4 Готовая продукция, пока она еще не передана покупателю (при этом она может находиться на складе компании, а может находиться в дороге, на пути к покупателю).

Если мы говорим о сервисной  компании, то основными видами запасов  для нее будут:

- материалы и комплектующие, которые непосредственно будут использоваться при оказании услуг (например, кабель, который лежит в кладовке Интернет-провайдера и который будет использован при оказании услуги подключения абонента);

-   разного рода вспомогательные материалы, которые используются во вспомогательных производственных процессах и административно-управленческих процессах (запчасти для ремонта серверов у того же Интернет-провайдера и те же канцтовары в кладовке у завхоза)

- товары, если сервисная компания кроме оказания услуг еще и «приторговывает». (Например, тот же Интернет-провайдер при предоставлении услуги по подключению может еще продавать абоненту лицензионную антивирусную программу. CD с этой программой, которые компания до момента продажи хранит в своих «закромах», это тоже запасы.)

 Применительно же к  торговой компании (в т.ч. розничной), основными видами запасов будут:

- товары, которые могут находиться в пути, на каком-нибудь распределительном складе, в «подсобке» магазина, в торговом зале;

-  разного рода вспомогательные материалы, которые используются в обеспечивающих и административно-управленческих процессах (запчасти для торгового оборудования, моющие средства для уборки торгового зала, те же канцтовары)

Как мы видим, в компаниях  всех трех типов есть одна общая  группа запасов — запасы в виде вспомогательных материалов, т.е. ресурсов, которые используются для обеспечения  деятельности этих компаний и для  административно-управленческих целей.

Ну а теперь, когда мы рассмотрели конкретные виды запасов  в компаниях разных типов, более  понятным нам станет и «МСФО-шное» определение.

Запасы — это активы:

- предназначенные для продажи в ходе нормальной деятельности (для производственных компаний — это готовая продукция, для торговых и сервисных — товары);

- в процессе производства для такой продажи (это незавершенное производство в производственной компании, которое превратится в готовую продукцию и будет продано. Его еще называют производственными заделами);

-  в форме сырья или материалов, предназначенных для использования в производственном процессе или при предоставлении услуг (в первую очередь, это сырье, материалы, комплектующие, которые используются в производственной компании в основном технологическом процессе или в сервисной компании при оказании услуг. Но сюда же можно отнести и разного рода вспомогательные материалы, которые используются в обеспечивающих и управленческих процессах и производственными, и сервисными, и торговыми компаниями)

 

1.1  Причина образования запасов

 

Откуда берутся запасы и для чего они нужны? Для ответа на этот вопрос давайте рассмотрим простейшую бизнес-"цепочку":

Предприниматель 1. владеет  лесопилкой. Приобретает лес-"кругляк" у лесозаготовителей, «распускает» бревна на доски и бруски

Предприниматель 2. владеет  мебельной мастерской. Изготавливает  табуретки, столы и прочую незамысловатую мебель. Основные материалы приобретает  у Предпринимателя 1.

Предприниматель 3. владеет  мебельным магазином. Товар получает у Предпринимателя 2.

А теперь представим, как  должна была бы работать эта бизнес-"цепочка«, чтобы ни у кого из ее участников не возникали запасы.

Предприниматель 1. напилил  досок и брусков в точном количестве (не больше и не меньше), необходимом  для изготовления одной табуретки. Тут же, стремглав, он хватает эти  пиломатериалы и бежит (едет) с  ними к Предпринимателю 2.

Предприниматель 2., ни секунды  не мешкая, начинает эти пиломатериалы  превращать в табуретку.

Как только Предприниматель 2. выполнил последнюю операцию, и  табуретка стала готовой, ее хватает  Предприниматель 3. и бежит (едет) с  ней в свой магазин.

Не успел Предприниматель 3. забежать в магазин, у него из рук  выхватывает табуретку покупатель, платит деньги и убегает с ней  домой.

Такой сценарий кажется смешным  и абсурдным. При этом мы еще несколько упростили ситуацию, а в жизни все выглядит куда как более сурово.

Например, Предприниматель 2., даже если он изготавливает партию из одной табуретки, просто не может  избежать запасов в виде незавершенного производства. Табуретка, при всей своей  простоте, состоит из трех элементов  — сиденье, ножки и перекладины. Предприниматель 2. не может все эти  элементы обрабатывать одновременно. Сначала, допустим, он сделает сиденье, а потом примется за ножки. Так  что, пока он занимается ножками, сиденье, как незавершенное производство, будет лежать в «запасах».

Таким образом, первая причина  образования запасов состоит  в том, что, при всем желании, избавиться от них просто бывает невозможно. А  если мы пытаемся без них обойтись, то наша жизнь автоматически превращается в абсурд.

Вторая причина образования  запасов — это стремление обеспечить бесперебойную работу бизнеса.

Обратимся к бизнесу Предпринимателя 1. Лесозаготовители, у которых он покупает «кругляк», ведут заготовку (и отгрузку) леса только в зимний период — с ноября по март. Чтобы  обеспечить себя работой на конец  весны, лето и начало осени, Предприниматель 1. создает на это время запасы леса.

Аналогичная ситуация и у  Предпринимателя 3. Представим, что  у него в магазине выставлена только одна табуретка. И вот эту табуретку  купили. А дальше весь бизнес встал, поскольку торговать нечем! Поэтому  у него в магазине не одна табуретка, а десяток: четыре выставлены в зале, а остальные ждут своего часа в «подсобке».

Третья причина образование  запасов — это стремление снизить  затраты на ведение бизнеса.

Предпринимателю 1. будет  довольно накладно бегать туда-сюда и подтаскивать Предпринимателю 2. пиломатериалы в количестве, необходимом для изготовления одной табуретки. Поэтому ему интереснее сначала напилить эдакое нормальное количество пиломатериалов (создать запас готовой продукции). Потом загрузить им «под завязку» ГАЗель (или ЗиЛ) и доставить Предпринимателю 2.

Предпринимателю 2., в свою очередь, неинтересно запускать  в производство по одной табуретке, поскольку очень много его рабочего времени будет уходить на переналадку оборудования, на «переналадку» самого себя при переходе от одной операции к другой. Поэтому он запускает в обработку партию из двадцати табуреток. Сначала «прогнал» сиденья, потом принялся за ножки и т.д. В этом случае он сознательно идет на создание запасов в виде незавершенного производства: сиденья и ножки, до того, как они будут переданы на сборку, будут лежать в «запасах».

Частный случай данной причины  формирования запасов связан со стремлением  снизить затраты за счет сглаживания  скачков цен на приобретаемые  ресурсы.

Например, каждая уважающая  себя хозяйка знает, что во второй половине лета происходит сезонный скачок цен на сахар. Цены подымаются на один—два месяца, а по осени опять возвращаются к нормальному уровню. Чтобы оптимизировать домашний бюджет, хозяйка создает запасы сахара, чтобы без лишних затрат пережить эти два «неправильных» месяца.

Если присмотреться внимательнее, то вторая и третья причины по своей  сути очень близки.

В самом деле, как мы сказали, вторая причина возникновения запасов  связана со стремлением сделать  работу бизнеса безостановочным. А  что будет если он остановится?

Во-первых, мы чего-то недопроизведем и недопродадим. Таким образом, у нас возникнет упущенная выгода.

Во-вторых, мы можем не выполнить  обязательства перед покупателями, что приведет к штрафным санкциям, т.е. убыткам.

Таким образом, суть второй причины образования запасов  сводится к тому, что мы стремимся  уйти от упущенной выгоды или убытков. А суть третьей причины образования  запасов связана с тем, что  мы стремимся уйти от неоправданно высоких затрат. Но и в том, и  в другом случае в основе формирования запасов лежит наше стремление оптимизировать бизнес. Только для второй причины  главным в этой оптимизации является избавление от упущенной выгоды и  убытков, а для третьей причины  — избавление от излишних, неоправданных  затрат.

Но парадокс нашей далекой  от совершенства жизни состоит в  том, что создавая запасы из благих побуждений оптимизировать свой бизнес, мы одновременно нарываемся на целый  «букет» затрат, связанных с образованием и наличием запасов.

 

1.2  Классификация запасов предприятия

 

На запасы, впрочем как и на все прочие объекты управления на предприятии или в компании, можно посмотреть с разных точек зрения.

Иными словами, в отношении  запасов можно использовать разные классификационные признаки.

Запасы можно рассматривать  с точки зрения:

- потребителя, для которого эти запасы созданы;

- места нахождения запасов;

- времени, применительно к которому говорят о запасах;

- функции, которую выполняют запасы.

С точки зрения потребителя, для которого запасы создаются, можно  выделить:

1 Производственные запасы;

2 Товарные запасы.

Производственные запасы — это запасы, потребителями которых  является сама компания.

В производственной компании к таковым относятся основные сырье и материалы, комплектующие, незавершенное производство и вспомогательные  материалы. А в сервисных и торговых к производственным запасам относятся вспомогательные материалы.

Задача производственных запасов — обеспечить бесперебойную  работу самой компании.

Товарные запасы — это  запасы, созданные для внешних  потребителей.

В производственной компании к таковым относится готовая продукция. А в торговых и сервисных компаниях — товары.