Положение структурных подразделений

Избежать конфликтов и непонимания работниками содержания этого раздела Положения можно иными способами. Для начала необходимо уяснить различие между «правами» и «правомочиями». Под правом понимается свобода субъекта совершать определенные действия или воздерживаться от их совершения по своей воле и по своему усмотрению, при наличии конкретных условий или вне зависимости от каких-либо условий. Исходя из этого, приведенное выше право финансового отдела может трактоваться следующим образом: финансовый отдел может как принять к исполнению документы с указанными «изъянами», так и не принять (иными словами, финансовый отдел может как воспользоваться своим правом, так и не воспользоваться им).

Предписать работникам совершать определенные действия можно  путем определения их полномочий, то есть закрепления и возможности, и обязательности совершать конкретные действия при вполне конкретных условиях.

При формулировании прав и полномочий необходимо соблюдать  следующие правила:

1)	право и полномочие должны корреспондировать с определенной функцией или группой функций, поскольку они предоставляются подразделению для надлежащего выполнения стоящих перед ним задач;
2)	право должно быть сформулировано таким образом, чтобы оно отражало возможность совершения определенных действий, а полномочие — и возможность, и обязанность предпринимать определенные действия;
3)	если для реализации прав и полномочий рядовыми работниками  структурного подразделения необходима санкция руководителя подразделения, то порядок ее получения должен быть описан в Положении;
4)	при конструировании этого раздела сначала желательно перечислить полномочия, затем — права, а внутри этих текстовых блоков — сперва основные полномочия (права), а потом второстепенные;
5)	если отграничить право  от полномочия сложно, то лучше закрепить  это действие как право.

 

Права подразделяются на распорядительные и организационные; полномочия же, чаще всего, носят распорядительный характер.

К распорядительным правам, например, относятся:

	право использовать предоставленные  подразделению информационные и  материальные ресурсы;
	право запрашивать от структурных подразделений необходимые  документы и информацию, др.

 

К правам организационного характера относятся:

	право инициировать и  проводить совещания по вопросам ведения подразделения;
	право знакомиться с  проектами решений руководства организации, касающимися подразделения и т.д.

 

Как полномочия желательно обозначить следующие действия:

	представлять интересы организации и структурного подразделения  во взаимоотношениях с государственными органами и органами местного самоуправления, сторонними организациями;
	по согласованию с  руководством организации привлекать внешних специалистов и консультантов  для реализации согласованных с  руководством проектов; др.

 

Здесь же необходимо, что  этот раздел Положения о структурном подразделении можно сориентировать как на подразделение в целом, так и на конкретных работников, разделив права и полномочия между руководителем структурного подразделения и его работниками.

Можно привести общий  для всего подразделения перечень прав и отдельным блоком выделить права и полномочия руководителя подразделения. Формулируя права последнего, желательно отдавать предпочтение функциональным правам, а не трудовым (перечислять права, предусмотренные статьей 21 Трудового кодекса РФ целесообразно только в том случае, если Положение о структурном подразделении будет полностью заменять должностную инструкцию руководителя).

В основном права подразделения  реализует его руководитель. Однако их часть, а также ряд полномочий он может делегировать своим подчиненным. Если такая система предусматривается при создании структурного подразделения, то в Положении должен быть определен порядок передачи прав и наделения полномочиями рядовых сотрудников подразделения.

 

Раздел 6. «Взаимодействие»

 

В процессе решения задач, поставленных перед структурным подразделением, выполнения возложенных на него функций и реализации предоставленных ему прав, оно взаимодействует с другими структурными подразделениями организации.

Как правило, связи между  структурными подразделениями выражаются в совершении:

	совместных  действий. Например, проект общего локального нормативного акта может разрабатываться совместно несколькими подразделениями (рабочей группой, созданной из работников этих подразделений);
	согласованных действий. В данном случае под согласованностью понимается и одновременное выполнение определенных действий несколькими подразделениями для достижения конечного результата, и поочередное (поэтапное) выполнение действий несколькими подразделениями (сначала одно структурное подразделение совершает действие, затем второе и т.д.);
	встречных действий. Например, хозяйственный отдел предоставляет отделу кадров канцелярские принадлежности, а отдел кадров выполняет встречное действие — представляет в хозяйственный отдел отчет об их использовании;
	односторонних действий. Например, все структурные подразделения организации представляют в финансовый отдел отчеты о расходовании средств, выделенных на содержание подразделения. В этом случае финансовый отдел не обязан совершать встречное действие по тому же вопросу.

 

По сути, эти виды действий отображают вертикальные и горизонтальные связи между структурными подразделениями  организации.

Что касается совместных и согласованных действий, то они  чаще всего формулируются как  функции и выносятся в соответствующий раздел Положения. Более детально они могут регламентироваться в специальных локальных нормативных актах. Например, в приказе руководителя организации о каком-то новом проекте может подробно описываться участие каждого из структурных подразделений в этом проекте.

В разделе «Взаимодействие» Положения о структурном подразделении  основной акцент делается на регламентацию  встречных действий, а именно, на организацию передачи и получения  различной информации (управленческих решений и отчетов об их выполнении, статистических и аналитических данных, проектов документов и заключений по ним и т.д.), односторонних действий в адрес функционального структурного подразделения.

Встречные действия обычно описываются по схеме «предоставление — получение» или «передача — получение» информации (устной и документированной) и материальных ценностей. Если связи устойчивые, то в этом же разделе по каждой связи можно определить периодичность и сроки предоставления и получения сведений, документов или ценностей.

Если совместные действия описываются в этом разделе Положения (а не в «Функциях»), то желательно указать, какой результат должен быть достигнут в результате этой совместной работы. Так, если в Положении  об отделе кадров указано, что он совместно с отделом организации и оплаты труда, финансовым отделом и производственным подразделением разрабатывает систему стимулирования труда работников производственного подразделения, то в качестве результата такого взаимодействия может быть назван вполне конкретный документ, например, «Положение о стимулировании оплаты труда работников производственного подразделения» (см. раздел «Функции» настоящей статьи).

В том случае, если разрабатывается  Положение о структурной единице, входящей в состав более крупного подразделения, то порядок определения взаимодействия усложняется за счет того, что необходимо определить несколько уровней горизонтальных и вертикальных связей. Например, в Положении о бюро инвестиций финансового отдела следует описать связи с другими бюро финансового отдела, а также с иными структурными подразделениями (например, непосредственные связи с сектором корпоративного управления юридического отдела).

В этом разделе также  может быть описан порядок урегулирования разногласий, возникающих между  структурными подразделениями.

При разработке раздела  «Взаимодействие» необходимо руководствоваться  следующими правилами:

1)	внимание следует уделять  только устойчивым и постоянным связям между структурными единицами; не следует  перегружать Положение описанием  случайных и нерегулярных связей;
2)	связи между структурными подразделениями, отображающие встречные  действия, должны одинаково описываться  в положениях о всех взаимодействующих  структурных подразделениях;
3)	в Положении описываются  связи между структурными подразделениями, а не отдельными работниками. Поэтому, в первую очередь, необходимо ориентироваться на контакты между руководителями взаимодействующих подразделений. И только, если есть необходимость в регламентации взаимоотношений между конкретными исполнителями из разных подразделений, и по мнению разработчика Положения их нецелесообразно выносить в должностные инструкции, то в Положении необходимо определить, нужно ли исполнителю (работнику подразделения) санкционировать свои действия у непосредственного руководителя (например, получать разрешение), а также следует ли согласовывать свои действия с руководителем другого структурного подразделения (непосредственно или через своего руководителя).

 

Раздел «Взаимодействие» (он, кстати, может называться «Взаимоотношения» или «Функциональные связи») оформляется текстовым или табличным (матричным) способом. Последний способ оформления более наглядно и структурировано отражает связи между структурными подразделениями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 7. «Руководство»

 

Если такой раздел включается в Положение о структурном  подразделении, то в нем целесообразно  дать ответы на следующие вопросы:

7.1. Кто осуществляет руководство  подразделением? Этому вопросу может быть посвящен только один пункт, например:

«7.1. Руководство деятельностью  финансового отдела осуществляет начальник  финансового отдела».

или

«7.1. Финансовый отдел  возглавляет начальник финансового  отдела».

В том случае, если общее  руководство подразделением осуществляет один из заместителей руководителя организации, то в Положении, например, указывается:

«7.1. Общее руководство  деятельностью отдела продаж осуществляет заместитель генерального директора  по коммерческим вопросам.

Неопосредственное руководство  деятельностью коммерческого отдела осуществляет начальник отдела".

По такой же модели описывается руководство структурной  единицей, входящей в состав более  крупного структурного подразделения. Например, если отдел кадров входит в состав службы персонала, то в Положении  об отделе может указываться, что общее руководство деятельностью отдела осуществляет руководитель службы, а непосредственное — начальник отдела кадров.

7.2. В каком порядке осуществляется  назначение на должность руководителя  структурного подразделения и  освобождение от этой должности? Если порядок назначения простой, то формулировка может быть следующей:

«7.2. Назначение на должность  начальника отдела кадров и освобождение от должности осуществляется приказом генерального директора».

Если же изданию приказа  о назначении на должность предшествуют сложные процедуры (например, представление одного из заместителей руководителя организации или избрание по конкурсу или избрание на должность, или утверждение в должности), то эти процедуры должны быть подробно описаны в Положении.

7.3. Каков порядок замещения руководителя структурного подразделения во время его отсутствия? Прежде всего, здесь определяется, имеет ли руководитель структурного подразделения штатного заместителя или заместителей. Например:

«Начальник финансового  отдела имеет заместителя, назначаемого на должность и освобождаемого от должности приказом генерального директора по представлению начальника финансового отдела».

Если у руководителя один штатный заместитель, то в Положении  о структурном подразделении  описывается порядок передачи руководства подразделением на случай отсутствия руководителя подразделения в связи с временной нетрудоспособностью, пребыванием в командировке или отпуске, пр. Если заместителей несколько, то описывается схема заместительства с участием всех заместителей.

7.4. Какие обязанности возложены  на руководителя структурного  подразделения в связи с руководством  подразделением и какими правами  он наделен?

В этом пункте (пунктах) должны быть перечислены только те обязанности  и права руководителя структурного подразделения, которые непосредственно связаны с руководством подразделением. Все иные обязанности и права руководителя подразделения, в том числе и как обычного исполнителя, должны быть вынесены в должностную инструкцию. Разработка этого блока вообще должна быть увязана со структурой должностных инструкций работников этого структурного подразделения. Если обязанности и права руководителя структурного подразделения планируется подробно описать в должностной инструкции, то в Положении о структурном подразделении можно ограничиться общим описанием функционального статуса и отсылкой к должностной инструкции.