Управление розничными продажами

     В 2008 году торговым предприятием заключено 98 договоров на поставку товаров, из них 8 договоров были пролонгированы на текущий год с такими поставщиками как КФХ "Нива - хлеб", ОАО "Никольск - Уссурийский", ОАО "Уссурийский рыбокомбинат", ОАО "Молочный завод Уссурийский" и др. Эти цифры говорят о том что, магазин «РИЧ» имеет тенденцию к налаживанию устойчивых связей, так как часть договоров заключена ранее, а также предприятие стремится занять конкурирующую позицию и расширить свои каналы. Но, к сожалению, часто договоры заключаются символически, в них иногда отсутствуют необходимые условия поставки, не говоря уже о том, чтобы предусмотреть все возможные нюансы. Поставщики порой предлагают такие условия, которые совершенно не выгодны покупателю, однако покупатель с ними соглашается. Например, приемка по количеству и качеству производится в момент сдачи товара покупателю и в присутствии обеих сторон, после приемки товара покупателем поставщик не принимает претензии по количеству и качеству, за исключением скрытых недостатков, и то только в течение трех дней с момента передачи товара. Во-первых, принять товар в момент сдачи его покупателю по количеству, и тем более по качеству очень сложно; во-вторых, обнаружить скрытые недостатки в течение трех дней не всегда возможно, т.к. скрытые недостатки чаще всего обнаруживаются в момент продажи товаров.

     Очень часто в договорах отсутствует  пункт об имущественной ответственности  сторон, либо он направлен на пользу поставщика, т. к. проект договора составляется им. Обычно в договорах поставщики предусматривают ответственность  покупателя за просрочку оплаты товара и "забывают" такие пункты как  ответственность поставщика за просрочку  поставки товаров, за недопоставку, за нарушение графика завоза, за поставку некачественных товаров и т.д.

       Отсутствие имущественной ответственности  в договоре поставки дает возможность  нарушать условия договора, не  дисциплинирует стороны по отношению  друг к другу и не позволяет  возместить убытки, понесенные из-за  невыполнения или ненадлежащего  исполнения условий договора.

     В договорах часто можно встретить  следующие условия, например, "передать товар в разумный срок". Что  подразумевать под этой фразой? Можно  по-разному истолковать эту формулировку, поэтому при разрешении споров возникают  затруднения. Поэтому целесообразно  в договоре предусматривать более  точные условия, не имеющие двусмысленной  трактовки.

     Так же в договорах можно встретить  следующее условие "сторона, не исполняющая  надлежащим образом условия настоящего договора, обязана возместить другой стороне понесенные ею убытки". В  данном условии нет конкретизации, т. е. какие именно условия, в каком  размере должны быть возмещены убытки, не установлены штрафные санкции, которые  должна уплатить виновная сторона.

     Если  говорить об условиях поставки, то в  основном магазин работает с поставщиками с отсрочкой платежа за поставленные товары (рисунок 2.3) Данные условия оговорены в договоре поставки. 

Анализ  условий оплаты за поставленный товар  по договорам.

     Рисунок 2.3 
 

Удельный  вес различных видов договоров

     Рисунок 2.4

     Анализируя  данные диаграммы (рисунок 2.4), видно, что наибольший процент (72%) составляют договоры поставки. Это объясняется тем, что эти договоры взаимовыгодны, т. е. поставщику возможность продавать товар регулярно, а магазину отсрочить платежи. 

Удельный  вес договоров по срокам действия

     Рисунок 2.5

     Проанализировав сроки заключения договоров (рисунок 2.5), видно, что договоры заключаются в основном на один год. В условиях жесткой конкуренции многие поставщики не выживают на рынке, и поэтому долгосрочные договоры обычно не заключают. Покупатели и продавцы, заключившие договор, имеют право после истечения срока его действия пролонгировать свои договорные отношения при условии повторного согласования всех условий, что является более выгодным для обеих сторон.

     В магазине проводится учет исполнения договорных обязательств при помощи специальных журналов, которые содержат информацию о поставщике, условиях оплаты по договору, сроке действия договора, реквизитах поставщика и других важных условиях договора. В данном журнале отражаются все факты исполнения или неисполнения договорных обязательств. В ходе анализа договорной работы за прошедший 2008 год было выявлено несколько не очень существенных нарушений условий договоров со стороны поставщиков.

     Правильный  выбор формы договорных отношений, тщательно обдуманное согласование условий договора является основой  успешной хозяйственной и коммерческой деятельности предприятия.

     Несмотря  на то, что ООО «РИЧ» своевременно и правильно заключает договора с поставщиками, а также устанавливает рациональные прямые договорные связи по поставкам товаров, как правило, на один год и осуществляет постоянный контроль за их исполнением, все же предприятие стремится к увеличению качества договоров, а также налаживанию связей с постоянными поставщиками.

     Некачественно выполненные договора приводят к  постоянным дискуссиям по поводу условий  и сроков выполнения обязательств, незапланированным пеням и неустойкам, а также к необходимости привлекать дополнительные финансовые и людские  ресурсы для защиты интересов предприятия. Притом, что иногда страдает и репутация предприятия на Уссурийском рынке, конечно же, является невозможным оценить нанесенный ущерб.

     На  основе проведенного анализа можно  сделать вывод, что ООО «РИЧ» стабильно на протяжении определенного периода времени реализует продукцию, получает чистую прибыль, достаточную для дальнейшего развития предприятия, то есть является ликвидным и кредитоспособным. Имеет устойчивые хозяйственные связи с поставщиками, что благоприятно сказывается на расширении ассортимента и повышении качества закупаемых товаров.

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  ПРЕДПРИЯТИЯ

3.1 Совершенствование  системы документооборота

      Учет  исполнения договоров поставки должен осуществляться с помощью специальных  карточек или журналов. Более прогрессивным  и оперативным является автоматизированный учет выполнения договоров поставки товаров с помощью компьютерной техники. При этом предоставляется  возможность контролировать выполнение договоров поставки в более детализированном виде, обрабатывать большие объемы коммерческой информации и оперативно использовать ее в коммерческой деятельности.

      В курсовой работе я предлагаю магазину «РИЧ» решить это следующим способом. В современных условиях такие проблемы можно устранить за счет специальных компьютерных программ, которые позволяют автоматизировать процесс делопроизводства и упростить контроль за исполнением задач. Например, к таким программам относится система электронного документооборота "Евфрат-Документооборот" российской компании Cognitive Technologies.

      Использование системы электронного документооборота полностью исключают возможность  потери документов. Автоматизированный контроль за движением каждого из документов, осуществляемый с момента его регистрации в системе, гарантирует целостность и сохранность любого документа в процессе всего жизненного цикла.

      Ощутимым  преимуществом "Евфрат-Документооборот" является система контроля исполнения, позволяющая автоматизировать этот процесс. На каждый зарегистрированный в системе документ заводится  учетная карточка, в которой отражаются наложенные резолюции, информация о  движении документа внутри организации, персональной ответственности сотрудника за исполнение и промежуточные отчеты.

      Руководителю  ООО «РИЧ» при необходимости узнать, что в настоящий момент сделано по исполнению его приказа о разработке новой формы договора о закупке сырья, нужно лишь обратиться к системе, и в течение нескольких секунд будет предоставлена полная информация о том, кто из сотрудников в настоящее время работает с данным документом, что уже сделано и когда истекает срок окончательного отчета об исполнении задания. Это существенно усиливает дисциплину на предприятии, обеспечивая контроль за исполнением текущих задач строго в соответствии с утвержденным планом.

      Система не позволит ни сотруднику, ни руководителю забыть об исполнении того или иного  распоряжения. Автоматическая генерация  рассылок с уведомлениями заранее  предупредит всех должностных лиц  о приближении времени исполнения распоряжения, а когда этот срок настанет - потребует отчета о проделанной  работе.

      "Евфрат-Документооборот"  дает возможность создать электронный  архив документов, который вместо  вереницы огромных шкафов умещается  на одном компьютере. При этом  любой требуемый документ можно  найти в считанные секунды.  Система хранит документы в  их исходном виде, и потому  необходимый документ можно в  любой момент получить обратно  в бумажной форме, распечатав  его на принтере. При необходимости  система может сформировать журнал  зарегистрированных документов.

      Как показывают данные о внедрении системы  электронного документооборота в других организациях, этот процесс будет  сопровождаться повышением эффективности  работы и снижением внутренних затрат. Во-первых, это происходит за счет уменьшения издержек на расходные материалы  для офиса. Раньше, чтобы начать работу с документов, его требовалось  распечатать, потом сделать несколько  копий для контроля и для возможности  работы с документом нескольких сотрудников. Любой руководитель знает, как стремительно тает бумага, и как быстро кончается порошок в картридже, и, самое главное, как все это значительно увеличивает внутренние расходы предприятия.

      В настоящее время предприятие  не может полностью отказаться от бумажного документооборота. Однако внедрение системы электронного документооборота позволит существенно  повысить эффективность работы с  документами, а также оперативность  и качество выполнения заданий.

Как показывают результаты исследований, внедрение  системы электронного документооборота позволяет организациям в 3 раза повысить скорость обработки документов, на 75% сократить расходы на содержание архива и в 0,5-2 раза повысить эффективность  работы за счет повышения исполнительской  дисциплины и более оптимального использования внутренних ресурсов. Таким образом, в современных  условиях "Евфрат-Документооборот" может рассматриваться не только, как инструмент улучшения системы  управления, но и механизм снижения внутренних издержек и повышения  конкурентоспособности предприятия.

3.2 Эффективность внедрения  автоматизированного комплекса "Евфрат-Документооборот"

      Экономическая эффективность от внедрения программы  «Эксперт» подразделяется на прямую и косвенную. Комплект для автоматизации под ключ – 117670 руб.

     Прямая  экономическая эффективность связана  со снижением затрат на обработку  данных, т. е. это эффект, результат  которого поддаётся прямому счёту. Косвенная эффективность — это  эффект, получаемый обработки данных, обычно не поддающийся прямому счёту, а требующий рассмотрения факторов, на которые влияет автоматизация  процессов управления. Как правило, прямой эффект выявляется на самой  вычислительной установке, косвенный  — преимущественно у пользователей  информации, т. е. в сфере производства.

     Экономическая эффективность определяется с помощью  стоимостных показателей. Основным при расчетах является метод сопоставления  данных базисного и отчетного  периодов. В качестве базисного периода  принимают затраты на обработку  информации до внедрения новой программы, а при совершенствовании действующей  системы автоматизации экономических  работ — затраты на обработку  информации при достигнутом уровне автоматизации.

     Рассчитаем  стоимостные затраты до внедрения  программы, то есть при существующей обработке данных, по следующей формуле: 

                                             С_р = С_фот + С_ор + С_ззп,                                        (3.1)